企业内外部沟通协作平台使用手册

企业内外部沟通协作平台使用手册一、平台概述本平台是企业整合内部团队协作与外部伙伴对接的核心工具，旨在打破信息壁垒，实现跨部门、跨组织的沟通高效化、流程标准化。平台支持即时消息、任务管理、文档协同、会议组织、外部空间等功能，覆盖日常工作全场景，助力企业提升协作效率，保障信息传递准确性与安全性。二、内部团队高效协作场景（一）日常部门沟通与任务分配适用场景：部门内部日常事务通知、工作进度同步、临时任务分配等，如市场部周例会安排、产品需求讨论、紧急任务下发等。操作步骤：登录平台：通过企业统一账号密码登录平台，进入“工作台”首页。选择沟通方式：即时消息：在“联系人”中选择部门成员*，“发起聊天”，可发送文字、文件、语音，支持提及特定成员。群组沟通：若需多人同步，“创建群组”，输入群名称（如“市场部周例会”），添加部门成员*，设置群管理员（可选）。分配任务：在聊天窗口或群组中，“+”号选择“创建任务”，填写任务名称（如“完成Q3竞品分析报告”）、描述、优先级（高/中/低）、截止日期，指派负责人*，系统自动向负责人发送任务提醒。跟踪进度：负责人可在“任务”模块更新任务状态（待开始/进行中/已完成/延期），发起人实时查看进度，必要时添加评论或补充附件。（二）多人文档协同编辑适用场景：团队共同撰写方案、报告、制度文件等，如年度总结报告、产品需求文档（PRD）、部门管理制度等。操作步骤：创建文档：在“文档”模块“新建”，选择文档类型（Word/Excel/PPT/在线文档），输入文档名称（如“2024年度产品规划”），保存至指定目录（如“产品部-共享文档”）。设置权限：文档右上角“分享”，选择“指定人员”，添加协作成员*，设置权限（可编辑/只读/评论），勾选“通知成员”发送提醒。协同编辑：多人同时打开文档时，顶部显示在线成员头像，光标实时同步；通过“评论”功能对特定内容标注反馈（如“此处需补充数据来源”），被成员收到通知。版本管理：文档自动保存历史版本，“版本历史”可查看修改记录，支持恢复至任意历史版本；重要节点可手动添加版本标签（如“V1.0-初稿”“V2.0-评审版”）。三、跨部门项目协同推进场景（一）跨部门项目启动与目标对齐适用场景：涉及多个部门的综合性项目，如新产品上线、市场活动策划、年度预算编制等，需明确项目目标、分工与时间节点。操作步骤：创建项目空间：在“项目管理”模块“新建项目”，填写项目名称（如“618电商促销活动”）、目标（如“活动期间销售额提升30%”）、周期（开始/结束日期），选择“跨部门协作”模式。添加项目成员：“成员管理”，添加各相关部门负责人（如市场部、产品部、技术部、运营部*），设置角色（项目经理/核心成员/协作成员），明确各角色权限（如项目经理可编辑项目计划，核心成员可提交进度）。制定项目计划：进入“项目计划”页面，“添加阶段”，拆解项目里程碑（如“筹备阶段”“执行阶段”“复盘阶段”），每个阶段下创建具体任务（如“物料设计”“页面开发”“活动上线”），指派任务负责人*，设置截止日期，依赖关系（如“页面开发”需在“物料设计”完成后开始）。召开项目启动会：通过平台“会议中心”发起线上会议，添加项目所有成员*，共享项目计划文档，明确分工与目标，会议纪要自动同步至项目空间“会议记录”模块。（二）项目进度同步与风险预警适用场景：项目执行过程中，实时跟踪各环节进展，及时发觉并解决延期、资源不足等风险，保证项目按计划推进。操作步骤：更新进度：任务负责人*每日/每周在“任务”模块更新任务进度，填写实际完成情况、遇到的问题（如“第三方物流对接延迟”），相关附件（如进度截图、问题说明）。查看项目看板：项目经理进入“项目看板”，以甘特图/列表形式查看整体进度，红色标识延期任务，黄色标识高风险任务（如剩余时间不足3天）。发起风险预警：若任务存在延期风险，负责人任务旁“风险”按钮，选择风险等级（一般/严重/紧急），填写风险描述与应对建议，系统自动通知项目经理及相关部门。召开进度例会：每周固定时间召开项目进度会，通过平台查看数据报表（如任务完成率、延期率），聚焦风险任务讨论解决方案，会议决议同步至项目空间“待办事项”。四、外部伙伴沟通对接场景（一）客户/供应商协作空间创建适用场景：与外部客户、供应商、代理商等长期合作方进行需求沟通、文件共享、进度同步，如客户需求对接、供应商资质审核、代理商销售数据反馈等。操作步骤：创建外部空间：登录平台，进入“外部协作”模块，“创建空间”，选择合作方类型（客户/供应商/合作伙伴），填写空间名称（如“客户-需求对接”），输入合作方基本信息（企业名称、对接人*）。设置访问权限：勾选“仅invited成员可访问”，添加对方对接人*（需输入其企业邮箱/手机号，发送邀请），设置权限范围（如“可查看文档”“可提交需求”“可参与会议”），勾选“禁止”“添加水印”保障信息安全。邀请成员加入：若需内部成员参与，“添加成员”，选择本部门相关人员（如销售部、技术支持*），设置内部权限（可编辑/可评论）。（二）外部需求沟通与文件安全共享适用场景：接收外部合作方需求（如客户产品定制需求、供应商报价单），反馈处理结果，共享非敏感文件（如方案、合同草案）。操作步骤：提交需求：外部对接人登录协作空间，“需求提交”，填写需求标题（如“定制产品功能”）、详细描述、附件（如需求文档），提交后系统自动通知内部负责人。处理与反馈：内部负责人*在“需求列表”查看需求，“处理”，填写处理意见（如“需求已接收，3个工作日内提供方案”），反馈文件（如初步方案），标记状态（处理中/已完成/需补充）。安全共享文件：需向外部方共享文件时，在“文档”模块选择目标文件，“分享”，勾选“外部协作”空间，设置有效期（如“7天后自动失效”）、次数限制（如“最多3次”），发送通知提醒对方查收。（三）联合会议安排与纪要同步适用场景：与外部合作方召开项目启动会、需求评审会、进度同步会等，需协调双方时间，同步会议纪要与待办事项。操作步骤：发起会议：内部负责人进入“会议中心”，“创建会议”，填写会议主题（如“项目需求评审会”），选择时间（支持双方日历同步查看空闲时段）、会议方式（线上/线下），添加参会人员（内部成员+外部对接人*），会议议程。发送邀请：“发送邀请”，外部成员收到会议邀请（含会议/地址、议程），“确认出席/请假”反馈结果，系统自动更新参会名单。同步会议纪要：会议结束后，内部组织者在“会议记录”模块创建纪要，填写会议内容、决议事项、待办事项（明确负责人、截止日期），会议录音/录像（可选），分享至外部协作空间，外部成员查看后确认签字。五、常用模板速查（一）会议纪要模板会议名称时间地点/参会人员主持人记录人议程讨论内容决议事项待办事项负责人*截止日期（二）任务跟踪表模板任务名称所属项目/空间负责人*状态截止日期优先级进度百分比备注（三）外部对接信息表模板合作方名称对接人*联系方式（虚拟）合作项目权限级别访问有效期备注六、使用规范与提示（一）账号与权限管理妥善保管账号密码，不转借他人使用；若离职，及时在平台“账号管理”中移交权限或停用账号。按需申请权限：外部协作空间权限需经部门负责人*审批，敏感数据（如财务信息、核心技术文档）仅对核心成员开放。（二）信息安全与隐私保护外部文件共享前，确认无敏感信息（如员工证件号码号、未公开财务数据）；重要文件建议通过平台“加密传输”功能发送。定期清理过期协作空间（如已完成项目、已终止合作），避免信息泄露；个人聊天记录涉及敏感内容时，及时“仅自己可见”或删除。（三）沟通礼仪与效率工作沟通优先使用平台即时消息或群组，重要事项（如任务变更、会议通知）需以文字确认，避免口头传达遗漏。非紧急消息建议避开休息时间（如晚22:00后早8:00前）发送；收到消息需在2小