采购申请审批流程表物品分类与预算控制版

采购申请审批流程表（物品分类与预算控制版）一、适用场景：采购管理的规范化需求本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常采购活动中，需通过规范化流程实现物品分类管理、预算控制及审批合规的场景。具体包括但不限于：日常办公采购：如办公用品、耗材等低值易耗品的申请；资产采购：如设备、仪器、家具等固定资产的购置；项目采购：如研发材料、工程物资等专项物品的采购；服务采购：如咨询、维修等服务类采购（需结合服务特性补充说明）。通过物品分类明确采购属性（如是否固定资产、是否需招投标），结合预算控制避免超支，保证采购活动“有据可依、有度可循”，提升资金使用效率与管理透明度。二、操作流程：从申请到审批的全步骤详解（一）第一步：发起采购申请——填写基础信息与分类操作主体：采购申请人（部门员工/项目负责人）登录采购管理系统或填写纸质《采购申请审批表》，明确以下基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；预算年度、预算科目（需与公司年度预算表一致，如“行政办公费-办公用品”“研发支出-材料费”）；物品分类（按公司《物品分类标准》选择一级/二级/三级分类，示例：一级“办公设备”、二级“电脑设备”、三级“台式电脑”）。填写《物品清单》，逐项列明：物品名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价（元）、预算金额（元）；备注栏说明采购用途（如“用于新员工入职”）、供应商推荐（如有）、特殊要求（如“需符合3C认证”）。附件准备：根据采购金额及类型，附上必要支撑材料，如：金额≥5000元：提供至少2家供应商的报价单（或电商平台比价截图）；固定资产采购：提供资产评估说明（如适用）；项目采购：附项目立项审批单复印件。关键控制点：物品分类需准确匹配公司标准（避免“一物多类”或“漏分类”），预算科目不得超部门年度预算额度。（二）第二步：部门初审——审核必要性与预算匹配度操作主体：申请人所在部门负责人审核采购必要性：确认物品是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；审核物品分类与预算：核对物品分类是否符合《物品分类标准》，避免“高估类别”（如将普通办公电脑归类为“专业设备”以规避审批）；检查预算金额是否在部门剩余预算额度内，预算科目是否准确（如“培训费”不得用于“设备采购”）；签署意见：在《采购申请审批表》“部门负责人审核”栏签署“同意”“不同意需补充说明”或“驳回原因”，签字并注明日期。输出结果：部门审核通过后，流转至财务部门；驳回则退回申请人修改。（三）第三步：财务复审——预算合规性与金额合理性操作主体：财务部门预算岗/财务负责人预算合规性审核：核对预算科目是否纳入公司年度预算，是否存在“无预算采购”或“超预算科目”情况；若为跨部门采购，确认预算分摊比例是否合理（如项目采购需按项目预算归属分摊）。金额合理性审核：对照报价单/市场价，评估预估单价是否合理（如参考历史采购数据、电商平台价格）；计算总预算金额是否超过部门/项目剩余预算，若超预算需申请人提供《预算调整申请表》（说明超支原因及资金来源）。签署意见：在“财务审核”栏签署“预算合规，同意”“需补充预算说明”或“预算不合规，驳回”，签字并注明日期。关键控制点：严禁“拆分采购”规避预算审批（如将10000元采购拆为2笔5000元）。（四）第四步：采购终审——采购方式与流程合规性操作主体：采购部门负责人/采购委员会审核采购方式：根据物品分类及金额确定采购方式（需符合公司《采购管理办法》）：金额＜2000元：自行采购（如电商平台下单）；2000元≤金额＜50000元：询价采购（至少3家供应商报价）；金额≥50000元：招投标采购或竞争性谈判。审核供应商资质：对推荐供应商进行资质核查（如营业执照、相关行业资质、信用记录），保证供应商合规。签署意见：在“采购审核”栏签署“同意按方式采购”“需补充供应商资质”或“不符合采购流程，驳回”，签字并注明日期。输出结果：终审通过后，流转至审批权限领导；驳回则退回申请人或部门调整。（五）第五步：领导审批——按权限签批生效操作主体：按公司权限划分确定（如部门经理、分管副总、总经理、董事会）根据采购金额及物品类别，对照《采购审批权限表》签批：金额≤10000元：部门经理审批；10000元＜金额≤50000元：分管副总审批；金额＞50000元：总经理审批（或董事会决议）。重点审核：重大采购（如金额＞50000元或固定资产）需评估“投入产出比”“必要性及风险”，签署“同意”“暂缓”或“不同意”意见。输出结果：审批通过后，《采购申请审批表》生效，采购部门可执行采购；审批不通过，流程终止，财务部门备案。（六）第六步：结果反馈与采购执行操作主体：采购部门、申请人采购部门将审批结果同步给申请人（通过OA系统或书面通知），明确“可执行采购”或“未通过原因”；采购部门按审批确定的采购方式执行采购，保证“三比价”（比质量、比价格、比服务），留存采购合同、发票、验收单等资料；采购完成后，申请人需在5个工作日内完成物品验收，并在《采购验收单》签字确认，反馈至财务部门入账。三、模板示例：采购申请审批表（物品分类与预算控制版）采购申请审批表基础信息内容采购申请编号CG-2024–X（按“年份-部门-序号”编制）申请部门行政部申请人*某某联系方式138申请日期2024年X月X日预算年度2024年预算科目（代码+名称）6602-01-行政办公费物品分类（一级/二级/三级）办公设备-电脑设备-台式电脑预算总金额（元）18,000.00审批状态□待提交□部门审核□财务审核□采购审核□领导审批□已通过□已驳回物品清单序号物品名称规格型号单位需求数量预估单价（元）预算金额（元）备注（供应商/用途）1台式电脑ThinkCentreM700t/MT台式机台36,000.0018,000.00用途：新员工入职；供应商：科技2（如有其他物品）——————审批流程审批环节审批意见审签字人日期部门负责人审核□同意□不同意□需补充说明：____________*某某（行政部经理）2024年X月X日财务审核□预算合规□需补充说明□预算不合规*某某（财务经理）2024年X月X日采购审核□同意询价采购□需补充资质□驳回*某某（采购部经理）2024年X月X日领导审批（副总）□同意□暂缓□不同意*某某（分管副总）2024年X月X日备注紧急采购需在“备注”栏注明“紧急”及原因，同步邮件抄送财务及分管领导，事后3个工作日内补全手续；本单一式三份：申请人留存1份，采购部门1份，财务部门1份。四、使用要点：保证流程高效与合规的关键提醒（一）物品分类标准化：避免“模糊归类”严格依据公司《物品分类目录》填写，如“打印机”应归为“办公设备-办公外设-打印机”，而非笼统填写“办公用品”；新增物品分类需由采购部门牵头更新目录，并同步通知各部门，保证分类统一。（二）预算控制“红线”：严禁超预算与无预算采购部门负责人需实时掌握部门预算余额，避免“先采购后补预算”；超预算采购必须提交《预算调整申请表》，说明超支原因（如市场价格波动、需求变更）及资金来源（如预备费、其他科目调剂），经财务负责人及总经理审批后方可发起申请。（三）审批流程“完整性”：不可跳环节或逆向审批严禁“先审批后补单”或“跨部门提交”（如直接提交至领导pass部门审核）；审批意见需明确具体（如“不同意，建议租赁替代采购”而非简单写“不同意”），便于申请人整改。（四）附件材料“齐全性”：支撑采购真实性大额采购（≥5000元）必须附报价单，且报价单需包含供应商名称、联系方式、物品规格、单价、有效期等信息；固定资产采购需附《资产申购单》，