业务合同审核与签署流程工具

一、工具应用场景本工具适用于各类企业开展对外业务合作时的合同全流程管理，涵盖采购服务、产品销售、项目外包、战略合作等场景。当企业与合作方需明确权利义务、规范合作条款时，可通过该工具系统化完成合同从需求发起、起草、多轮审核、最终签署到归档的全过程，保证合同内容合法合规、流程高效可追溯，降低合作风险，提升跨部门协作效率。二、全流程操作步骤步骤1：业务需求发起——明确合作基础操作内容：业务部门根据合作意向，填写《合作需求申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、预计合同金额、合作期限、核心需求（如服务标准、交付物、付款方式等）。责任主体：业务部门负责人、需求对接人（如业务经理*）。输出成果：《合作需求申请表》（需部门负责人签字确认）。步骤2：合同起草——拟定核心条款操作内容：业务部门联合法务（或合规）人员，根据《合作需求申请表》内容起草合同文本。合同需包含以下核心要素：双方主体信息（名称、法定代表人、地址等）；合作标的、数量、质量标准；权利义务条款（如交付时间、验收方式、服务支持等）；金额及支付方式（含币种、账户信息、支付节点）；违约责任、争议解决方式；合同生效条件、终止条款等。责任主体：业务部门起草人（如专员）、法务审核人（如法务主管）。输出成果：合同初稿（Word/PDF格式）。步骤3：内部多轮审核——把控合规与风险操作内容：合同初稿需依次通过以下环节审核：业务部门审核：负责人确认条款与需求一致，无业务逻辑漏洞（如交付周期与资源匹配、价格合理性等）；财务部门审核：重点审核金额准确性、付款方式是否符合财务制度、税务条款合规性（如发票类型、税率等）；法务部门审核：核查法律条款合法性（如主体资质、违约责任是否明确、争议解决约定是否有效等），规避法律风险；分管领导审批：根据合同金额或重要性，由对应层级领导（如部门总监、副总经理）最终确认。责任主体：业务负责人、财务专员、法务专员、分管领导。输出成果：各环节审核意见表（需签字确认）、最终版合同文本。步骤4：合作方确认——达成条款一致操作内容：将内部审核通过的最终版合同发送至合作方，通过邮件、书面函件或电子签署平台等方式，确认对方对合同条款无异议。若对方提出修改意见，需重复内部审核流程（仅针对修改条款），直至双方达成一致。责任主体：业务对接人（如业务经理*）、合作方指定联系人。输出成果：合作方确认函（或邮件回执）、双方确认的终稿合同。步骤5：合同签署——完成法律效力确立操作内容：根据公司规定及合作方要求，选择签署方式：纸质签署：打印合同文本（一式X份，双方各执X份，存档X份），双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同章，签署过程需同步留存签署现场照片（含双方盖章页）；电子签署：通过合规电子签署平台（如e签宝、法大大等），合同文本，双方完成身份验证后在线签署，签署后自动带电子签章的合同文件。责任主体：授权签署人（如法定代表人、授权代表）、行政部（负责纸质合同盖章）、IT支持（电子签署平台操作）。输出成果：签署完成的合同原件（纸质或电子版）。步骤6：履行与归档——闭环管理操作内容：履行跟踪：业务部门负责按合同约定推进合作（如监督交付、验收确认、跟进付款等），并记录履行过程中的关键节点（如验收报告、沟通函件等）；归档管理：签署完成的合同文本（含附件、审核意见表、确认函等）由行政部统一归档，建立《合同台账》记录合同编号、签署日期、金额、归档位置等信息，保证后续可快速查阅。责任主体：业务部门、行政专员*。输出成果：履行过程记录文件、《合同台账》。三、流程配套表格表1：合作需求申请表序号项目内容示例1需求部门销售部2合作方名称科技有限公司3合作内容简述采购定制化CRM系统一套，含3年运维服务4预计合同金额50万元人民币5合作期限自签署日起3年6核心需求系统需支持10万用户并发，响应时间＜2秒7需求对接人业务经理*（）8部门负责人签字___________（日期：YYYY-MM-DD）表2：合同审核意见表审核环节审核人审核意见（示例）审核结果签字日期业务部门审核业务经理*“交付周期6个月与当前项目资源匹配，价格符合市场水平”通过张*2024-03-01财务部门审核财务专员*“付款方式约定‘30%预付款+70%验收后付款’符合财务制度，需补充开票信息”需修改李*2024-03-02法务部门审核法务主管*“争议解决条款约定‘由甲方所在地法院管辖’合法有效，建议补充‘不可抗力’定义”通过王*2024-03-03分管领导审批副总经理*“整体条款合理，同意按修改后版本签署”通过赵*2024-03-04表3：合同签署记录表合同编号签署日期签署方式纸质份数电子存档路径归档位置经办人HT-2024030012024-03-10纸质+电子4份（双方各2份）服务器/合同/2024/HT-202403001档案室A3柜行政专员*HT-2024030022024-03-15电子签署-电子平台/合同/2024/HT-202403002电子档案系统IT支持*四、关键注意事项1.信息准确性保障合同主体信息（名称、统一社会信用代码、地址等）需与营业执照一致，避免因主体错误导致合同无效；金额、日期、数量等关键数字需反复核对，保证与《合作需求申请表》及最终协商结果一致。2.审核时效控制各审核环节需在2个工作日内完成反馈（紧急合同可约定24小时），避免因拖延影响合作进度；若审核不通过，需明确标注修改意见及原因，保证起草人针对性调整。3.合规性底线合同条款不得违反法律法规（如“霸王条款”“无效担保”等），法务审核需重点关注违约责任、知识产权、保密条款等高风险内容；涉及行政审批的业务（如特许经营），需保证合作方具备相应资质，合同中需明确资质提供义务。4.签署方式规范纸质合同需保证公章清晰、与合同主体名称一致，授权签署人需提供《授权委托书》（若非法定代表人）；电子签署平台