2026年电子档案管理系统采购合同

2026年电子档案管理系统采购合同甲方：__________________

乙方：__________________

在自愿平等的基础上，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等有关规定，就乙方向甲方提供电子档案管理系统采购事宜协商一致，订立合同如下：

一、合同标的

乙方向甲方提供符合国家相关标准的电子档案管理系统，包括但不限于系统软件、硬件设备、技术支持及售后服务。该系统应满足甲方对档案电子化、数字化、智能化管理的需求，确保档案数据的安全性、完整性和可追溯性。系统应具备档案采集、整理、存储、检索、利用、统计等功能，并支持与甲方现有信息系统的互联互通。乙方向甲方承诺提供的电子档案管理系统技术参数、性能指标、功能模块等具体内容详见本合同附件一《电子档案管理系统技术规格书》，该附件为本合同不可分割的一部分，具有同等法律效力。

二、系统交付

1、交付时间：乙方应于本合同签订之日起____日内完成电子档案管理系统的安装调试，并正式交付甲方使用。如遇不可抗力或经甲方书面同意延期的情况除外。

2、交付地点：甲方指定的电子档案管理系统安装地点：__________________。

3、交付内容：乙方向甲方交付的电子档案管理系统包括但不限于：

（1）系统软件：包括但不限于服务器端软件、客户端软件、移动端应用程序等，乙方应提供完整、合法的软件授权。

（2）硬件设备：包括但不限于服务器、存储设备、网络设备、终端设备（如电脑、打印机等）及其他必要设备，所有硬件设备应保证全新、完好，并符合国家相关质量标准。

（3）系统文档：包括但不限于用户手册、管理员手册、操作指南、维护手册、培训材料等。

（4）技术支持：乙方应提供系统上线初期的现场技术支持，并确保系统稳定运行。

4、验收标准：甲方在收到乙方交付的电子档案管理系统后，应在____日内进行验收。验收标准以本合同附件一《电子档案管理系统技术规格书》及双方确认的测试报告为准。如甲方在验收过程中发现系统存在不符合合同约定的问题，应立即以书面形式通知乙方，乙方应在接到通知后____日内予以解决。若乙方无法在规定时间内解决，甲方有权拒收或要求乙方退还部分或全部款项。

三、双方权利义务

（一）甲方的权利和义务

1、甲方应按照本合同约定向乙方支付电子档案管理系统费用。

2、甲方应为乙方的系统安装、调试提供必要的场地、电源、网络等基础设施条件，并指定专门人员配合乙方工作。

3、甲方应遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案数据的真实、准确、完整。

4、甲方有权对乙方的系统进行监督、检查，确保系统运行符合合同约定。如发现系统存在缺陷或无法满足甲方需求，甲方有权要求乙方进行改进或赔偿损失。

5、甲方应妥善保管系统账号、密码等信息，并对因保管不善导致的问题承担责任。

6、甲方应按照乙方的培训计划参与系统培训，并指定专人负责系统的日常维护和管理。

（二）乙方的权利和义务

1、乙方应按照本合同约定向甲方交付符合要求的电子档案管理系统。

2、乙方应保证所提供的系统软件、硬件设备均为原厂正品，并符合国家相关质量标准和技术规范。

3、乙方应提供系统的安装、调试、培训等服务，并确保系统正常运行。

4、乙方应配备专业的技术支持团队，为甲方提供7×24小时的技术支持服务，及时响应并解决甲方在使用过程中遇到的问题。

5、乙方应定期对系统进行维护和升级，并提前通知甲方维护和升级的时间及内容。系统升级后的功能应满足甲方最新的业务需求。

6、乙方应遵守国家有关档案管理的法律法规，确保系统符合国家档案管理标准。

四、费用及支付方式

1、电子档案管理系统费用总额为人民币_______元（大写：__________________元整），该费用包含系统软件、硬件设备、技术支持、培训等所有服务费用。

2、支付方式：甲方应按照以下方式分期支付系统费用：

（1）合同签订后____日内，甲方向乙方支付合同总价款的____%，即人民币_______元（大写：__________________元整）。

（2）系统验收合格后____日内，甲方向乙方支付合同总价款的____%，即人民币_______元（大写：__________________元整）。

（3）系统正式投入使用后____日内，甲方向乙方支付合同总价款的____%，即人民币_______元（大写：__________________元整）。

3、发票：乙方应在收到甲方每期付款后____日内向甲方开具等额、合法的增值税专用发票。

五、知识产权

1、乙方提供的电子档案管理系统所涉及的软件著作权、专利权、商标权等知识产权均归乙方所有。甲方仅获得该系统在合同约定范围内的使用权，不得进行逆向工程、反编译、修改源代码等行为。

2、乙方应保证其提供的系统不侵犯任何第三方的知识产权。如因乙方提供的系统侵犯第三方知识产权导致甲方遭受损失，乙方应承担全部赔偿责任。

六、保密条款

1、甲乙双方应对在本合同履行过程中知悉的对方商业秘密进行保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。本合同终止后，该保密义务仍然有效。

2、双方应对本合同内容及附件内容进行保密，不得向任何第三方泄露，但法律法规另有规定的除外。

七、违约责任

1、若甲方无正当理由未按本合同约定支付系统费用，每逾期一日，应按照逾期金额的千分之一向乙方支付违约金；若甲方累计逾期____日仍未支付系统费用，乙方有权解除合同，并要求甲方支付合同总价款____%的违约金。

2、若乙方未按本合同约定交付系统或交付的系统不符合合同约定，甲方有权要求乙方在____日内予以补救。如乙方无法在规定时间内补救，甲方有权拒收或要求乙方退还部分或全部款项，并要求乙方支付合同总价款____%的违约金。

3、因乙方提供的系统存在缺陷或无法满足甲方需求导致甲方遭受损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。赔偿金额不超过合同总价款。

4、任何一方违反保密义务，给对方造成损失的，应承担全部赔偿责任。

八、不可抗力

1、不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、战争、政府行为等。

2、如发生不可抗力事件，双方应立即采取有效措施减少损失，并及时通知对方。双方应根据不可抗力事件的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。

九、争议解决

本合同履行过程中如发生任何争议，双方应首先通过友好协商解决；若协商无果，任何一方均有权将争议提交至合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼。

十、其他事项

1、本合同附件是本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。

2、本合同一式____份，甲方执____份，乙方执____份，具有同等法律效力。

3、本合同自双方签字盖章之日起生效。

甲方：