商务合同管理工具模板包括合同审核与履行流程

商务合同管理工具模板：合同审核与履行流程指南一、适用场景与核心价值本工具模板适用于各类企业（含中小企业、集团公司）的法务部门、行政部门及业务部门，用于规范商务合同的全生命周期管理。具体场景包括：企业与供应商/客户的采购合同、销售合同签订前审核；劳动合同、服务协议、合作协议等各类商务合同的标准化管理；合同履行过程中的进度跟踪、风险预警及纠纷处理；合同归档与数据统计分析，为企业决策提供支持。二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草：需求梳理与条款拟定操作目标：明确合同核心需求，保证条款合法、完整、可执行。操作人：业务部门（提出需求）+法务部门（条款审核）+行政部门（模板支持）。操作步骤：需求收集业务部门根据合作事项（如采购、服务、销售等），填写《合同需求确认单》，明确合作双方主体信息、合同标的、数量/质量标准、价款/支付方式、履行期限、违约责任等核心要素。示例：销售合同需明确产品型号、单价、交货地点、验收标准、质保期等。模板选择行政部门根据合同类型（如买卖合同、服务合同），提供标准合同模板库（参考本章“三、工具表单”中的模板），业务部门基于模板起草初稿。条款拟定业务部门结合需求填写模板内容，重点标注“空白待填项”（如合同金额、签字日期等）；法务部门对条款进行合规性审查，重点关注：主体资格（对方营业执照、授权委托书是否有效）；权利义务对等性（避免“霸王条款”）；违约责任明确性（违约金计算方式、争议解决条款等）。输出成果：《合同（初稿）》《合同需求确认单》（二）合同审核：多级把关与风险控制操作目标：通过分级审核，识别并规避合同法律风险、商业风险。操作人：业务部门（初审）+法务部门（复审）+财务部门（资金条款审核）+管理层（终审，重大合同）。操作步骤：业务初审（1个工作日内）业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求，核对标的物信息、价款、履行期限等关键数据是否准确，保证无遗漏或矛盾条款。法务复审（2个工作日内）法务部门重点审核：合同主体合法性（对方是否为适格主体，经营范围是否匹配）；条款合规性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）；风险点提示（如付款条件模糊、违约责任过轻等，需标注修改意见）。填写《合同审核意见表》（见本章“三、工具表单”），反馈至业务部门修改。财务审核（1个工作日内）财务部门审核价款/支付方式是否符合财务制度，发票类型、开票时间、税务条款是否明确，保证资金安全。管理层终审（重大合同，1个工作日内）涉及重大金额（如超过万元）、战略合作的合同，需提交企业总经理/分管负责人最终审批，重点关注商业利益与风险平衡。输出成果：《合同审核意见表》（终版）《合同（修订稿）》（三）合同签订：用印管理与生效确认操作目标：保证合同合法签署，明确生效时间与文本效力。操作人：行政部门（用印管理）+业务部门（文本分发）+法务部门（备案）。操作步骤：用印申请业务部门填写《合同用印申请表》，附《合同（终稿）》《审核意见表》等材料，经部门负责人、法务部门签字确认后，提交行政部门。用印与盖章行政部门核对材料完整性，确认无误后加盖企业公章（或合同专用章），遵循“骑缝章”原则（多页合同需每页盖章或加盖骑缝章）。文本分发与备案合同一式X份（如正本2份、副本X份），正本由双方各执1份，副本由业务部门、法务部门、财务部门各执1份；法务部门对合同进行统一编号（规则：年份+部门代码+合同序号，如“2024-SC-001”），录入合同管理系统并归档电子版。输出成果：《合同（正本/副本）》《合同用印申请表》（四）合同履行：进度跟踪与风险预警操作目标：保证合同按约定履行，及时发觉并处理履约风险。操作人：业务部门（执行跟踪）+法务部门（风险支持）+财务部门（付款执行）。操作步骤：履行计划制定业务部门根据合同条款，制定《合同履行计划表》，明确关键节点（如交货时间、验收时间、付款节点）及责任人，同步至法务部门备案。执行跟踪业务部门按计划跟踪履行进度，定期（如每周/每月）填写《合同履行跟踪表》（见本章“三、工具表单”），记录实际完成情况、存在问题（如延迟交货、质量不合格等）。风险预警与处理出现履约异常时（如对方逾期未交货、质量不达标），业务部门需在24小时内启动预警，书面通知法务部门；法务部门协助分析违约性质，制定应对方案（如发函催告、协商变更、解除合同等），经管理层审批后执行。验收与确认合同标的物/服务交付后，业务部门组织验收（可邀请技术、质检部门参与），填写《验收确认单》，双方签字盖章后作为付款依据。输出成果：《合同履行计划表》《合同履行跟踪表》《验收确认单》（五）合同变更、终止与归档操作目标：规范变更、终止流程，保证合同资料完整可追溯。操作人：业务部门（发起变更/终止）+法务部门（协议审核）+行政部门（归档）。操作步骤：合同变更履行过程中需变更条款（如价款、履行期限）时，由业务部门发起《合同变更申请表》，双方协商一致后签订《补充协议》，按原审核流程审批、用印。合同终止合同正常履行完毕或因违约/不可抗力终止时，业务部门填写《合同终止确认单》，明确终止原因、结算方式、后续责任等，双方签字盖章后归档。合同归档合同履行完毕/终止后1个月内，业务部门将合同正本、附件、审批记录、履行跟踪表、验收单等资料整理齐全，提交行政部门；行政部门按合同编号归档，建立《合同归档清单》（见本章“三、工具表单”），电子版备份至企业服务器，保存期限不少于合同履行结束后5年。输出成果：《合同变更申请表》《补充协议》《合同终止确认单》《合同归档清单》三、合同管理常用工具表单（一）合同基本信息表合同编号合同名称签订日期甲方名称乙方名称合同类型合同金额（元）履行期限起草部门起草人审核人签订人归档状态2024-SC-001设备采购合同2024-03-01A科技有限公司B商贸有限公司买卖合同500,0002024-03-15至2024-09-15采购部*小明*法务*张总已归档（二）合同审核意见表合同编号审核环节审核人审核日期审核意见修改建议审核结果（通过/不通过）2024-SC-001法务复审*法务2024-02-28第5条“验收标准”表述模糊，需明确具体技术参数参照附件《技术协议》补充验收指标，如“设备运行误差≤±0.5%”通过（修改后）2024-SC-001财务审核*财务2024-02-29付款方式约定“货到付款”，建议增加“验收合格后30日内付款”补充验收节点，明确付款启动条件通过（修改后）（三）合同履行跟踪表合同编号履行阶段关键节点计划完成时间实际完成时间负责人履行情况简述问题与风险应对措施2024-SC-001交付阶段设备生产完成2024-03-102024-03-12*小红设备已生产完成，待物流发货物流延迟可能影响交货期协调物流公司加急运输2024-SC-001验收阶段最终验收2024-03-20-*小李待甲方技术人员到场验收无已提前3天联系甲方确认（四）合同归档清单档案编号合同编号合同名称归档日期保管人保管期限备注（资料清单）DA2024-0012024-SC-001设备采购合同2024-09-20*王芳10年合同正本2份、补充协议1份、审批记录3份、验收单1份、履行跟踪表4份四、关键风险控制与注意事项（一）合同主体风险审查要点：签约方需提供营业执照（加盖公章）、法定代表人身份证明（如非法人签约，需提供授权委托书及受托人身份证明）；风险规避：避免与分公司、分支机构签约（除非其总公司授权），核实对方经营范围与合同标的匹配性。（二）条款合规风险核心条款：合同名称、标的、数量/质量、价款/支付方式、履行期限、违约责任、争议解决方式（建议约定“企业所在地有管辖权的人民法院”）必须明确；禁止性条款：避免约定“霸王条款”（如“本合同最终解释权归甲方所有”），保证双方权利义务对等。（三）履行过程风险付款控制：严格执行“验收合格后付款”原则，避免预付款比例过高（一般不超过30%）；证据留存：履行过程中的沟通记录（邮件、函件）、验收单、付款凭证等需书面化并妥善保存，作为纠纷处理依据。（四）归档管理风险资料完整性：合同正本、附件、审批记录、履行资料缺一不可，避免仅保存电子版导致数据丢失；保密管理：合同信息涉及