企业合同审批流程标准化操作指南

企业合同审批流程标准化操作指南一、适用场景与目标本指南适用于企业内部各类经济合同的审批管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。旨在通过标准化流程，明确各环节职责、规范审批节点、控制合同风险，保证合同内容合法合规、条款清晰明确，同时提高合同审批效率，保障企业经济活动的有序开展。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与材料准备责任人：合同经办人（发起部门业务人员）操作说明：合同发起前，经办人需明确合同主体（对方单位/个人基本信息）、合同标的（货物、服务、项目等具体内容）、权利义务条款（履行期限、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等）及商业需求背景。准备完整附件材料，包括但不限于：对方主体资格证明（如营业执照复印件、法人证件号码明，若为个人需提供证件号码复印件）；招标文件、中标通知书（如涉及招投标）；技术协议、需求说明书（如涉及技术服务或定制产品）；历史合作相关文件（如续签合同需提供原合同及履行情况说明）；其他与合同相关的支撑材料（如报价单、项目建议书等）。填写《合同审批申请表》（模板见第三部分），注明合同名称、编号、类型、金额、关键条款摘要及附件清单，保证信息真实、准确。输出结果：完整的合同草案（含附件）及《合同审批申请表》。（二）部门负责人初审责任人：发起部门负责人操作说明：接收经办人提交的合同材料，重点审核：合同内容是否符合本部门业务需求及年度工作计划；合同条款（如价格、履行期限、付款方式）是否在部门权限范围内或符合既定预算；商业条款（如对方资质、付款条件）是否合理，是否存在明显风险；附件材料是否齐全、有效。审核通过后，在《合同审批申请表》“部门负责人意见”栏签署“同意，提交审核”及姓名、日期；对存在修改意见的，需明确标注修改内容并退回经办人调整。输出结果：部门负责人签署意见的《合同审批申请表》。（三）法务合规部审核责任人：法务专员/法务负责人操作说明：接收发起部门提交的材料，重点审核：合同主体合法性：对方单位是否具备相应资质（如生产经营许可证、特许经营资质等），法定代表人或授权代表签字是否真实有效；合同条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求，是否存在无效条款（如“霸王条款”）；权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否清晰、合理；知识产权条款：如涉及专利、商标、著作权等，需明确归属及使用权限；争议解决方式：约定管辖法院/仲裁机构是否明确、有效（如“由合同签订地有管辖权的人民法院管辖”）。审核通过后，在《合同审批申请表》“法务审核意见”栏签署“合法合规，同意”及姓名、日期；对需修改的条款，应出具《合同修改意见书》，列明具体修改建议及法律依据，退回经办人调整。输出结果：法务审核意见的《合同审批申请表》及《合同修改意见书》（如需）。（四）财务部审核责任人：财务专员/财务负责人操作说明：接收法务审核通过的材料，重点审核：合同金额合理性：是否符合预算标准，价格是否公允（如需提供市场询价记录）；付款条件与方式：是否符合企业财务管理制度，资金支付安排是否合理（如预付款比例、进度款节点、质保金约定）；税费条款：是否明确税费承担方及计算方式，是否符合税法规定；财务风险点：如对方违约时的退款条款、财务担保措施是否到位。审核通过后，在《合同审批申请表》“财务审核意见”栏签署“财务合规，同意”及姓名、日期；对存在财务风险的，需提出修改建议（如调整付款节点、增加担保条款）。输出结果：财务审核意见的《合同审批申请表》。（五）管理层审批（根据合同金额/类型分级）责任人：分管副总/总经理/董事会（根据企业授权体系确定）操作说明：根据合同金额、重要程度及企业授权制度，确定审批层级（示例）：金额≤10万元：分管副总审批；10万元＜金额≤50万元：总经理审批；金额＞50万元或重大战略合同：董事会审批。管理层重点审核：合同是否符合企业战略发展方向及年度经营目标；商业条款是否对企业有利，是否存在重大经营风险；资源配置（如资金、人力）是否可满足合同履行需求。审批通过后，在《合同审批申请表》“管理层审批意见”栏签署“同意”及姓名、日期；未通过的，需注明理由并退回发起部门重新协商或终止流程。输出结果：管理层最终审批意见的《合同审批申请表》。（六）用印与合同签订责任人：行政部（用印管理）、经办人（签订）操作说明：经办人持最终审批通过的《合同审批申请表》及合同文本，至行政部申请用印。行政部核对审批材料与合同内容一致性，确认无误后加盖合同专用章（或公章，根据企业规定），严禁“先签后批”或“空白合同用印”。用印完成后，经办人与对方单位/自然人正式签订合同，保证双方签字（盖章）清晰、完整，合同文本份数满足存档及履行需求（如正本2份，双方各执1份；副本若干份，分发至财务、法务、业务部门等）。输出结果：已签订的正式合同文本（含附件）。（七）合同履行与归档责任人：经办人（业务部门）、档案管理员操作说明：合同签订后，经办人负责跟踪合同履行情况（如交货、验收、付款等），及时记录履行进度，发觉异常（如对方违约）需第一时间向部门负责人及法务部报告。合同履行完毕或终止后，经办人整理合同正本、审批材料、履行记录（如验收单、付款凭证）等，移交至档案管理员。档案管理员按企业档案管理规定进行分类、编号、归档，保证合同档案完整、可追溯，保管期限符合法律法规要求（如保管期限一般为合同履行完毕后不少于10年）。输出结果：完整的合同档案资料。三、合同审批申请表模板合同基本信息合同名称合同编号（由行政部统一编制，格式：年份-部门简称-序号，如2024-采-001）合同类型□采购合同□销售合同□服务合同□租赁合同□合作协议□其他______签订日期合同金额（大写）合同金额（小写）合同履行期限自______年_月_日至______年_月_日甲方（我方）信息单位名称：统一社会信用代码：地址：联系人及电话：乙方（对方）信息单位名称/个人姓名：统一社会信用代码/证件号码号：地址：联系人及电话：合同主要标的及简要条款（可附页说明，如标的名称、规格型号、数量、质量标准、付款方式等）附件清单1.______2.______3.______（列明附件名称及份数）审批意见栏发起部门意见负责人签字：日期：法务合规部审核意见经办人签字：负责人签字：日期：财务部审核意见经办人签字：负责人签字：日期：管理层审批意见□分管副总：签字：日期：□总经理：签字：日期：□董事会：决议编号：日期：用印登记行政部经办人签字：用印日期：合同专用章/公章编号：四、关键注意事项与风险提示（一）材料完整性要求合同发起时，必须保证对方主体资格证明、合同草案及附件材料齐全、有效，避免因材料缺失导致审批延误或合同无效。例如对方为单位的需提供加盖公章的营业执照复印件，为个人的需提供证件号码正反面复印件。（二）审批时限管理各环节审批责任人应在收到材料后2个工作日内完成审核（特殊情况需延长时，应提前告知发起部门并说明理由），避免流程积压。紧急合同可通过“绿色通道”审批，但需由发起部门负责人标注“紧急”并同步抄送法务、财务部。（三）重点风险审查点主体风险：严格审查对方资质，避免与无经营资质、处于吊销状态或存在严重失信记录的单位合作；条款风险：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），违约责任应量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）；履约风险：对长期合作或大额合同，可要求对方提供履约担保（如保证金、保函）。（四）合同变更与解除合同履行过程中如需变更或解除，应参照原审批流程重新提