采购流程审批标准化模板透明化操作版

采购流程审批标准化模板透明化操作版一、适用范围与场景说明二、标准化操作流程详解（一）第一步：需求发起与申请操作主体：需求部门申请人（如*明）操作内容：明确采购需求：填写《采购申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额（需注明含税/不含税）及资金来源（如部门预算、专项预算）。附件准备：根据采购类型补充必要材料，如：办公用品采购：提供部门领用记录、库存盘点表（说明现有库存不足需补充）；设备采购：提供设备可行性分析报告、技术参数要求；服务类采购：提供服务需求说明书、过往合作评价（如有）。提交申请：通过企业OA系统或线下流程将《采购申请表》及附件提交至需求部门负责人审批。关键节点：需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品名及数量）；预算金额需符合企业预算管理制度，不得超预算申请。（二）第二步：部门初步审核操作主体：需求部门负责人（如*华）操作内容：审核需求必要性：确认采购需求是否符合部门工作计划、是否为非买不可（如可内部调配、租赁或延迟采购需注明原因）。审核预算合理性：核对预算金额与市场常规价格的匹配度，避免预算虚高或不足。审核材料完整性：检查《采购申请表》及附件是否齐全、填写是否规范。审批结果处理：通过：在OA系统中“同意”，流转至采购部门；不通过：注明驳回原因（如“需求不紧急”“预算超标”），退回申请人修改后重新提交。时限要求：1个工作日内完成审核，紧急采购（如生产突发故障需立即维修）可缩短至4小时内。（三）第三步：采购部门复核操作主体：采购专员（如磊）、采购经理（如静）操作内容：需求合规性复核：确认采购需求是否符合企业采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要公开招标）。市场调研与供应商初步筛选：小额采购（如金额≤5000元）：至少询价2家供应商，提供《询价记录表》（含供应商名称、报价、产品规格、交付周期）；大额采购（如金额＞5000元）：启动供应商寻源流程，要求供应商提供资质文件（如营业执照、相关行业资质），必要时进行现场考察。审批结果处理：复核通过：将《采购申请表》《询价记录表》及供应商资质材料一并流转至财务部门；复核不通过：如需求不符合政策或供应商资质不足，注明原因退回需求部门，或建议调整采购方案。时限要求：小额采购1个工作日内完成，大额采购3个工作日内完成（特殊情况可延长，但需提前告知需求部门）。（四）第四步：财务预算复核操作主体：财务专员（如佳）、财务经理（如强）操作内容：预算额度核对：确认采购预算是否在部门可用预算范围内，是否已履行预算调整程序（如超预算需附《预算调整申请表》）。成本合理性审核：结合采购部门提供的《询价记录表》，评估采购价格是否公允，是否存在虚高报价。付款方式审核：根据企业财务制度，确认付款方式（如预付款比例、货到付款、分期付款）是否符合规定。审批结果处理：复核通过：在《采购申请表》上签署“预算复核通过”意见，流转至分级审批节点；复核不通过：如预算不足或价格异常，退回采购部门或需求部门补充说明，必要时调整采购方案。时限要求：1个工作日内完成，涉及预算调整的需2个工作日内完成。（五）第五步：分级审批操作主体：根据采购金额确定审批人（如部门总监、分管副总、总经理）审批权限划分（示例）：金额≤10000元：需求部门负责人+采购经理+财务经理审批；10000元＜金额≤50000元：需求部门负责人+采购经理+财务经理+分管副总审批；金额＞50000元：需求部门负责人+采购经理+财务经理+分管副总+总经理审批。操作内容：审批人重点审核：采购需求的战略匹配度、投入产出比、流程合规性。审批结果处理：审批通过：在OA系统中签署“同意”意见，流转至采购部门执行；审批不通过：注明具体原因（如“与年度计划不符”“性价比过低”），终止采购流程，退回需求部门。时限要求：审批人需在1个工作日内完成审批，紧急采购可开启“绿色通道”，优先处理。（六）第六步：采购执行与过程管控操作主体：采购专员（如*磊）操作内容：供应商确定：根据审批通过的采购方案，与选定供应商签订《采购合同》（需注明质量标准、交付时间、验收方式、违约责任等条款）。订单下达：通过ERP系统或书面形式向供应商下达采购订单，明确采购细节（如数量、规格、交付地址）。进度跟踪：实时跟踪供应商生产/备货进度，如遇延期风险（如供应商产能不足），及时向采购经理及需求部门反馈，协调解决方案（如更换供应商、调整交付时间）。关键要求：采购合同需经法务部门（或指定专人）审核无误后方可签订；所有采购执行过程需在OA系统中记录，保证留痕。（七）第七步：验收与入库操作主体：需求部门验收人（如伟）、仓库管理员（如芳）操作内容：实物验收：需求部门对照《采购订单》《合同》要求，对物品/服务的数量、质量、规格进行验收，填写《验收单》（如为服务类采购，需提供《服务验收报告》，说明服务效果是否达标）。入库管理：仓库管理员核对《验收单》与实物信息，办理入库手续，更新库存台账，并在ERP系统中录入入库信息。异常处理：如验收不合格（如数量不符、质量不达标），需在《验收单》中注明原因，及时通知采购部门与供应商协商退换货或索赔，同时暂停付款流程。时限要求：收到货物后2个工作日内完成验收，紧急采购（如生产急需物料）可验收后1个工作日内完成。（八）第八步：付款与资料归档操作主体：财务专员（如佳）、采购专员（如磊）操作内容：付款申请：采购专员凭《采购申请表》《采购合同》《验收单》《发票》等材料，向财务部门提交《付款申请单》。财务审核：财务专员核对单据一致性（如合同金额与发票金额、验收数量与付款数量是否匹配），确认无误后安排付款。资料归档：采购专员将《采购申请表》《审批记录表》《询价记录表》《采购合同》《验收单》《发票》等资料整理成册，按月度归档至档案管理部门，保存期限不少于5年。关键要求：发票需为合规增值税发票，抬头、税号等信息需与企业信息一致；付款前需确认供应商账户信息无误，避免错付。三、核心模板表格设计（一）采购申请表申请部门申请人联系方式申请日期采购类别□办公用品□生产物料□设备□服务类□其他（请注明）预算金额（大写）______________________（小写）¥______资金来源□部门预算□专项预算□其他（请注明）期望交付时间______年_月_日采购需求明细（可附页）：品名：______________________规格型号：______________________数量：______________________用途：______________________技术参数/服务要求：______________________附件清单（可附页）：□需求说明□市场询价单□技术参数文件□其他：______________________申请人签字：______________部门负责人意见：______________（签字/日期）（签字/日期）（二）采购审批进度表申请编号采购品名预算金额当前环节审批人审批意见审批时间CG-2024-001办公电脑15000元部门审核*华同意2024-03-0109:30采购复核*磊需补充3家供应商报价2024-03-0114:20财务复核*佳预算复核通过2024-03-0210:15分级审批*强同意2024-03-0216:00执行中---（三）采购执行记录表申请编号供应商名称合同编号采购数量单价（元）总金额（元）交付日期验收情况付款状态CG-2024-001科技有限公司HT-2024-00510台4500450002024-03-10合格（*伟签字）已付全款四、操作关键要点提示（一）预算与成本控制严格执行预算管理，无预算或超预算采购需提前履行预算调整程序，不得擅自采购。大额采购（＞20000元）必须进行市场调研，至少对比3家供应商报价，保证性价比最优。（二）流程时效管理各环节审批人需在规定时限内完成审批，非特殊情况不得拖延；如需延长，需提前告知申请人并说明原因。紧急采购需求需由需求部门负责人标注“紧急”并说明理由，启动快速审批通道（各环节审批时限缩短50%）。（三）材料规范与完整性《采购申请表》需填写完整，不得漏填项；附件（如询价单、技术参数）需与申请内容一致，保证信息真实。验收环节需由需求部门与仓库共同签字确认，服务类采购需附服务使用部门的效果评价。（四