2026年塑料制品公司公章证照分级审批管理制度

2026年塑料制品公司公章证照分级审批管理制度第一章总则第一条为规范本公司公章（含公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等）及证照（含营业执照、组织机构代码证、资质证书、生产许可证等）的使用与管理，防范印章滥用、证照遗失或违规使用风险，保障公司合法权益与经营活动有序开展，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章管理办法》及本公司章程，结合公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工，涉及公章的申请、审批、使用、保管及证照的申领、审批、使用、保管、年检、变更等全流程管理。第三条公章证照管理遵循“统一管理、分级审批、权责对应、全程留痕”的原则，确保每一次使用均符合规定，每一项操作均有记录可追溯。第四条公司各部门及员工须严格遵守本制度，对违反制度规定导致公司损失的，将依法依规追究相关责任人责任。第二章管理职责分工第五条公司行政部是公章证照的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责公章的刻制、备案、废止及证照的申领、年检、变更、注销等工作，确保公章证照的合法性与有效性；（二）建立公章证照管理台账，详细记录公章的种类、刻制时间、保管人及证照的名称、有效期、保管人等信息；（三）指定专人负责公章证照的日常保管，定期对公章证照的保管情况、使用记录进行核查；（四）监督各部门公章证照使用流程的合规性，对违规使用行为及时制止并上报处理。第六条公章保管人职责：（一）妥善保管所负责的公章，存放于专用保险柜或安全保管场所，严禁擅自将公章交由他人保管或使用；（二）严格按照审批流程核对使用申请，确认审批手续齐全后方可盖章，对不符合规定的申请予以拒绝；（三）每次使用公章后，及时在《公章使用登记台账》中记录使用日期、使用部门、申请人、使用事由、文件名称、盖章数量等信息，并留存相关文件复印件；（四）发现公章遗失、损坏或疑似被滥用时，立即向行政部负责人报告，并配合开展后续处理工作。第七条证照保管人职责：（一）妥善保管所负责的证照原件及复印件，原件存放于专用档案柜，复印件需标注“仅用于XX事项，再次复印无效”等限定用途字样；（二）严格按照审批流程核对证照使用申请，确认审批手续齐全后方可提供证照原件或复印件，对超出申请用途的使用需求予以拒绝；（三）每次使用证照后，及时在《证照使用登记台账》中记录使用日期、使用部门、申请人、使用事由、证照类型、归还时间等信息；（四）提前30个工作日核查证照有效期，对即将到期的证照，及时向行政部提交年检或变更申请，确保证照持续有效。第八条各部门负责人职责：（一）审核本部门员工提出的公章证照使用申请，确认申请事由真实、用途合理，对不符合部门工作需求的申请予以驳回；（二）监督本部门员工遵守公章证照管理规定，对本部门出现的违规使用苗头及时纠正；（三）配合行政部开展公章证照核查工作，提供必要的使用记录及说明。第三章公章分级审批管理第九条公章分级标准根据公章使用事项的重要程度及风险等级，将公章使用分为三级：（一）一级使用：涉及公司重大经营决策、对外投资、融资、产权变更、重大合同（单份合同金额≥500万元）、担保、诉讼等事项的公章使用；（二）二级使用：涉及日常经营合同（单份合同金额100万元-500万元）、重要合作协议、大额资金支付（单次支付金额≥100万元）、资质申请等事项的公章使用；（三）三级使用：涉及日常行政文件（如通知、报告、函件）、小额合同（单份合同金额＜100万元）、小额资金支付（单次支付金额＜100万元）、员工入职/离职证明等常规事项的公章使用。第十条分级审批流程（一）一级使用审批流程：申请人填写《公章使用申请表》，经部门负责人审核签字后，报总经理审核，最后由董事长审批；审批通过后，将申请表提交公章保管人，保管人核对无误后盖章，并留存申请表及相关文件复印件；（二）二级使用审批流程：申请人填写《公章使用申请表》，经部门负责人审核签字后，报总经理审批；审批通过后，将申请表提交公章保管人，保管人核对无误后盖章，并留存申请表及相关文件复印件；（三）三级使用审批流程：申请人填写《公章使用申请表》，经部门负责人审批；审批通过后，将申请表提交公章保管人，保管人核对无误后盖章，并留存申请表及相关文件复印件。第十一条特殊情况处理（一）紧急事项需使用公章且审批人不在公司时，申请人可通过电话、视频等方式向审批人请示，经审批人同意后，由行政部负责人临时见证盖章，事后2个工作日内补齐书面审批手续；（二）因业务需要携带公章外出使用的，申请人须填写《公章外出使用申请表》，明确外出时间、使用地点、使用事由及责任人，经部门负责人审核、总经理审批、董事长批准后，由公章保管人陪同外出；外出期间，保管人须全程监管公章使用，返回公司后立即将公章归位并在台账中记录外出使用情况；（三）严禁在空白文件、空白合同上加盖公章，特殊情况需经董事长特批，并在文件中明确限定使用范围及有效期，使用后须在3个工作日内将文件原件交回行政部存档。第四章证照分级审批管理第十二条证照分级标准根据证照的重要程度及使用风险，将证照使用分为三级：（一）一级使用：涉及公司营业执照原件、核心资质证书（如生产许可证、体系认证证书）原件用于对外融资、产权交易、重大合作洽谈等事项；（二）二级使用：涉及营业执照复印件、核心资质证书复印件及一般证照（如组织机构代码证、税务登记证）原件用于日常合作洽谈、项目投标、资质备案等事项；（三）三级使用：涉及一般证照复印件用于员工社保办理、日常行政备案、小额业务对接等常规事项。第十三条分级审批流程（一）一级使用审批流程：申请人填写《证照使用申请表》，注明使用证照名称、使用事由、使用期限，经部门负责人审核签字后，报总经理审核，最后由董事长审批；审批通过后，将申请表提交证照保管人，保管人核对无误后提供证照原件，双方在台账中签字确认；使用完毕后，申请人须在约定时间内归还证照，保管人核对证照完好无损后，在台账中记录归还时间；（二）二级使用审批流程：申请人填写《证照使用申请表》，经部门负责人审核签字后，报总经理审批；审批通过后，将申请表提交证照保管人，保管人核对无误后提供相应证照（原件或复印件），并在台账中记录使用信息；若提供复印件，须按规定标注限定用途；（三）三级使用审批流程：申请人填写《证照使用申请表》，经部门负责人审批；审批通过后，将申请表提交证照保管人，保管人核对无误后提供证照复印件，并标注限定用途，同时在台账中记录使用信息。第十四条证照年检与变更（一）证照保管人在证照有效期到期前30个工作日，向行政部提交《证照年检/变更申请》，并附相关年检材料；（二）行政部收到申请后，在10个工作日内完成材料审核，如需补充材料，及时通知保管人补充；审核通过后，在20个工作日内完成年检或变更手续；（三）年检或变更完成后，行政部更新证照管理台账，并将新证照交由原保管人保管，同时收回旧证照（如需废止，按规定进行销毁并记录）。第五章监督与追责第十五条行政部每月对公章证照的使用记录、保管情况进行一次核查，重点检查审批手续是否齐全、使用记录是否完整、保管是否合规，形成《公章证照核查报告》提交总经理；每季度联合监事会开展一次全面检查，检查结果向股东会汇报。第十六条监事会负责监督公章证照管理流程的执行情况，对发现的违规行为及时提出整改意见，跟踪整改落实情况；对情节严重的违规行为，向股东会提出追责建议。第十七条出现下列情形之一的，公司将对相关责任人进行处理：（一）未按审批流程擅自使用公章证照，或伪造审批手续使用公章证照的；（二）公章证照保管不当导致遗失、损坏，或擅自将公章证照交由他人保管、使用的；（三）在空白文件上加盖公章，或超出申请用途使用公章证照的；（四）未按规定记录公章证照使用信息，或隐瞒使用情况的；（五）未及时办理证照年检、变更手续，导致证照失效的。第十八条责任追究方式根据情节轻重分为：口头警告、书面通报批评、扣减当月绩效奖金（扣减比例5%-20%）、调整岗位、解除劳动合同；若因违规行为给公司造成经济损失的，责任人须承担赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章附则第十九条本制