2026年塑料制品公司外勤差旅费用报销管理制度

2026年塑料制品公司外勤差旅费用报销管理制度第一章总则第一条为规范公司外勤人员差旅费用管理，明确报销标准与流程，控制差旅成本，保障员工外勤工作顺利开展，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》及公司财务管理制度，结合公司塑料制品生产、销售、市场拓展等外勤工作实际需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有因工作需要外出执行任务的员工，包括但不限于销售外勤、采购外勤、技术支持外勤、市场调研外勤等；差旅活动指员工离开日常工作所在地（以公司注册经营地址为准），前往异地开展业务洽谈、客户维护、原材料采购、技术指导、市场考察等工作的行为。第三条差旅费用报销遵循“真实合规、标准管控、流程规范、权责清晰”的原则，员工需凭真实、合法、有效的票据申请报销，严禁虚报、冒领、套取差旅费用；各部门负责人对本部门员工差旅申请及费用真实性承担审核责任，财务部负责费用报销的合规性审核与支付。第四条公司综合管理部负责统筹差旅相关事务协调（如差旅出行辅助安排），财务部负责差旅费用的核算、报销审批及监督管理，各业务部门配合落实本制度要求，确保差旅活动与费用报销有序开展。第二章差旅费用报销范围与标准第五条差旅费用报销范围包括交通费用、住宿费用、伙食补助费用、市内交通费用及其他必要费用（如差旅期间因工作产生的复印费、邮寄费等），具体范围及标准如下：（一）交通费用：指员工从工作所在地往返差旅目的地，及差旅目的地内因公产生的交通费用，包括火车、汽车、飞机、轮船等交通工具费用。其中，火车出行按以下标准执行：员工职级为部门负责人及以上的，可乘坐一等座；其他员工可乘坐二等座或硬卧，若因工作紧急需乘坐一等座或高铁/动车商务座，需提前经部门负责人及分管领导审批。飞机出行需满足“出差目的地无直达火车或火车行程超过8小时”条件，员工职级为部门负责人及以上的，可乘坐经济舱；其他员工原则上乘坐经济舱，特殊情况需升级舱位的，需报公司总经理审批。汽车、轮船出行按实际必要费用报销，优先选择公共交通工具，避免私车公用（确需私车公用的，按公司《私车公用管理办法》执行油费、路桥费补贴）。（二）住宿费用：指员工差旅期间住宿产生的费用，按差旅目的地城市等级设定标准。其中，一线城市（直辖市、省会城市、计划单列市）住宿标准为部门负责人及以上员工每人每天不超过400元，其他员工每人每天不超过300元；二线及以下城市住宿标准为部门负责人及以上员工每人每天不超过300元，其他员工每人每天不超过240元。两人同行且性别一致的，需同住一间房，报销标准按两人中较高职级员工标准执行，不得重复报销。（三）伙食补助费用：指员工差旅期间的餐饮补助，按差旅实际天数计算，不分职级统一标准：一线城市每人每天补助100元，二线及以下城市每人每天补助80元。员工若在差旅期间参与公司统一安排的工作餐（如客户招待餐、合作方提供的餐食），当天不再享受伙食补助，不得重复申领。（四）市内交通费用：指员工在差旅目的地市内因公出行产生的费用（如地铁、公交、出租车费用），按实际必要费用报销，每人每天累计报销不超过80元；若差旅目的地有合作方提供交通接送，或公司已安排专车，不再报销市内交通费用。（五）其他必要费用：需提供明确的工作关联证明（如业务相关的复印单据、邮寄单据），按实际金额报销，单笔费用超过200元的，需在报销时附简要情况说明，经部门负责人签字确认。第六条以下费用不得纳入差旅费用报销范围：差旅期间因个人原因产生的景点门票、娱乐消费、购物费用；超出住宿标准的超额部分费用（未按规定审批的）；因员工个人延误行程产生的额外交通费用（如改签费、退票费，特殊不可抗力因素除外）；无真实、合法票据的费用；与差旅工作无关的其他费用。第三章差旅费用报销流程第七条差旅申请：员工外出执行任务前，需通过公司内部办公系统提交《外勤差旅申请单》，注明差旅目的、目的地、出行时间、返回时间、预计行程、同行人员、预计费用金额及费用承担部门，附上相关工作任务依据（如客户邀请函、采购需求单、技术支持通知等）。《外勤差旅申请单》需经部门负责人审核（确认差旅必要性）、财务部预算岗复核（确认费用在部门年度预算内）、分管领导审批后，方可安排出行；差旅行程紧急（如突发客户设备故障需紧急技术支持）无法提前申请的，需在出行后3个工作日内补提申请，未补提或审批未通过的，差旅费用不予报销。第八条费用票据收集：员工差旅期间需妥善保管各类费用票据，票据需满足以下要求：交通票据需注明出行人姓名、出发地、目的地、出行时间、金额等关键信息（火车ticket、飞机行程单需附带对应的增值税普通发票）；住宿票据需为增值税普通发票或专用发票，注明住宿人姓名、住宿起止时间、房间号、金额、开票单位信息等；其他费用票据需注明消费项目、金额、开票时间、开票单位信息，且票据抬头需与公司全称一致，不得使用个人姓名或简称。第九条报销申请提交：员工差旅结束返回工作所在地后，需在10个工作日内整理差旅费用票据，通过公司内部办公系统提交《差旅费用报销单》，按费用类型分类粘贴票据（交通票据、住宿票据、其他费用票据分别粘贴），并在报销单中准确填写费用明细（如交通费用需注明出发地-目的地、日期、金额；住宿费用需注明住宿天数、每天金额），附上《外勤差旅申请单》审批截图、差旅期间工作任务完成情况说明（如业务洽谈记录、客户签字确认单等，证明差旅工作真实性）。第十条报销审核：《差旅费用报销单》提交后，先由部门负责人审核，确认差旅工作真实性、费用与差旅任务的关联性及票据完整性；部门负责人审核通过后，提交至财务部报销岗，财务部审核票据合法性（是否符合发票管理规定）、费用合规性（是否超报销标准、是否在报销范围内）、金额准确性（票据金额与报销金额是否一致）；审核通过的，由财务部负责人复核后提交至公司分管领导审批；单笔报销金额超过5000元的，需额外报公司总经理审批。第十一条费用支付：经所有环节审批通过后，财务部在5个工作日内将报销费用通过银行转账方式支付至员工个人银行账户（账户信息需与公司留存的员工工资账户一致）；若报销审核中发现问题（如票据缺失、费用超标、信息填写错误），财务部需及时反馈给员工，待员工补充完善相关资料后，重新启动审核流程。第四章差旅费用监督管理第十二条票据真实性核查：财务部定期对差旅报销票据进行抽查，通过查询发票真伪、比对交通出行记录（如火车/飞机购票系统记录）、核实住宿信息（如联系酒店确认住宿情况）等方式，核查票据真实性；发现员工使用虚假票据、伪造票据报销的，立即暂停报销流程，追回已支付的违规费用，并按公司《奖惩管理制度》给予通报批评，扣减当月绩效奖金；情节严重（单次虚假报销金额超过1000元或一年内累计两次及以上虚假报销）的，解除劳动合同；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第十三条费用标准执行监督：综合管理部与财务部每季度联合检查差旅费用报销情况，重点核查是否存在超标准报销、重复报销、无关费用报销等问题；对未按规定审批擅自超标准消费的，超支部分由员工个人承担，已报销的超支金额需全额退回；对部门负责人审核不严导致违规报销的，扣减部门负责人当月绩效得分。第十四条预算管控：财务部每月统计各部门差旅费用实际支出情况，与部门年度差旅费用预算进行比对，对接近预算上限的部门发出预警通知；对超出年度预算的部门，需由部门负责人提交《差旅费用超预算说明》，经公司管理层审议通过后，方可继续办理报销，未提交说明或审议未通过的，暂停该部门差旅费用报销。第十五条员工诚信管理：公司建立员工差旅报销诚信档案，记录员工差旅报销过程中的合规情况；对诚信记录良好（连续两年无违规报销记录）的员工，可适当简化报销审核流程（如减少票据抽查频次）；对存在违规报销记录的员工，增加审核频次，延长审核时间。第五章附则第十六条本制度由公司财务部负责解释，综合管理部配合落实相关协调工作。第十七条本制度自2026年1月1日起施行，原