2026年有色金属公司销售合同风险管控管理制度

2026年有色金属公司销售合同风险管控管理制度第一章总则第一条目的为规范公司销售合同的签订、履行与管理流程，有效识别、评估和控制销售合同在客户资质、条款约定、履约执行、款项回收等环节的风险，防范合同纠纷与经济损失，保障公司合法权益与经营稳定，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规及公司经营管理制度，结合有色金属行业产品价格波动大、交货周期长、交易金额高的特点，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有销售业务相关的合同管理，包括有色金属主产品（如电解铜、电解铝、锌锭等）、副产品（如阳极泥、废渣提炼品等）及相关服务（如产品运输、技术支持等）的销售合同，涵盖合同前期客户调研、合同起草、审核、签订、履行、变更、终止及纠纷处理的全流程风险管控。公司销售部门、法务部门、财务部门、生产部门、物流部门及参与销售合同管理的相关部门与人员，均须严格遵守本制度规定。第三条核心定义销售合同风险，指公司在销售合同签订与履行过程中，因客户资质不符、条款约定不明确、市场环境变化、履约能力不足等因素，导致公司面临经济损失、法律纠纷或声誉损害的可能性。风险管控，指通过建立规范的管理流程，对销售合同全流程风险进行识别、评估、应对与监控，降低风险发生概率与影响程度的管理活动。第二章职责分工第四条销售部门职责负责本制度在销售业务中的落地执行，牵头开展销售合同全流程风险管控工作；开展客户前期调研，核实客户资质（如营业执照、经营许可、信用状况等），评估客户履约能力，识别客户层面风险；依据公司定价政策与市场情况，与客户协商合同核心条款（如产品规格、数量、价格、交货期、付款方式等），起草销售合同初稿；负责合同签订前的内部流转审核，收集各部门审核意见并修改完善合同；跟踪合同履行进度，及时反馈履约过程中的异常情况（如客户延期付款、要求变更交货期等），配合开展风险应对；负责客户款项回收跟踪，协调解决款项回收过程中的问题，降低坏账风险；建立客户档案与合同台账，记录客户信息、合同履行情况及风险处理结果。第五条法务部门职责负责销售合同的法律风险审核，包括合同条款的合法性、完整性、严谨性，防范法律漏洞；提供合同法律支持，制定公司标准销售合同模板，明确风险防控关键条款（如违约责任、争议解决方式等）；参与客户重大风险评估，对高风险客户（如信用记录不良、经营异常客户）的合作可行性提出法律意见；协助处理销售合同纠纷，制定纠纷解决方案，代表公司参与协商、调解、仲裁或诉讼；定期开展销售合同法律风险培训，提升销售部门及相关人员的风险防范意识与法律素养。第六条财务部门职责参与销售合同财务风险审核，重点审核付款方式、付款期限、结算货币、发票开具等条款的合理性，评估款项回收风险；核实客户信用额度，根据客户历史合作记录与财务状况，提出信用政策建议（如是否给予赊销、赊销额度等）；跟踪合同款项收支情况，及时反馈客户延期付款、拖欠款项等风险信息；配合销售部门开展客户财务状况调研，提供客户历史付款数据，协助评估客户履约能力；对合同履行过程中的财务异常情况（如客户资金链紧张、大额欠款逾期等），提出风险应对建议。第七条生产部门职责参与销售合同生产履约风险审核，根据公司生产能力、原材料库存情况，评估能否按合同约定的交货期、产品规格完成生产；若合同约定的产品规格、数量超出公司常规生产范围，需提前评估生产工艺调整的可行性与成本，提示生产风险；跟踪生产进度，及时向销售部门反馈生产延误（如设备故障、原材料短缺等）可能导致的交货延期风险；配合制定生产环节的风险应对措施，如调整生产计划、协调原材料供应等，保障合同履约。第八条物流部门职责参与销售合同物流履约风险审核，根据产品运输需求（如运输方式、运输时间、仓储要求等），评估物流资源能否满足合同约定；识别物流环节风险（如运输途中货物损耗、延期交货、仓储保管不当等），提出风险防控措施（如选择合规物流公司、购买货运保险等）；跟踪货物运输与交付进度，及时反馈物流异常情况（如交通延误、物流公司违约等）；协助处理物流相关的合同纠纷（如货物损坏赔偿、交付延误追责等）。第三章合同签订前风险管控第九条客户调研与资质审核销售部门在与新客户开展合作前，必须开展客户调研，收集客户基本信息（包括营业执照、法定代表人信息、经营地址、联系方式等），核实客户经营资质（如涉及特殊行业需提供相关经营许可证）；通过国家企业信用信息公示系统、信用中国等平台，查询客户信用状况，重点核查是否存在经营异常、失信被执行人记录、重大诉讼纠纷等情况；对年合作金额超过500万元的大客户，或首次合作且采用赊销方式的客户，需要求客户提供近一年财务报表（如资产负债表、利润表），评估客户偿债能力；必要时可委托第三方机构开展信用调查；销售部门根据调研结果，填写《客户资质评估表》，对客户风险等级进行划分（如低风险、中风险、高风险），低风险客户可正常开展合作，中风险客户需附加风险防控条款（如提高预付款比例），高风险客户原则上不予合作，特殊情况需经公司管理层审批。第十条合同条款风险管控公司采用标准销售合同模板，模板由法务部门制定并定期更新，涵盖产品规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款，减少条款缺失风险；若客户要求对标准模板条款进行修改，销售部门需记录修改内容，重点关注价格条款（如是否约定价格调整机制，应对有色金属价格波动）、付款条款（如是否存在过长赊销期）、违约责任条款（如是否明确客户违约赔偿标准）的修改风险，修改内容需经法务部门审核；合同条款需明确以下风险防控要点：（1）产品质量标准：需引用国家或行业标准，明确质量检验方式与异议提出期限（如到货后7日内提出质量异议）；（2）价格约定：若产品价格受市场波动影响大，需约定价格调整机制（如按交货前3个工作日市场均价结算），或采用“固定价+浮动价”模式，避免价格风险；（3）付款方式：优先选择预付款+货到付款模式，对赊销客户需明确赊销期限（原则上不超过90天）与逾期付款违约金（如按日万分之五计算）；（4）交货与验收：明确交货期计算起点（如自预付款到账后起算）、交货地点（如客户指定仓库或公司仓库）、验收方式（如当场验收或抽样验收）及验收合格确认方式（如签署验收单）；（5）违约责任：明确双方违约情形及赔偿标准（如客户逾期付款的违约金计算方式、公司逾期交货的赔偿上限），避免违约金约定过高或过低导致的风险；（6）争议解决：优先选择公司所在地人民法院或仲裁机构，降低异地诉讼成本与风险。第十一条合同内部审核流程销售部门完成合同初稿后，填写《销售合同审核单》，依次提交法务部门、财务部门、生产部门、物流部门审核；各部门在收到审核单后3个工作日内完成审核，出具审核意见：（1）法务部门审核合同条款的合法性、严谨性，提示法律风险；（2）财务部门审核付款条款、信用政策的合理性，提示财务风险；（3）生产部门审核生产履约可行性，提示生产风险；（4）物流部门审核物流履约可行性，提示物流风险；销售部门根据各部门审核意见修改合同，若对审核意见有异议，需与相关部门沟通协商；修改完成后，重新提交审核，直至所有部门审核通过；合同审核通过后，按公司授权权限提交审批：年合作金额100万元（含）以下的，由销售部门负责人审批；100万元至500万元（含）的，由分管领导审批；500万元以上的，由总经理或董事会审批。第四章合同履行过程风险管控第十二条生产与物流履约监控合同签订后，销售部门及时将合同信息同步至生产部门与物流部门，明确生产与交货要求；生产部门按合同约定制定生产计划，每周向销售部门反馈生产进度；若出现生产延误风险（如设备故障、原材料短缺），需在24小时内通知销售部门，共同制定应对措施（如调整生产计划、协调替代原材料）；物流部门在生产完成前，确定运输方案，选择合规物流公司，签订运输合同（明确货物损耗责任与赔偿标准）；若需长途运输或特殊货物（如易损耗、易受潮产品），需购买货运保险，降低运输风险；货物发出后，物流部门实时跟踪运输进度，及时向销售部门与客户反馈货物位置；货物到达交货地点后，协助客户完成验收，督促客户签署验收单，并将验收单反馈至销售部门与财务部门。第十三条款项回收风险监控财务部门建立合同款项跟踪台账，记录预付款、进度款、尾款的约定付款时间与实际到账时间；销售部门在约定付款日前5个工作日，提醒客户准备付款；若客户逾期未付款，需在逾期当日联系客户，了解逾期原因，记录沟通结果；对逾期超过7天的款项，销售部门需向客户发送《催款函》，明确逾期金额、违约金计算方式及付款期限；催款函需通过书面或电子邮件方式发送，并留存送达凭证；若客户逾期超过30天，或明确表示无法付款，销售部门需立即将情况反馈至财务部门与法务部门，共同评估风险等级：（1）低风险（如客户短期资金周转困难，承诺近期付款）：继续跟进催款，定期更新客户付款承诺；（2）中风险（如客户资金链紧张，付款意愿模糊）：暂停后续合作，要求客户提供付款担保（如保证金、抵押物）；（3）高风险（如客户经营异常、失联）：法务部门介入，启动纠纷处理流程（如发律师函、提起诉讼）。第十四条合同变更与解除风险管控合同履行过程中，若需变更条款（如调整产品数量、交货期、付款方式），销售部门需与客户协商一致，签订《合同变更协议》，变更协议需按原合同审核流程进行审核与审批，严禁口头变更；若客户提出解除合同，销售部门需核实解除原因，评估解除对公司的影响（如已生产产品的库存损失、原材料采购损失等），并与客户协商解除后的赔偿事宜，签订《合同解除协议》，明确双方权利义务终止时间与赔偿金额；若因客户违约导致公司无法继续履行合同（如长期拖欠款项、明确拒绝收货），销售部门需在法务部门指导下，向客户发送《解除合同通知书》，说明解除理由与依据，要求客户承担违约责任；合同变更协议与解除协议签订后，销售部门需及时将信息同步至相关部门（如生产部门停止生产、财务部门调整款项跟踪），避免后续风险。第五章合同纠纷与档案管理第十五条合同纠纷处理发生合同纠纷后，销售部门需在24小时内收集相关证据（如合同原件、沟通记录、验收单、催款函等），提交至法务部门；法务部门根据纠纷情况与证据，评估纠纷解决方式（协商、调解、仲裁、诉讼），制定纠纷处理方案，报公司管理层审批；优先采用协商或调解方式解决纠纷，由销售部门与法务部门共同与客户沟通，争取达成和解协议，降低纠纷处理成本；若协商或调解无果，需通过仲裁或诉讼解决的，法务部门负责准备仲裁申请书或起诉状，收集整理证据材料，代表公司参与仲裁或诉讼程序；纠纷处理过程中，各相关部门需配合提供必要资料（如生产记录、物流凭证等）；纠纷解决后，法务部门需总结纠纷原因与教训，形成《合同纠纷处理报告》，提交公司管理层，并作为风险防控改进依据。第十六条合同档案管理销售部门建立销售合同档案，归档资料包括客户资质评估表、合同原件及附件、审核单、审批文件、变更协议、解除协议、验收单、付款凭证、催款函、纠纷处理材料等；合同档案采用纸质与电子双重归档方式：纸质档案存放在公司指定档案柜，由专人负责保管；电子档案扫描后存储在专用服务器，设置访问权限（如销售部门负责人、法务部门可查阅，其他部门需审批）；合同档案保存期限为合同履行完毕后至少5年，涉及纠纷的合同档案保存期限延长至纠纷处理完毕后5年；档案查阅需履行审批手续：公司内部人员查阅需填写《档案查阅申请表》，经销售部门负责人批准；外部单位（如律师事务所、法院）查阅需经公司管理层批准，并留存查阅记录。第六章监督检查与责任追究第十七条监督检查机制公司每季度开展销售合同风险管控专项检查，由法务部门牵头，联合销售部门、财务部门等，检查内容包括：（1）客户资质审核是否完整、客户风险等级评估是否准确；（2）合同条款是否符合标准模板要求、审核流程是否合规；（3）合同履行跟踪是否及时、风险预警是否到位；（4）款项回收是否按约定推进、纠纷处理是否及时；（5）合同档案是否完整、归档是否规范；检查结束后，形成《销售合同风险管控检查报告》，指出存在的问题与风险隐患，下达整改通知书，明确整改责任部门与期限；整改完成后，检查部门对整改效果进行验收，确保问题整改到位；对整改不力的部门，予以通报批评。第十八条责任追究对违反本制度规定，存在以下行为之一的，公司将根据情节轻重给予警告、通报批评、经济处罚、岗位调整等处分；造成公司经济损失的，承担赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关：（1）未按规定开展客户资质审核，导致与不合格客户合作，引发风险或损失的；（2）擅自修改合同条款，或未按审核流程审批合同，导致条款存在法律漏洞或财务风险的；（3）未及时跟踪合同履行进度，或隐瞒履约异常情况，导致风险扩大的；（4）款项回收跟踪不力，导致大额款项逾期或形成坏账的；（5）合同档案保管不当，导致资料丢失或泄露，影响纠纷处理的；（6）在合同纠纷处理中