2026年有色金属公司应付账款支付审核管理制度

2026年有色金属公司应付账款支付审核管理制度第一章总则第一条目的为规范公司应付账款支付审核行为，确保支付流程合规、资金安全，防范虚假支付、超额支付等风险，保障公司资金使用效益，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《支付结算办法》等相关法律法规及公司财务管理制度，结合有色金属行业采购频次高、采购金额大、供应商类型多等特点，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有应付账款的支付审核管理，包括原材料采购、设备采购、工程建设、服务采购等业务产生的应付账款，涉及供应商货款、工程款、服务费、质保金等各类款项的支付。公司财务部门、采购部门、业务需求部门、审计部门及参与应付账款支付审核的相关人员，均须严格遵守本制度规定。第三条核心定义应付账款，指公司因采购商品、接受服务或其他经营活动，应向供应商或服务提供方支付但尚未支付的款项。应付账款支付审核，指公司对支付申请的真实性、合规性、完整性进行审查核实，确保款项支付符合合同约定、审批流程完整的管理过程。第二章职责分工第四条财务部门职责负责本制度的制定、修订、解释与组织实施，建立健全应付账款支付审核体系；制定应付账款支付审核具体流程，明确审核标准、审批权限与责任划分；负责应付账款的账务管理，核实应付账款余额、账期，确保账实相符；对支付申请进行专业审核，核查支付依据的完整性、金额准确性、审批流程合规性；办理应付账款支付手续，留存支付凭证，跟踪支付结果；定期开展应付账款对账工作，与供应商核对往来款项，处理对账差异；监督检查各部门应付账款支付审核制度的执行情况，排查支付风险。第五条采购部门职责负责与供应商签订采购合同，明确采购标的、价格、付款方式、付款期限、验收标准等关键条款；跟踪采购合同履行情况，收集采购发票、入库单、验收报告等支付依据；发起应付账款支付申请，确保申请内容真实、支付依据齐全；配合财务部门开展应付账款对账工作，核实供应商往来款项；处理支付过程中与供应商相关的问题，如发票不符、付款异议等。第六条业务需求部门职责根据生产经营需求提出采购申请，明确采购规格、数量、技术要求等；参与采购合同评审，确认采购需求与实际业务匹配；负责采购物资或服务的验收工作，出具验收报告，明确验收结果（合格/不合格）；对采购物资的入库情况进行确认，核实入库数量、规格与采购合同一致；配合采购部门、财务部门核实支付申请相关信息，确保支付需求真实合理。第七条审计部门职责定期对公司应付账款支付审核流程进行审计，核查支付依据的真实性、审批流程的合规性；检查应付账款账务处理的准确性，排查虚假支付、违规支付等问题；对审计中发现的问题提出整改建议，跟踪整改落实情况；参与应付账款重大支付事项的审核，提供审计监督意见。第八条审批人员职责按授权权限对支付申请进行审批，确保审批行为独立、客观、合规；审批前核查支付申请内容与支付依据的一致性，确认支付需求合理；对审批过程中发现的疑问，要求相关部门补充说明或提供佐证材料；对审批通过的支付申请承担相应责任，对违规审批行为负责。第三章应付账款支付审核基础管理第九条采购合同管理所有采购业务均须签订书面采购合同，严禁无合同采购（零星小额采购除外，需按公司零星采购管理规定执行）；采购合同需明确付款方式（如货到付款、月结、票到付款、分期付款等）、付款期限（如验收合格后30天付款、发票入账后15天付款等）、付款金额（如总金额、预付款比例、进度款比例、质保金比例等）；采购合同经采购部门、业务需求部门、财务部门、法务部门（如需）评审通过后，按公司合同审批权限签订；采购合同原件由指定部门（如行政部门或财务部门）归档保存，复印件传递至采购部门、财务部门作为应付账款管理依据。第十条支付依据管理应付账款支付需提供完整的支付依据，包括但不限于以下材料：采购合同（或协议）：证明采购业务真实存在，明确付款约定；采购发票：合法有效的增值税发票或其他合规票据，发票内容需与采购合同、入库单一致（包括名称、规格、数量、金额等）；入库单：由仓储部门出具，证明采购物资已入库，注明入库日期、数量、规格、供应商名称；验收报告：由业务需求部门出具，证明采购物资或服务已验收合格，注明验收日期、验收结果、验收人签名；付款申请单：由采购部门填写，注明供应商名称、支付金额、支付方式、银行账户信息、付款事由、合同编号等；其他佐证材料：如补充协议（若合同条款有变更）、对账确认函（若存在往来差异）、质保期确认函（若支付质保金）等。第十一条支付权限管理公司建立应付账款支付审批权限体系，按支付金额划分审批层级，明确各级审批人员的审批范围；支付金额在10万元（含）以下的，由采购部门负责人审批后报财务部门负责人审批；支付金额在10万元至50万元（含）的，经采购部门负责人、财务部门负责人审批后，报公司分管领导审批；支付金额在50万元至200万元（含）的，经采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导审批后，报公司总经理审批；支付金额在200万元以上的，经上述人员审批后，报公司董事会（或股东会）审批；审批权限可根据公司实际经营规模调整，调整需经管理层审议通过后发布执行。第四章应付账款支付审核流程第十二条支付申请发起采购部门根据采购合同约定的付款期限，在满足付款条件后（如物资验收合格、发票已收到等），发起支付申请；采购部门填写《应付账款付款申请单》，完整填写供应商名称、统一社会信用代码、银行账户信息、支付金额、付款事由、合同编号、发票号码等信息；采购部门将《应付账款付款申请单》与相关支付依据（采购合同复印件、发票、入库单、验收报告等）整理成册，按审批权限逐级提交审批。第十三条部门内部审核采购部门负责人对支付申请进行初审，核查以下内容：支付申请是否符合采购合同约定、支付依据是否齐全、供应商信息是否准确、支付金额是否与合同及发票一致；初审通过后，采购部门将支付申请及相关材料提交业务需求部门审核；业务需求部门负责人审核验收报告的真实性，确认采购物资或服务已验收合格，与实际业务需求匹配，审核通过后签字确认。第十四条财务部门审核财务部门收到支付申请及相关材料后，进行专业审核，重点核查以下内容：（1）支付依据完整性：检查采购合同、发票、入库单、验收报告是否齐全，且内容一致（无矛盾）；（2）发票合规性：核查发票真伪、发票抬头是否为公司全称、税率是否正确、发票内容是否与采购业务相符，是否存在虚开发票风险；（3）金额准确性：核对发票金额、入库数量对应的金额、合同约定金额是否一致，计算是否正确，是否存在超额支付情况；（4）账实一致性：核查应付账款明细账，确认应付账款余额与支付申请金额匹配，无重复支付风险；（5）审批流程合规性：检查前序审批人员签字是否完整，是否符合审批权限要求；财务部门审核通过后，由财务部门负责人签字确认；审核未通过的，将支付申请退回采购部门，说明退回原因，要求补充完善材料或核实信息。第十五条管理层审批财务部门审核通过后，按支付金额对应的审批权限，将支付申请提交分管领导、总经理或董事会（股东会）审批；审批人员根据审核材料，结合公司资金状况，判断支付申请的合理性与必要性，审批通过后签字确认；审批人员对支付申请有疑问的，可要求采购部门、财务部门进行解释说明，必要时查阅原始合同或相关业务资料。第十六条支付执行与跟踪审批流程全部完成后，财务部门根据《应付账款付款申请单》及审批意见，办理支付手续（如通过银行转账、开具商业汇票等）；支付完成后，财务部门留存银行回单、付款申请单、支付依据等材料，作为账务处理的凭证；财务部门及时更新应付账款明细账，冲减对应供应商的应付账款余额；采购部门将支付结果告知供应商，跟踪供应商是否收到款项；若出现支付失败（如银行账户错误），财务部门及时排查原因，重新办理支付手续。第五章应付账款对账与异常处理第十七条对账管理财务部门每季度与主要供应商（年度采购金额50万元以上）进行对账，每年与所有供应商进行一次全面对账；对账时，财务部门向供应商发送《应付账款对账函》，注明截至对账日期的应付账款余额；供应商核对确认后，在对账函上签字盖章并返回；若存在对账差异，财务部门联合采购部门与供应商核实差异原因（如发票未达、入库差异、付款争议等）；对账差异核实后，及时调整账务或补充相关手续，确保双方往来款项一致；对账函及差异处理记录由财务部门归档保存。第十八条异常支付处理重复支付：若发现重复支付款项，财务部门立即联系供应商，要求退回多支付款项，并查明重复支付原因（如审核疏漏、系统错误等），追究相关人员责任；超额支付：若支付金额超过合同约定或实际应付款金额，财务部门立即停止支付，核查原因，若已支付，及时与供应商协商退款，同时整改审核流程；虚假支付：若发现支付申请依据虚假（如伪造发票、虚构合同），立即终止支付，由审计部门开展调查，追究相关人员责任，涉嫌违法的移交司法机关；付款异议：供应商对支付金额、支付时间提出异议的，采购部门联合财务部门核实，根据合同约定与供应商协商解决，协商结果需形成书面记录归档。第十九条质保金支付管理质保金支付需满足合同约定的质保期届满且无质量问题的条件，由业务需求部门出具《质保期验收报告》，确认采购物资或服务在质保期内无质量问题；采购部门凭《质保期验收报告》、采购合同、原付款凭证等材料，发起质保金支付申请，按应付账款支付审核流程审批；若质保期内出现质量问题，业务需求部门需出具《质量问题报告》，明确质量问题及处理方案（如维修、更换、扣款等），采购部门根据处理方案调整质保金支付金额或暂停支付，待问题解决后重新发起申请。第六章监督检查与责任追究第二十条监督检查机制财务部门每月对上月应付账款支付审核情况进行自查，检查支付依据完整性、审批流程合规性、支付金额准确性，形成自查报告；审计部门每半年开展一次应付账款支付审核专项审计，重点核查以下内容：支付依据的真实性、审批权限的执行情况、账务处理的准确性、异常支付的处理情况；监督检查中发现的问题，需下达整改通知书，明确整改责任人与整改期限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位；建立应付账款支付审核监督档案，记录监督检查结果、整改情况，作为部门及人员绩效考核的依据。第二十一条责任追究对违反本制度规定，存在以下行为之一的，公司将根据情节轻重给予警告、通报批评、经济处罚、岗位调整等处分；造成公司资金损失的，承担赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关：（1）未按规定签订采购合同或签订虚假采购合同的；（2）伪造、变造支付依据（如发票、入库单、验收报告）的；（3）未经审批或超越审批权限审批支付申请的；（4）审核把关不严，导致重复支付、超额支付的；（5）隐瞒应付账款异常情况，不及时报告或处理的；（6）泄露应付账款相关保密信息（如供应商商业信息、公司资金状况）的；因供应商原因导致的支付问题（如提供虚假发票、错误银行账户），采购部门需及