企业合同审核标准化流程表

企业合同审核标准化流程工具模板一、适用范围与工作场景本流程工具适用于各类企业内部合同审核的全过程管理，覆盖新签合同、续签合同、重大业务合同及日常采购合同等场景。具体包括但不限于：业务部门发起的各类商务合作合同（如销售合同、采购合同、服务合同等）；涉及公司核心利益的重大合同（如战略合作协议、资产转让合同等）；需跨部门协作审核的复合型合同（如包含技术服务、支付条款、保密义务的综合合同）；法务部门主导的标准合同修订及合规性审查。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与前置准备责任主体：合同经办人（业务部门发起人）操作步骤：明确合同需求：根据业务目标，梳理合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容、核心条款（金额、履行期限、权利义务等）及特殊需求（如保密、知识产权等）。收集基础材料：获取合作方主体资格证明（如营业执照复印件）、授权委托书（若签约代表非法人）、过往合作记录（如有）及业务相关支撑文件（如订单、技术规格书等）。选择合同模板：优先使用公司标准化合同模板（从企业内部模板库中选取）；无合适模板时，参考行业示范文本或自行起草，需标注“非标合同”。填写《合同发起单》：包含合同名称、合作方信息、合同金额、履行期限、关联项目编号、审核部门需求等关键信息，并附合同草案及基础材料。（二）业务部门初审责任主体：业务部门负责人/经办人审核重点：业务真实性：确认合作需求是否符合公司战略规划，业务内容是否真实、必要，是否存在重复合作或资源浪费。条款匹配度：核对合同条款是否与业务需求一致（如产品规格、服务标准、交付时间等），合作方主体信息是否与发起材料一致。风险初步评估：识别业务层面的潜在风险（如合作方履约能力、市场价格波动、政策合规性等），并在《合同发起单》中备注风险点及应对建议。材料完整性：检查合同草案、基础材料是否齐全，格式是否规范（如页码连续、无涂改关键条款）。输出成果：业务部门负责人在《合同发起单》“初审意见”栏签字确认，通过后流转至法务部门；若需修改，注明修改意见并退回经办人。（三）法务部门合规审核责任主体：法务专员/法务负责人审核重点：主体资格合法性：审查合作方营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作内容）、授权委托书（是否有签字/盖章、授权范围是否匹配合同内容），避免无签约主体资格或越权签约风险。条款合规性：法律条款：检查合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效、可撤销条款（如“霸王条款”、违反强制性规定）；权利义务：明确双方权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理（如违约金比例、赔偿范围），争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否约定清晰；特殊条款：针对含知识产权、保密、数据安全等特殊内容的合同，审查条款是否符合行业监管要求及公司内部制度。文本严谨性：核对合同文本逻辑是否连贯，用词是否准确（避免歧义表述），附件与主文是否一致，签字页、日期等要素是否完整。输出成果：法务部门出具《法务审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”结论；需修改时，逐条列明修改意见并同步至业务部门；重大法律问题需上报公司管理层决策。（四）财务部门审核责任主体：财务专员/财务负责人审核重点：财务数据准确性：核对合同金额、计价方式（如单价、总价）、支付条件（如预付款比例、进度款节点、尾款支付时间）是否与财务预算一致，计算是否无误。资金风险控制：评估付款安排对公司现金流的影响，检查合作方收款账户信息是否为对公账户（避免个人账户收款），大额支付是否需分期或设置履约担保。税务合规性：明确合同涉及的税种、税率（如增值税、企业所得税），发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开具要求，保证税务处理符合税法规定。成本效益分析：对重大合同，分析合作成本与预期收益的匹配度，评估投入产出比是否合理。输出成果：财务部门在《合同审核意见表》“财务审核意见”栏签字确认，通过后流转至管理层；若存在财务风险，提出调整建议（如修改支付方式、增加保证金条款等）。（五）管理层审批责任主体：分管领导/总经理/决策委员会审批重点：战略匹配度：合同内容是否符合公司年度经营目标及长期发展战略，是否与现有业务协同或冲突。重大事项决策：对涉及大额资金（如超过公司审批权限）、重大资源投入、高风险业务（如跨境合作、新领域拓展）的合同，评估整体风险及收益，决策是否签署。跨部门意见汇总：综合业务、法务、财务部门的审核意见，对争议点进行最终协调（如法务与业务对条款理解的分歧、财务对资金安排的调整需求）。输出成果：管理层在《合同审批表》“审批意见”栏签署最终结论（“同意签署”“否决”或“补充材料后重审”）。（六）合同签署与用印责任主体：行政部/法务部（用印管理）、签约代表操作步骤：文本最终确认：根据管理层审批意见，法务部门修订合同文本，形成最终版本，由各方审核人签字确认“定稿”。用印申请：经办人填写《用印申请单》，附最终版合同文本及《合同审批表》，经部门负责人及分管领导签字后，提交至行政部。用印管理：行政部核对用印材料是否齐全、审批流程是否完整，按照公司《印章管理办法》加盖合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）；用印后，在《用印登记表》中记录合同编号、用印日期、用印份数等信息。合同签署：法定代表人或授权代表在合同签字页签字（需核对授权委托书），合作方同步签署后，双方各执正本一份，副本分存法务、财务、业务部门。（七）合同履行与归档责任主体：业务部门（履行跟踪）、档案管理部门（归档）操作步骤：履行跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，记录履约情况（如交付时间、质量验收、付款进度），及时向法务、财务部门反馈异常情况（如合作方违约、争议纠纷）。纠纷处理：发生合同时业务部门联合法务部门收集证据（如沟通记录、验收单据），按照合同约定的争议解决方式处理（协商、仲裁/诉讼），并形成《合同纠纷处理报告》。归档管理：合同履行完毕或终止后，经办人整理合同正本、审批材料、履行记录、纠纷处理文件等资料，填写《合同归档清单》，移交至档案管理部门；档案部门按照公司档案管理规定编号、保存，保证合同资料完整、可追溯（保存期限一般为合同终止后10年）。三、合同审核全流程跟踪表（模板）合同基本信息合同编号（按公司规则编制，如“HT-年份-部门-序号”）合同名称合作方全称我方签约主体合同金额（大写）合同金额（小写）履行期限自_年_月_日至_年__月__日关联项目/业务编号合同类型□销售合同□采购合同□服务合同□技术合同□其他_________是否标准化模板□是□否（若否，需说明原因）审核流程节点审核部门/人审核意见审核时间备注合同发起经办人：*某某发起事由：______________________附件清单：□合同草案□营业执照□授权委托书等____年__月__日业务部门初审负责人：*某某□通过□修改后通过（修改意见：______________________）□不通过（原因：______）____年__月__日风险点备注：______________________法务部门审核法务专员：*某某□通过□修改后通过（修改意见：______________________）□不通过（原因：______）____年__月__日法律风险提示：______________________财务部门审核财务负责人：*某某□通过□修改后通过（调整建议：______________________）□不通过（原因：______）____年__月__日资金安排建议：______________________管理层审批分管领导：*某某□同意签署□否决（原因：______________________）□补充材料后重审（材料清单：______）____年__月__日合同签署与用印行政专员：*某某用印份数：______（正本__份，副本__份）用印人：*某某____年__月__日合同归档档案管理员：*某某归档资料：□正本□审批表□法务意见□财务意见□履行记录等档案编号：_____________年__月__日四、关键注意事项与风险提示（一）主体资格审核合作方为企业的，需核实营业执照复印件（加盖公章）与原件一致，保证经营范围涵盖合同内容，不存在吊销、注销等异常状态；合作方为自然人的，需核对身份证原件，留存复印件，确认其完全民事行为能力；签约代表需提供授权委托书（明确授权范围、权限及期限），无法定代表人签字的合同，需避免“见章见人”风险。（二）条款严谨性避免使用“大概”“左右”“尽可能”等模糊表述，金额、数量、时间等需明确具体数值；违约责任条款需区分违约情形（如迟延履行、质量不合格），对应违约金比例或计算方式，避免“承担一切责任”等笼统约定；争议解决优先约定公司所在地有管辖权的人民法院或仲裁机构，避免管辖地约定不明导致维权困难。（三）审核时限管理合同审核需在收到完整材料后3个工作日内完成（重大合同可延长至5个工作日），紧急合同需标注“加急”并同步说明原因，各部门优先处理；因审核部门原因导致超期未反馈的，需经分管领导审批后，方可进入下一环节，并记录超期原因。（四）用印与归档规范严禁在空白合同、空白协议或未完成审批的合同文本上加盖公章/合同章；合同签署后，正本需由公司统一保管，副本分发需登记台账，严禁私自留存合同正本；电子合同需符合《电子签名法》要求，使