行业采购申请单标准格式与审批流程

一、适用范围与典型应用场景本采购申请单标准格式及审批流程适用于各类企业、事业单位及社会组织的常规采购需求管理，涵盖制造业、服务业、行政机构等多行业场景。典型应用包括但不限于：日常办公物料（如文具、耗材）采购、生产设备配件补充、服务类项目（如咨询、维护）委托、固定资产（如电脑、仪器）购置等。当部门或项目组因工作需要对外采购商品或服务时，均需通过此流程规范申请行为，保证采购合规、资源高效配置。二、采购申请全流程操作指南（一）需求发起与申请单填写需求确认：申请人（部门经办人）根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算上限，与需求部门负责人沟通确认采购必要性。填写申请单：登录采购管理系统或填写纸质《采购申请单》，完整填写以下信息：基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、期望到货日期；采购明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、单位、数量、单价（预估）、总价（预估）、预算科目；采购理由：详细说明采购用途（如“用于XX项目研发”“替换报废办公设备”）、紧急程度（普通/紧急）；供应商信息（若有初步意向）：名称、联系人、报价单（作为附件）。附件：如涉及大额采购、特殊设备或服务，需附上技术参数说明、比价记录（至少3家供应商报价）、项目立项批复等支撑材料。（二）部门内部审核需求部门负责人审核：申请单提交后，由需求部门负责人（如部门经理）对采购必要性、数量合理性、预算匹配性进行审核，确认后在“部门负责人”栏签字（系统审批或纸质签字），并注明“同意”或“需补充说明”。跨部门会签（如适用）：若采购涉及其他部门协作（如IT部门确认设备兼容性、行政部门确认库存），需发起跨部门会签，相关部门在2个工作日内反馈意见。（三）财务预算审核财务部门核验：财务专员在收到申请单后1个工作日内，重点审核：预算科目是否正确，是否有足够预算余额；预估单价、总价是否符合市场价格（参考历史采购数据或市场行情）；大额采购是否履行了预算审批程序（如超过部门权限需附上级批复）。反馈结果：审核通过后，在“财务审核”栏签字；若预算不足或价格异常，注明“驳回”并说明原因，退回申请人调整。（四）分级审批权限执行根据采购金额及类型，按以下权限分级审批（示例，企业可自行调整）：小额采购（≤5000元）：由采购部门负责人审批，在“采购部门审批”栏签字；中额采购（5000元-5万元）：由分管副总/副院长审批，在“分管领导审批”栏签字；大额采购（＞5万元）：需提交总经理/单位负责人审批，必要时经总经理办公会审议，在“总经理审批”栏签字。注：紧急采购（如生产突发故障需立即抢修）可先电话报备，后补流程，但需在申请单中注明“紧急”及原因。（五）采购执行与进度跟踪采购部门接单：审批通过后，采购专员在1个工作日内接收申请单，确认采购需求，启动采购流程（招标、询价、定点采购等）。供应商选择与订单下达：按采购制度选择合格供应商，签订采购合同/订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等，并将合同复印件反馈至申请部门。进度同步：采购过程中，若遇交期延迟、规格变更等异常情况，及时通知申请人；货物到货后，申请人需在2个工作日内验收，并在《到货验收单》上签字确认。（六）归档与记录留存采购完成后，采购专员将申请单、审批记录、合同、验收单、发票（复印件）等资料整理归档，保存期限不少于3年（涉密资料按保密规定执行），以备审计或追溯。三、采购申请单标准模板及填写说明（一）采购申请单模板基础信息申请部门申请日期申请人联系方式期望到货日期年月日采购类型采购明细序号物品/服务名称规格型号技术参数（可选）单位数量12合计金额（大写）小写¥采购说明采购理由（详细说明用途、紧急程度等）：初步意向供应商（若有）：附件清单（可另附页）：□比价记录□技术参数□立项批复□其他：审批流程审批意见部门负责人签字：日期：年月日财务审核：日期：年月日采购部门审批：日期：年月日分管领导审批：日期：年月日总经理审批：日期：年月日执行与验收采购订单号：实际到货日期：年月日验收人签字：验收结果：□合格□不合格（请注明原因）：（二）填写说明基础信息：“申请部门”需填写全称，“联系方式”保证畅通；“采购类型”勾选对应类别，便于分类统计。采购明细：“规格型号”“技术参数”需清晰明确（如办公纸需注明“A4、80g”），避免歧义；“预算科目”需按财务制度填写（如“行政费用-办公费”）。采购说明：“采购理由”需具体，避免模糊表述（如“办公用”改为“用于部门日常文件打印”）；附件需齐全，大额采购无附件可能导致审批驳回。审批流程：签字需手写（系统审批需留痕），不得代签；审批意见栏若需补充说明，需简要注明原因（如“建议增加XX参数”）。四、关键注意事项与风险提示预算优先原则：无预算或超预算采购需提前履行预算调整程序，严禁“先采购后补预算”。信息真实性：申请人需对申请单信息的真实性、准确性负责，虚报、瞒报将按公司制度追责。审批时效：各审批节点需在规定时限内完成（紧急采购除外），逾期未反馈视为默认通过，但需在备注栏注明。采购合规性：严禁指定供应商（除非独家授权），需通过比价