采购流程规范与审批模板

采购流程规范与审批模板通用工具指南一、适用范围与场景说明本工具适用于企业内部各类采购活动的全流程规范管理，涵盖物料采购（如原材料、办公用品）、服务采购（如咨询、运维）、工程采购（如小型修缮、设备安装）等场景。无论是常规月度采购、紧急补货需求，还是年度框架协议采购，均可通过本模板实现需求提报、审批流转、执行跟踪及资料归档的标准化操作，保证采购活动合规、高效、可追溯，同时满足企业内控管理及成本控制要求。二、规范操作流程详解（一）需求发起与部门初审需求提报：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购内容（名称、规格型号、数量、技术参数）、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付日期及紧急程度（普通/紧急）。部门审核：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字。若涉及跨部门协作（如技术部门确认参数、财务部门审核预算），需同步完成会签。输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人及会签人签字）（二）采购申请提报与审批申请提交：需求部门将初审通过的《采购需求申请表》及附件（如技术规格书、市场询价单等）提交至采购部门，正式发起采购申请。采购审核：采购部门重点审核：需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类及数量）；预算金额是否符合公司采购权限规定（如单次采购金额≤5万元由采购经理审批，5万-20万元由分管副总审批，≥20万元需总经理审批）；是否属于公司集中采购目录内的品类（如需通过指定供应商采购）。审批流转：采购部门审核通过后，按审批权限逐级提交至相关负责人签字。紧急采购需求可启动“绿色通道”，但需在事后补全常规审批手续。输出成果：《采购申请审批表》（含采购部门及各级审批人签字）（三）采购方式确定与执行方式选择：根据采购金额、品类特性及市场情况，选择合适的采购方式：询价采购：金额≤5万元，至少向3家合格供应商询价，填写《询价记录表》对比价格、质量及服务；招标采购：金额≥20万元或涉及重大工程/服务，按公司招标管理办法组织公开/邀请招标；单一来源采购：仅唯一供应商可满足需求（如专利产品），需填写《单一来源采购审批表》说明理由并经总经理审批；框架协议采购：年度常用品类（如办公用品、劳保用品），通过年度招标确定协议供应商，按协议价格执行。供应商确定：采购部门根据采购方式结果，确定中标/成交供应商，通知其确认订单。输出成果：《采购方式审批表》《询价记录表》/《中标通知书》/《框架协议》（四）合同签订与交期确认合同拟定：采购部门根据采购结果，拟定采购合同，明确标的物信息、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款。合同审批：合同需经法务部门（或指定法务人员）审核法律风险，财务部门审核付款条款，最终按权限由相关负责人签字（如10万元以下合同由采购经理及分管副总审批，10万元以上需总经理审批）。交期确认：采购部门与供应商确认最终交付日期，同步更新《采购订单跟踪表》，明确生产/备货周期、物流方式及联系人。输出成果：《采购合同》（含审批签字页）《采购订单》（五）交付验收与差异处理到货确认：供应商按约定交付后，需求部门与采购部门共同到货，核对物料/服务数量、规格型号是否与订单一致，检查外包装是否完好。质量验收：物料类：按技术参数进行检测（如送检、试用或第三方检测），填写《物料验收单》；服务类：对照服务标准（如响应时间、完成效果）验收，由需求部门负责人签字确认；工程类：按施工图纸及验收规范进行现场验收，出具《工程验收报告》。差异处理：若出现数量短缺、质量不符等问题，采购部门需在24小时内与供应商沟通，明确退换货、补发或赔偿方案，并更新《采购异常处理记录表》。输出成果：《物料验收单》/《服务验收单》/《工程验收报告》《采购异常处理记录表》（如有）（六）付款申请与财务结算付款申请：验收合格后，采购部门整理《采购合同》《验收单》《发票》等资料，填写《付款申请单》，注明供应商信息、付款金额、付款方式（如银行转账/承兑汇票）及对应合同编号。财务审核：财务部门审核资料完整性、发票合规性（如发票抬头、税号、项目内容是否与合同一致）、付款条款是否符合约定，确认无误后安排付款。输出成果：《付款申请单》《发票》《验收单》（七）资料归档与复盘资料归档：采购部门将采购全流程资料（需求申请、审批表、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理成册，按月度分类归档，保存期限不少于3年（重要合同/工程类资料保存不少于10年）。流程复盘：每季度采购部门对采购执行情况进行分析，包括采购周期、成本节约率、供应商履约率等指标，针对异常问题（如频繁验收不合格、交付延迟）提出改进措施。输出成果：《采购档案目录》《季度采购分析报告》三、核心模板表格设计表1：采购需求申请表申请部门申请人申请日期采购编号采购内容□物料□服务□工程（请勾选）名称：____________________规格/型号：____________________数量：____________________技术参数（可附页说明，如技术规格书、图纸等）预算信息预估单价：________元预估总价：________元资金来源：____________________需求说明用途：____________________期望交付日期：____________________紧急程度：□普通□紧急附件清单□技术参数□市场询价单□其他：____________________部门审核负责人签字：______________日期：______________会签（如技术/财务）：______________日期：______________表2：采购申请审批表采购编号需求部门申请人采购内容预算金额采购方式□询价□招标□单一来源□框架协议（请勾选并说明理由：____________________）采购部门审核审核意见：□同意，按流程执行□需补充资料：____________________□驳回原因：____________________审核人：______________日期：______________财务部门审核预算审核意见：□预算充足□预算不足，需调整□超预算，特批申请审核人：______________日期：______________审批意见分管副总：______________日期：______________总经理（≥20万元时）：______________日期：______________表3：物料验收单采购订单号供应商名称到货日期验收日期物料信息名称：____________________规格：____________________数量：订单______实收______验收项目□数量核对：一致□不一致，差异：____________________□规格型号：符合□不符合，详情：____________________□外观质量：完好□破损/瑕疵，详情：____________________□技术参数（附检测报告）：合格□不合格，详情：____________________验收结论□合格，同意入库□不合格，作废/退货，处理意见：____________________签字确认需求部门：______________日期：______________采购部门：______________日期：______________仓库（如需）：______________日期：______________表4：付款申请单供应商名称合同编号采购编号付款方式付款明细付款批次：第______批应付金额：________元已付金额：________元本次申请金额：________元付款事由□合同预付款□到货款□验收款□质保金（请勾选）附件清单□采购合同□验收单□发票（号码：______________金额：________元）□其他：____________________审批意见采购部门：______________日期：______________财务部门：______________日期：______________分管副总：______________日期：______________总经理（≥10万元时）：______________日期：______________四、使用关键要点提示预算控制优先：所有采购需求须在年度预算范围内执行，超预算采购需提前提交预算调整申请，经审批后方可启动流程，避免预算外支出。合规性底线：严禁拆分采购金额规避审批权限，严禁指定未经合格认定的供应商，采购过程须留存完整书面/电子记录，保证审计可追溯。审批时效管理：普通采购流程审批时限不超过3个工作日，紧急采购（如生产突发停机物料）需在24小时内完成审批，但需在备注中说明紧急原因。供应商协同：对框架协议供应商，定期（每半年）评估其