采购部门供应商资质审核标准化工具

采购部门供应商资质审核标准化工具一、适用场景说明本工具适用于采购部门对各类供应商的资质进行系统性审核，具体场景包括但不限于：新供应商准入审核：首次与公司合作的供应商，需完成全维度资质验证，保证具备合法经营及履约能力；现有供应商定期复审：每年或每半年度对合作中供应商的资质进行复核，保证资质持续有效；供应商资质变更核查：当供应商发生股权结构、经营范围、生产许可等重大变更时，需重新评估资质合规性；专项项目供应商资质专项审核：针对特定采购项目（如涉及特种设备、食品、医疗器械等），需额外审核行业专项资质。二、标准化操作流程（一）准备阶段：明确审核范围与资料清单确定审核类型：根据场景（新准入/复审/变更/专项）明确审核重点，如新供应商需重点核查“三证合一”营业执照、生产许可证等基础资质；专项项目需额外核查行业准入许可（如ISO体系认证、医疗器械注册证等）。下发资料通知：通过采购管理系统或邮件向供应商发送《供应商资质资料提交清单》，明确需提供的资质文件名称、份数、有效期要求及提交截止日期（示例见“工具模板”部分）。组建审核小组：至少由采购专员某、法务专员某、质量专员某组成，明确分工：采购专员主导流程推进，法务专员审核合规性，质量专员审核产品/服务资质。（二）资料接收与初步筛选资料完整性检查：收到供应商提交资料后，1个工作日内对照《提交清单》核对文件完整性，缺失项需在24小时内通过邮件/电话通知供应商补充（备注：禁止接收过期资质文件，特殊情况需供应商书面说明原因并加盖公章）。形式合规性初审：检查资质文件是否为原件扫描件/复印件（需加盖公章），关键信息（如公司名称、统一社会信用代码、有效期）是否清晰完整。对形式不合规的资料，要求供应商重新提交，时限不超过3个工作日。（三）资质深度审核基础资质核验：营业执照：通过“国家企业信用信息公示系统”核验企业是否存在经营异常、严重违法失信等情况，确认经营范围与采购需求匹配；税务登记证：确认纳税人身份（一般纳税人/小规模纳税人），判断是否满足税务合规要求；组织机构代码证：与营业执照信息一致（已实现“三证合一”的可不提供）。行业专项资质核验（根据采购需求选择）：生产类供应商：核查《工业产品生产许可证》《ISO9001质量管理体系认证》《环境管理体系认证》等；服务类供应商：核查《服务资质证书》《专业技术人员资格证书》（如需）；特殊行业供应商：核查行业主管部门颁发的专项许可（如食品供应商需《食品生产许可证》，医疗器械供应商需《医疗器械经营许可证》）。经营能力辅助核验：财务报表：审核近2年资产负债表、利润表，评估供应商财务状况（如资产负债率是否超过70%，近2年是否连续亏损）；业绩证明：要求提供近3年同类项目合作合同（至少3份），核实合作方、项目金额、履约情况；质量承诺：提供《产品质量保证书》或《服务标准承诺书》，明确质量问题的处理流程。（四）现场核查（必要时）启动条件：对高风险供应商（如采购金额占比高、涉及关键生产物料）或资料存疑的供应商，需进行现场核查。核查内容：生产/经营场所：是否与营业执照地址一致，生产设备、工艺流程是否与申报资质匹配；质量管控：查看质检记录、设备校准证书、不合格品处理流程；人员配置：核查关键岗位人员（如质量负责人、技术负责人）的劳动合同及资格证书。输出结果：现场核查后2个工作日内形成《供应商现场核查记录表》，由核查人某、供应商陪同人签字确认。（五）综合评估与结果输出评分定级：根据《供应商资质评分表》（示例见“工具模板”）对供应商进行量化评分，评分维度包括“合规性（40分）”“经营能力（30分）”“产品质量（20分）”“服务保障（10分）”，总分≥80分为“合格”，60-79分为“待改进”（需整改后复审），＜60分为“不合格”。审核报告编制：采购专员某汇总审核结果，填写《供应商资质审核报告》，明确审核结论（通过/不通过/需整改）、整改要求（如适用）及后续建议（如纳入合格供应商名录/终止合作）。审批与归档：审核报告经采购经理某、法务负责人某审批后，将所有审核资料（含供应商提交资料、审核记录、评分表、报告）扫描归档至供应商管理档案库，保存期限不少于供应商合作结束后3年。三、工具模板与表格表1：供应商资质资料提交清单序号资料名称份数是否必备备注（示例）1营业执照1是需在有效期内，含统一社会信用代码2法定代表人证件号码复印件1是加盖公章，正反面扫描3生产许可证（如涉及）1是与经营范围一致，在有效期内4ISO9001质量体系认证证书1否近期认证，附监督审核报告5近2年财务审计报告1否需加盖会计师事务所公章6同类项目合作合同（3份）1否隐去合作方敏感信息，关键页需盖章……………表2：供应商资质评分表（示例）评分维度评分标准分值得分备注合规性（40分）营业执照、行业许可证等齐全且有效，无经营异常记录40核查国家企业信用信息公示系统资质文件信息一致，无虚假材料0发觉虚假直接0分经营能力（30分）近2年无连续亏损，资产负债率≤50%15以审计报告为准同类项目业绩≥3份，合同履约率100%15核查合同及客户反馈产品质量（20分）提供质检报告，关键指标符合采购标准10附第三方检测报告有明确质量保证及退换货流程10审核质量承诺书服务保障（10分）配备专属客户对接人，响应时间≤24小时5提供对接人及联系方式售后服务覆盖采购区域，投诉处理及时率≥95%5需提供服务案例总分100表3：供应商资质审核报告供应商名称统一社会信用代码审核类型□新准入□定期复审□变更□专项审核日期YYYY年MM月DD日审核小组采购：某；法务：某；质量：某报告编制人某审核结论□通过□不通过□需整改（整改期限：____年__月__日）审批人某（采购经理）审核详情1.资料完整性：□完整□不完整（缺失：__________）2.合规性：□符合□不符合（问题：__________）3.经营能力：□符合□不符合（问题：__________）4.现场核查（如适用）：□通过□不通过（问题：__________）整改要求（如适用）需补充/整改以下事项：1.________________________________________2.________________________________________后续建议□纳入合格供应商名录□列入观察期（期限：__个月）□终止合作四、关键注意事项与风险规避资质时效性管理：建立供应商资质台账，动态跟踪各类资质有效期，提前3个月向供应商发送《资质续期提醒函》，避免因资质过期导致合作风险。资料真实性核查：对关键资质（如生产许可证、ISO认证）需通过官方渠道或第三方平台核验，禁止仅凭供应商提供的复印件确认真实性，必要时要求提供原件查验。审核责任追溯：审核小组成员需在《审核报告》中签字确认，对审核结论承担相应责任；若因审核疏漏导致不合格供应商合作，