企业文件存档及归档管理制度

一、适用范围与应用场景本制度适用于企业内部各类文件（含纸质文件、电子文件）的存档与归档管理，覆盖行政、人事、财务、业务等各部门产生的具有保存价值的文件材料。具体应用场景包括：日常办公文件规范化管理，保证文件可追溯、可查询；满足内外部审计、合规检查要求，提供完整文件依据；支持历史数据查阅、业务复盘及法律纠纷举证需求；实现文件信息资源化利用，为企业决策提供数据支撑。二、文件存档归档全流程操作指引（一）文件分类与编号分类标准：按部门（如行政部、人力资源部、财务部）、文件类型（制度类、合同类、会议纪要类、报表类）、密级（公开、内部、秘密、机密）三级分类。编号规则：采用“部门代码-年份-流水号-密级标识”格式，例如“XZ-2023-001-内”（行政部2023年第1号内部文件）。部门代码由行政部统一制定并发布。（二）确定归档范围与保管期限归档范围：包括但不限于企业正式发文、合同协议、会议记录、财务凭证、人事档案、项目资料、客户资料等具有保存价值的文件。保管期限：根据文件价值及法规要求设定，参考标准：永久保存：企业章程、股东会决议、年度发展规划等；长期保存（10-30年）：财务报告、重要合同、审计报告等；短期保存（3-5年）：日常通知、会议纪要、临时报表等。（三）文件收集与整理收集责任：各部门文件形成人员为第一责任人，需在文件形成后3个工作日内提交至本部门档案联络员。整理要求：纸质文件：去除夹带物，按时间顺序或逻辑关系排序，加装统一规格档案盒，标注文件清单；电子文件：采用PDF格式（避免格式兼容问题），命名规则与编号一致，存储至指定服务器文件夹，定期备份（每周增量备份，每月全量备份）。（四）立卷归档移交登记：档案联络员每月5日前将整理好的文件（含纸质及电子版）移交至企业档案管理员*某，填写《文件归档移交清单》（见配套表单1），双方签字确认。入库上架：档案管理员核对文件完整性、编号准确性后，将纸质文件按分类上架存放，电子文件录入档案管理系统，建立索引信息。（五）保管与维护环境管理：档案库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫设备，每日记录温湿度。定期检查：每季度对档案进行清点，检查是否有损坏、丢失，发觉问题及时处理并记录；电子文件每半年进行一次备份有效性验证。（六）借阅与利用申请审批：因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅申请表》（见配套表单2），经部门负责人经理审批；涉密文件需经分管领导总审批。借阅规范：纸质档案：原则上不借出，确需借出的借阅期限不超过3个工作日，归还时档案管理员检查文件完整性；电子档案：通过档案管理系统在线查阅，禁止或导出，特殊情况需经审批后由档案管理员操作。（七）鉴定与销毁鉴定流程：保管期限届满的档案，由档案管理员*某牵头成立鉴定小组（含部门代表、法务专员），对档案价值进行重新鉴定。销毁执行：对无保存价值的档案，填写《文件销毁审批表》（见配套表单3），经总经理*审批后，由两人以上监销，纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁（保留销毁记录），电子档案彻底删除并销毁备份。三、配套工具表单模板表单1：文件归档移交清单序号文件名称文件编号形成部门形成日期页数/份数密级保管期限移交人接收人移交日期备注12023年度工作总结XZ-2023-002-内行政部2023-12-2515内部长期张*李*2024-01-05-2采购合同（XX项目）CG-2023-058-密采购部2023-11-108秘密长期王*李*2024-01-05-表单2：文件借阅申请表申请人部门借阅事由文件名称及编号借阅日期预计归还日期审批人（部门）审批人（分管领导）档案管理员备注赵*市场部项目复盘年度营销计划（XS-2023-012-内）2024-03-012024-03-05刘*经理-已登记，限查阅孙*财务部审计配合2023年Q4财务报表（CW-2023-045-内）2024-03-022024-03-04-陈*总已审批，可借出表单3：文件销毁审批表序号文件名称文件编号数量保管期限鉴定小组意见部门负责人意见分管领导意见总经理审批监销人销毁日期备注12022年日常通知XZ-2022-030-内50份短期无保存价值，建议销毁同意同意同意张、王2024-02-20已粉碎四、执行要点与风险提示责任明确：各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，档案管理员负责统筹管理，保证责任到人、流程闭环。密级管控：涉密文件需单独存放，借阅、复制需严格审批，电子涉密文件加密存储，严禁通过非加密渠道传输。电子文件管理：电子文件归档需保证元数据完整（如形成时间、作者、修改记录），定期检查备份有效性，防止数据丢失。合规销毁：严禁私自销毁档案，销毁过程需全程留痕，记录保存不少于10年，避免法律