技术文档编写与提交规范手册

技术文档编写与提交规范手册一、引言技术文档是团队协作、知识沉淀与项目传承的核心载体，其质量直接影响需求传递、研发效率及后期维护成本。本手册旨在规范技术文档的编写逻辑、格式要求及提交流程，保证文档内容完整、表述清晰、版本可控，为跨角色协作（研发、测试、产品、运维等）提供统一标准，降低信息传递偏差，提升项目整体交付质量。二、适用范围与核心价值（一）适用对象本规范适用于公司内部所有技术相关岗位人员，包括但不限于：产品经理、需求分析师、系统架构师、开发工程师、测试工程师、运维工程师及技术文档专员。（二）适用文档类型覆盖技术全生命周期文档，主要包括：需求类：需求规格说明书（SRS）、用户故事地图、需求变更记录；设计类：系统架构设计文档、数据库设计文档、API接口设计文档、UI/UX设计说明；开发类：模块设计文档、代码注释规范、技术方案说明书；测试类：测试计划、测试用例、测试报告、缺陷分析报告；运维类：部署手册、运维监控文档、故障应急预案；其他：项目总结报告、技术白皮书、用户操作手册。（三）核心价值统一标准：消除因个人习惯差异导致的文档混乱，保证团队成员快速理解文档内容；提升效率：规范化的结构和流程减少重复沟通，降低文档返工率；知识沉淀：结构化文档便于后续项目复用和历史问题追溯；风险控制：通过评审和版本管理，保证文档内容准确反映项目状态，规避因信息缺失导致的决策失误。三、技术文档编写规范（一）内容规范完整性：文档需覆盖核心要素，避免关键信息缺失。例：需求文档需包含“背景目标、功能范围、非功能需求、业务规则、接口定义、验收标准”；测试报告需包含“测试范围、测试环境、用例执行情况、缺陷统计、结论与建议”。准确性：数据、逻辑、技术术语需准确无误，避免模糊表述。禁用词：“大概”“可能”“基本完成”；需替换为具体数值（如“响应时间≤500ms”）、明确状态（如“已完成开发并通过单元测试”）。逻辑性：章节结构需层层递进，结论需有数据或事实支撑。示例：架构设计文档需先说明“设计目标”（如高并发、低延迟），再展开“架构选型”（微服务/单体），最后说明“模块职责与交互关系”。可追溯性：文档内容需与需求、代码、测试用例等关联，便于双向追溯。要求：需求文档中的每条需求需标注唯一ID（如REQ-001），并在设计文档、测试用例中引用该ID；代码注释需关联对应的设计文档章节。（二）格式规范标题层级：采用“章-节-条-款”四级结构，编号统一为“1-1-1-1”格式。示例：1系统概述1.1项目背景1.1.1项目启动时间与目标字体与排版：黑体，一级标题三号加粗，二级标题四号加粗，三级标题小四加粗；宋体小四，行距1.5倍，段首空2字符；图表：需有编号（如图1-1，表2-3）和标题，图表下方居中标注，图表内文字清晰可辨。引用规范：文档内引用其他章节或外部文档时，需注明编号和名称，如“详见3.2接口设计”或“参考《公司安全编码规范V2.0》”。（三）语言规范简洁性：避免冗余语句，用一句话说明核心内容（如“用户通过手机号+验证码登录”而非“为了实现用户登录功能，系统提供了一种登录方式，该方式需要用户输入手机号并获取验证码”）；客观性：以陈述事实为主，避免主观评价（如“该模块功能不达标”改为“该模块在100并发场景下响应时间为1.2s，未达到≤800ms的设计目标”）；术语统一：同一概念需使用固定术语（如“订单”而非“订单信息/下单单据”），首次出现术语时需标注解释（如“API：应用程序接口（ApplicationProgrammingInterface）”）。四、技术文档编写流程详解（一）流程概览文档编写需遵循“需求输入→初稿编写→内部评审→修改完善→最终审核→版本发布”的闭环流程，保证每个环节质量可控。（二）分步骤操作说明1.需求输入与文档立项操作内容：（1）产品经理或需求分析师根据项目需求文档（PRD），明确需编写的技术文档类型、核心内容及交付节点；（2）输出《文档编写计划》，包含文档名称、负责人、编写周期、评审节点、关联需求ID。输出物：《文档编写计划》（模板见附录1）。2.初稿编写操作内容：（1）负责人根据《文档编写计划》及模板（见第五章）撰写初稿，保证内容完整、逻辑清晰；（2）编写过程中需同步更新文档版本号（格式：V主版本号.次版本号.修订号，如V1.0.0），并记录修改日志（模板见附录2）。注意事项：初稿需覆盖文档核心章节，暂未确定的内容需标注“待确认”，并在评审环节明确结论。3.内部评审操作内容：（1）负责人组织3-5人评审团队，至少包括：项目负责人、技术专家（对应文档领域）、1名下游角色（如开发文档需邀请测试工程师参与）；（2）评审前3天将初稿及评审要点（如“需求完整性”“技术可行性”）发送给评审人；（3）评审会上逐章节讨论，记录评审意见（模板见附录3），明确“通过”“修改后通过”“不通过”三种结论。输出物：《文档评审记录》，需包含评审人签字（或电子签名）、评审时间、意见及修改责任人。4.修改完善操作内容：（1）根据《文档评审记录》逐条修改，对“不通过”项需重新设计或补充内容；（2）修改完成后更新版本号（如V1.0.0→V1.0.1），并在修改日志中说明本次修改内容；（3）将修改稿反馈给评审人确认，直至所有“修改后通过”项闭环。5.最终审核操作内容：（1）项目负责人或文档专员对修改后的文档进行最终审核，重点检查：评审意见是否全部闭环；版本号及修改日志是否更新；格式是否符合本规范要求。（2）审核通过后，文档进入“待发布”状态；审核不通过则退回重新修改。6.版本发布与归档操作内容：（1）将最终版文档至公司内部文档管理系统（如Confluence、SharePoint），按“项目名称-文档类型-版本号”命名（如“电商系统-需求规格说明书-V1.0.0”）；（2）更新《项目文档清单》（模板见附录4），记录文档名称、版本号、发布时间、访问权限（公开/内部/秘密）；（3）归档路径：服务器目录“/项目文档/项目名称/文档类型/”。五、文档提交与审核流程（一）提交要求提交内容：文档最终版（PDF+可编辑源文件，如Word/）、《文档评审记录》、《修改日志》；提交时间：在计划交付节点前2个工作日提交，预留审核时间；提交渠道：通过公司内部文档管理系统提交，需填写“关联项目”“文档类型”“版本号”等字段，并抄送给项目负责人及文档专员。（二）审核标准审核维度审核要点内容完整性是否覆盖文档核心章节，关键信息（如需求、设计参数、测试数据）是否无缺失逻辑一致性前文描述与后文结论是否矛盾，章节间逻辑是否连贯格式规范性标题层级、字体、图表编号、引用标注是否符合本规范要求版本管理版本号是否按规则更新，修改日志是否清晰记录本次修改内容关联追溯性文档内容是否与需求ID、代码分支、测试用例编号等关联，能否双向追溯（三）审核结果处理通过：文档归档，更新《项目文档清单》，通知相关人员查阅；需修改：明确修改项及截止时间，退回提交人修改后重新提交审核；不通过：文档存在重大缺陷（如需求与设计严重冲突、核心数据缺失），需重新编写初稿，流程返回至“初稿编写”环节。六、标准化示例（一）技术文档基本信息表（模板）文档名称例：电商系统-用户模块需求规格说明书文档编号PRD-USER-2023-V1.0.0版本号V1.0.0作者*工（产品经理）完成日期2023-10-15密级内部（仅项目组可见）所属项目电商平台升级项目V2.0文档类型需求规格说明书关联需求IDREQ-001,REQ-002,REQ-005关键词用户注册、登录、个人信息管理摘要本文档定义电商系统用户模块的功能需求、非功能需求及验收标准，涵盖注册、登录、信息修改等核心功能。（二）文档内容结构模板（以需求规格说明书为例）1引言1.1目的1.2范围1.3术语定义2需求概述2.1项目背景2.2用户角色2.3功能总览3功能需求3.1用户注册3.1.1需求描述3.1.2输入/输出3.1.3业务规则3.1.4验收标准3.2用户登录…（同3.1结构）4非功能需求4.1功能需求（响应时间、并发量）4.2安全需求（密码加密、防暴力破解）4.3兼容性需求（浏览器、终端设备）5接口需求5.1外部接口（短信验证码、第三方登录）5.2内部接口（用户信息同步）6验收标准6.1功能验收6.2功能验收7附录7.1需求变更记录7.2参考资料（三）文档评审记录表（模板）文档名称电商系统-用户模块需求规格说明书评审时间2023-10-1014:00-16:00评审地点3楼会议室A评审人经理（项目负责人）、工（技术专家）、*工（测试工程师）评审意见1.3.1.3业务规则中“密码强度要求”描述模糊，需补充具体规则（如包含大小写字母+数字，长度8-20位）；2.4.1功能需求未明确并发用户数，需补充“支持1000并发用户登录”；3.图3-1注册流程图未验证码校验环节，需补充。修改状态□通过□修改后通过■不通过修改责任人*工完成时间2023-10-12确认签字*工（2023-10-12）七、常见问题与规避指南（一）内容不完整问题描述：文档缺失关键章节（如需求文档无验收标准、设计文档无异常处理逻辑）。规避措施：编写前严格参照模板检查章节清单，保证核心要素全覆盖；评审时重点检查“完整性”，对缺失项要求补充。（二）术语不统一问题描述：同一文档中“用户”与“客户”“订单”与“交易”混用，导致理解偏差。规避措施：项目启动时建立《项目术语表》，明确核心术语定义；文档编写时对照术语表，首次出现术语时标注解释。（三）版本管理混乱问题描述：文档未更新版本号，或多人同时修改导致内容覆盖。规避措施：严格遵循“V主版本号.次版本号.修订号”规则，重大需求变更时主版本号+1，功能优化时次版本号+1，错误修正时修订号+1；使用文档管理系统锁定编辑权限，避免多人同时修改源文件。（四）评审意见未闭环问题描述：评审意见未全部修改，或修改后未重新确认。规避措施：评审记录中明确每条意见的修改责任人和完成时间；修改后需将文档反馈给原评审人确认，保证“修改后通过”项100%闭环。（五）文档与实际脱节问题描述：设计文档与代码实现不一致，测试用例未覆盖需求。规避措施：设计文档发布前需开发工程师确认技术可行性；测试用例编写时需引用需求文档ID，保证需求与用例双向追溯；代码提交时需关联设计文档章节，定期检查文档与代码的一致性。八、附录（一）附录1：《文档编写计划》模板文档名称负责人编写周期交付节点关联需求ID评审节点用户模块需求说明书*工10.1-10.1410.15REQ-001-00510.10（二）附录2：《文档修改日志》模板版本号修改日期修改人修改内容简述修改原因V1.0.02023-10-01*工初稿完成，涵盖注册、登录功能项目启动V1.0.12023-10-12*工补充密码强度规则、登录并发量要求响应评审意见（三）附录3：《项目文档清单》模板文档名称文档编号版本号发布日期负责人访问权限用户模块需求说明书P