合同管理规范及执行文件模版

合同管理规范及执行文件模版一、适用业务场景本模版适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、合作、租赁等多元业务场景。具体包括：常规业务合同：如商品买卖、服务外包、技术开发、场地租赁等标准化合同；专项合作合同：如战略合作伙伴协议、项目联合开发协议、长期供货框架协议等；内部管理合同：如岗位聘用协议、保密协议、内部承包经营协议等；争议解决相关文件：如合同补充协议、解除协议、纠纷处理备忘录等。无论合同金额大小、履行周期长短，均可通过本模版实现规范起草、审批、执行与归档，保证合同管理合规、高效、可追溯。二、全流程操作指引（一）需求发起与合同立项操作主体：业务部门负责人或项目负责人操作内容：明确合同目的（如“采购生产设备10台，用于XX产线升级”）、合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、核心需求（数量、质量标准、交付时间、价格范围等）；填写《合同立项申请表》（见模板1），附上需求背景说明、预算依据及合作方初步洽谈记录；提交至法务部门及财务部门进行前置审核（重点审核预算合规性、合作方资质初步匹配度）。输出成果：《合同立项申请表》（审批通过后，作为合同起草依据）。（二）合同起草与文本拟定操作主体：业务部门经办人，法务部门指导操作内容：优先选用国家或行业推荐的示范文本，无示范文本的，根据交易特点定制条款；明确合同核心要素：签约主体信息（需与营业执照、授权委托书一致）、标的物名称/服务内容、数量与质量标准（可引用国家标准、行业标准或双方约定标准）、价款与支付方式（明确金额、币种、账户信息、支付条件）、履行期限与地点（具体到年/月/日，注明交货/服务地点）、违约责任（约定违约情形、违约金计算方式或损失赔偿范围）、争议解决方式（优先选择协商、仲裁或诉讼，明确管辖机构）；拟定《合同文本（草案）》，附上附件（如技术参数、验收标准、合作方资质证明等）。输出成果：《合同文本（草案）》《附件清单》（三）内部审核与审批操作主体：业务部门、法务部门、财务部门、分管领导、总经理（或决策机构）操作内容：业务部门审核：重点审核合同内容是否符合业务需求、条款是否完整、数据是否准确（如数量、金额、时间）；法务部门审核：重点审核合同合法性（是否符合法律法规、公司内部制度）、条款严谨性（是否存在歧义、漏洞）、权利义务对等性、违约责任可执行性；财务部门审核：重点审核价款与预算匹配度、支付方式是否符合财务制度、税费承担约定是否清晰、发票类型及开具要求；分管领导审批：审核合同业务必要性、资源投入合理性；总经理/决策机构审批：重大合同（如金额超过XX万元、涉及核心业务）需提交董事会或股东会审议，审批通过后形成《合同审批表》（见模板2）。输出成果：《合同审批表》（各环节审核意见齐全，最终审批人签字确认）。（四）合同签署与用印管理操作主体：法定代表人/授权代表、行政部/印章管理部操作内容：审核合作方授权委托书（若签约人非法定代表人，需提供加盖公章的授权委托书，明确授权范围与期限）；双方签字盖章：法定代表人或授权代表签字，合同骑缝章、公章/合同专用章齐全（合作方章样需与预留印鉴核对一致）；行政部/印章管理部核对《合同审批表》《授权委托书》与合同文本一致后，加盖公司印章，记录用印时间、用印人、合同编号等信息。输出成果：正式签署的合同文本（正本至少一式两份，双方各执一份）。（五）履行跟踪与过程管理操作主体：业务部门经办人、法务部门、财务部门操作内容：业务部门建立《合同履行跟踪表》（见模板3），记录履行关键节点（如交付日期、验收时间、付款节点），指定专人负责跟进；履行过程中发觉对方违约（如延迟交付、质量不达标）或己方可能无法按约履行的，及时书面通知对方，并同步法务部门评估风险，制定应对方案；涉及合同变更、解除的，按“变更管理”流程办理（见第六步）；财务部门根据合同约定支付款项，审核对方发票、验收单等凭证，保证支付条件成就。输出成果：《合同履行跟踪表》《沟通函》《风险预警报告》（如涉及）。（六）合同变更与解除管理操作主体：业务部门、法务部门、审批机构操作内容：变更流程：因市场变化、需求调整等原因需变更合同的，由双方协商一致，签订《合同变更协议》（明确变更内容、生效条件），按原审批流程审核后签署；解除流程：符合法定或约定解除条件的，由守约方发出《合同解除通知书》，说明解除事由，双方协商签订《合同解除协议》（明确财产返还、赔偿损失等事项）；变更或解除协议需作为原合同附件，与原合同具有同等法律效力。输出成果：《合同变更申请表》《合同变更协议》《合同解除通知书》《合同解除协议》。（七）归档与资料管理操作主体：行政部/档案管理部门、业务部门操作内容：合同履行完毕或终止后30日内，业务部门将合同正本、审批表、附件、履行记录（如验收单、付款凭证、沟通函等）整理成册，移交档案管理部门；档案管理部门按合同编号分类存放，建立《合同档案目录》（见模板4），记录归档时间、档案保管期限（一般为合同履行完毕后10年，重大合同可延长至20年）；电子合同需同步归档，保证电子文本与纸质文本一致，存储介质安全可靠。输出成果：《合同档案》《合同档案目录》。三、核心执行文件模板模板1：合同立项申请表项目名称合同编号（暂定）需求部门申请人合作方名称合作方类型□企业□事业单位□其他合同标的预计金额（元）履行期限自___年_月__日至__年__月__日主要需求说明（可附页）立项理由部门负责人意见法务部门审核意见财务部门审核意见分管领导审批模板2：合同审批表合同名称合同编号合作方签约主体合同金额（元）履行期限业务部门审核意见审核人：____年__月__日法务部门审核意见审核人：____年__月__日财务部门审核意见审核人：____年__月__日分管领导审批签字：____年__月__日总经理审批签字：____年__月__日备注模板3：合同履行跟踪表合同编号合同名称合作方履行阶段□履行中□已完成□异常关键节点计划时间实际时间责任人交付/服务启动__年__月__日阶段性验收__年__月__日最终验收__年__月__日付款节点（第__期）__年__月__日风险记录跟进人联系方式模板4：合同档案目录合同编号合同名称签约主体签署日期履行期限档案状态保管期限归档日期□在库□借出□在库□借出四、关键风险提示（一）合同条款合规性风险禁止设置违反法律、行政法规的强制性规定条款（如“争议解决约定为公司所在地诉讼，但公司无住所地”）；格式条款需显著提示对方注意免除或限制己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利的条款，否则可能被认定为无效；涉及行政许可（如特种设备生产、食品经营）的业务，合同标的需符合许可范围，避免超范围经营风险。（二）签约主体资质风险合作方为企业的，需核验其营业执照（是否在有效期内）、经营范围、是否涉及经营异常或严重违法失信；合作方为自然人的，需核验证件号码原件，确认其完全民事行为能力；涉及特殊行业（如建筑、医疗、金融）的，合作方需具备相应资质证书（如建筑业企业资质许可证、医疗机构执业许可证），并在合同中作为附件。（三）履行过程监控风险付款前务必审核对方是否履行了对应义务（如交付合格货物、完成服务并通过验收），避免“先付款后履约”导致资金损失；定期核对《合同履行跟踪表》，对逾期未履行或履行不符合约定的，及时发函催告并保留证据（如邮件、快递签收回执）；合同履行中形成的书面文件（如验收报告、确认函），需由双方授权代表签字并加盖