企业合同管理制度及合同模板

企业合同管理制度及合同模板一、制度目的与适用范围本制度旨在规范企业合同管理流程，防范合同风险，保障企业合法权益，保证合同签订、履行、归档等环节合规高效。适用于企业内部所有部门与外部主体（包括法人、非法人组织及个人）签订的各类合同，涵盖采购、销售、服务、合作、租赁等经济活动。二、部门职责分工业务部门：负责合同起草、前期谈判、履行跟踪及验收，保证合同内容符合业务需求；收集对方主体资格证明材料（如营业执照、资质证书等），对材料的真实性负责。法务部门：负责合同合法性、合规性及条款完整性审核，重点审查主体资格、权利义务、违约责任、争议解决等条款；提供法律风险防控建议。财务部门：审核合同中的付款方式、价款结算、税费承担等财务条款，评估企业资金风险；保证合同履行符合财务制度及预算要求。行政管理部门：负责合同编号管理、用印审批、档案归档及保管，建立合同台账，定期统计合同履行情况。三、合同全生命周期管理流程（一）合同起草启动起草：业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限等核心要素，填写《合同审批表》（附件1），附对方主体资格证明材料。模板选用：优先使用企业标准化合同模板（见附件2）；无模板或需特殊条款时，由业务部门起草初稿，法务部门提供格式支持。内容要求：合同条款应清晰明确，避免歧义；需包含以下必备内容：签约主体全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息；合同标的、数量、质量标准、价款或报酬及支付方式；履行期限、地点和方式；违约责任（明确违约情形及赔偿标准）；争议解决方式（优先约定企业所在地法院诉讼或仲裁）；合同生效条件及份数。（二）合同审核部门审核：业务部门初审：审核合同内容与业务需求一致性、对方履约能力，签署审核意见后提交法务部门。法务部门审核：重点审查条款合法性、合规性、风险点，必要时提出修改意见；审核通过后转财务部门。财务部门审核：审核财务条款合理性，保证付款节奏与企业资金状况匹配，签署意见后返回业务部门。审批权限：金额≤10万元：业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元：增加分管副总经理审批；金额＞50万元：需总经理办公会集体审议。审核时限：各部门应在收到合同后2个工作日内完成审核，紧急合同可适当缩短时限，但需注明原因。（三）合同签署用印申请：审批通过后，业务部门向行政管理部门提交《合同审批表》及最终版合同文本，申请用印。用印管理：行政管理部门核对审批手续齐全性，确认无误后加盖企业公章或合同专用章；严禁在空白或审批不全的合同上用印。签署规范：合同文本需双方法定代表人或授权代表人签字并盖章；授权代表人签署的，需提供授权委托书（见附件3），明确授权范围及期限。（四）合同履行履行跟踪：业务部门为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪对方履约情况（如交付进度、质量验收等），及时记录履行台账。验收确认：合同标的交付后，业务部门会同技术、质量部门（如涉及）进行验收，出具书面验收报告；对方履约不符合约定时，应在法定期限内书面提出异议并保留证据。付款管理：财务部门凭验收合格证明、发票及合同付款条款办理付款，严格执行审批流程，禁止超付或提前付款。（五）合同变更、终止与归档变更与解除：合同履行过程中需变更或解除的，应由双方协商一致并签订书面补充协议；补充协议需履行原审批流程。归档管理：合同签署后10个工作日内，业务部门将合同正本（含附件、审批表、验收报告等）移交行政管理部门归档；行政管理部门按“一合同一档”原则编号、登记、保管，保管期限不少于10年。四、标准化合同模板附件1：合同审批表合同名称合同编号签约对方全称合同金额（大写）合同金额（小写）履行期限起草部门起草人联系方式合同核心内容摘要业务部门审核意见负责人签字：日期：法务部门审核意见负责人签字：日期：财务部门审核意见负责人签字：日期：分管领导审批意见签字：日期：总经理审批意见签字：日期：备注附件2：买卖合同模板合同编号：[]第[]号签约地点：[]签订日期：[]年[]月[]日甲方（买方）：[企业全称]统一社会信用代码：[]法定代表人：[]地址：[]乙方（卖方）：[对方全称]统一社会信用代码：[]法定代表人：[]地址：[]根据《_________民法典》及相关法律法规，甲乙双方平等自愿、协商一致，就甲方向乙方购买[标的物名称]事宜，达成如下协议：第一条标的物信息名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）质量标准第二条付款方式预付款：本合同签订后[]个工作日内，甲方向乙方支付合同总款的[]%，即[]元；到货款：标的物送达甲方指定地点并验收合格后[]个工作日内，支付[]%，即[]元；质保金：预留[]%即[]元作为质保金，质保期满无质量问题后[]个工作日内无息支付。第三条履行期限与方式乙方应于[]年[]月[]日前将标的物送达甲方指定地点：[]；运输方式及费用承担：[]（如：乙方负责运输并承担费用）；交付时双方共同验收，甲方对数量、外观有异议的，应在收到标的物后[]日内提出。第四条质量保证标的物质量应符合[国家/行业/双方约定标准]，质保期为[]个月，自验收合格之日起计算；质保期内出现质量问题，乙方应在接到甲方通知后[]小时内响应，[]日内免费维修或更换。第五条违约责任乙方逾期交货的，每逾期一日按合同总款[]%向甲方支付违约金；逾期超过[]日的，甲方有权解除合同；甲方逾期付款的，每逾期一日按应付未付款项[]%向乙方支付违约金；标的物质量不符合约定的，甲方有权拒收或要求退货，乙方赔偿由此造成的损失。第六条争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方应协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。第七条其他约定[如：合同未尽事宜，可签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力等]甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：[]日期：[]乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：[]日期：[]附件3：授权委托书模板授权委托书本人[姓名]，系[企业全称]（统一社会信用代码：[]）的[职务]，现授权委托[姓名]（证件号码号：[]）作为我方代理人，代表我方处理与[对方全称]就[合同名称]（合同编号：[]）相关的签约事宜，包括但不限于：谈判、起草、签署合同及办理后续履约手续等。代理人在上述权限内签署的文件，我方均予以承认。授权期限：自[]年[]月[]日至[]年[]月[]日。代理人无转委托权。授权人（签字/盖章）：[]日期：[]五、管理要点与风险提示主体资格审查：签约前务必核实对方主体资格，避免与无民事行为能力人或超越经营范围的主体签约；对方为分支机构的，需提供总公司授权书。条款完整性：合同必备条款（如标的、价款、违约责任等）不得遗漏，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，数量、金额需同时包含大小写。法律合规性：禁止签订违反法律法规、公序良俗的合同；涉及行政许可的项目（如特种设备、危险化学品等），需保证对方具备相应资质。履行监控：业务部门需动态跟踪合同履行，发觉对方违约或