工作交接流程标准化操作手册

通用工作交接流程标准化操作手册一、适用情境与触发条件本手册适用于企业内部各类工作交接场景，保证工作连续性与信息传递准确性。具体触发条件包括但不限于：人员变动：员工主动离职、被动解聘、内部调岗（跨部门/跨区域晋升）；岗位空缺：因休假（病假、产假、年假超15天）、培训学习等原因导致岗位临时空缺；项目调整：项目阶段性结束、成员变更、职责重新划分；组织架构调整：部门合并、拆分或职能优化导致工作内容转移。二、标准化操作步骤详解（一）交接准备阶段（提前3-5个工作日）交接发起与确认交接口责任人（如部门负责人/HR）向交接人发出《工作交接通知》，明确交接人（某某）、接收人（某某）、交接范围及截止时间；交接人与接收人确认交接时间表，至少预留3个工作日执行交接（复杂岗位可延长至5个工作日）。交接人梳理工作内容职责清单整理：根据岗位说明书，梳理日常职责、阶段性任务、临时性工作，标注“已完成”“进行中”“待启动”状态；资料文件归集：整理纸质文件（合同、报告、会议纪要等）按“年度-类型”分类装袋标注，电子文件按“项目-日期”命名并存储至指定共享盘（如企业网盘/服务器路径），保证权限可访问；系统账号梳理：列出所有工作相关系统账号（如OA、CRM、财务系统等），注明登录、初始密码、权限范围及密码修改记录（密码需通过企业加密工具传递，禁止明文发送）；待办事项登记：梳理未完成工作（如审批流程、客户跟进、项目节点），注明当前进度、负责人、截止时间及风险提示。接收人提前熟悉接收人提前查阅交接人梳理的职责清单与资料，对疑问点进行标记，便于交接时重点确认；参与与交接人的初步沟通，知晓工作核心逻辑与关键节点。（二）交接执行阶段（按计划时间分步实施）步骤1：职责与流程说明（第1个工作日，时长2-3小时）交接人逐项说明岗位职责，重点讲解“非常规工作”（如跨部门协作流程、应急事件处理机制）；结合实际案例演示关键操作（如系统录入、客户沟通话术），接收人现场操作并记录疑问；明确工作优先级标准（如“紧急重要”事项需4小时内响应，“重要不紧急”事项按日计划推进）。步骤2：资料与实物交接（第2个工作日，时长3-4小时）纸质资料：按分类清单逐项清点，双方签字确认《纸质资料交接清单》（见附件1），交接后资料由接收人统一存档；电子资料：共同打开共享盘文件，核对文件完整性，接收人确认可访问权限后，交接人撤销“编辑权限”仅保留“查阅权限”；实物资产：包括电脑、工牌、办公设备等，核对资产编号与使用状态，填写《实物资产交接表》（见附件2），移交IT部门更新资产台账。步骤3：系统与权限移交（第2个工作日，后续1个工作日验证）交接人现场演示系统登录操作，接收人独立完成3次登录测试；交接人协助接收人修改系统密码，修改后由接收人确认密码可用；涉及外部系统（如客户平台、供应商系统）的，交接人协助对接外部联系人，完成接收人信息更新（如邮箱、手机号）。步骤4：待办事项与客户对接（第3个工作日，时长2小时）逐项核对《待办事项登记表》，明确当前进度、下一步动作及对接人（如“客户A合同审批”：已提交至法务部，预计3个工作日反馈，对接人法务）；对接重要客户/供应商，由交接人介绍接收人，说明自某日起由接收人对接相关工作，并三方确认沟通渠道（如群、联系方式）。（三）交接确认阶段（交接完成后1个工作日内）三方签字确认：交接人、接收人、交接口责任人共同签署《工作交接确认书》（见附件3），明确“交接完成”时间点及后续责任划分；资料归档：交接人将《纸质资料交接清单》《实物资产交接表》提交至部门档案管理员，电子版《工作交接确认书》至HR系统存档；信息同步：交接口责任人将交接结果同步至相关部门（如财务部、IT部、行政部），保证跨部门协作顺畅。（四）交接后跟进阶段（完成交接后1周内）过渡期支持：交接人需配合接收人处理疑问，每日预留1小时对接时间（可通过电话/线上会议），复杂问题需24小时内给出解决方案；问题反馈：接收人若发觉交接遗漏（如未提及的紧急任务、缺失的关键资料），及时向交接口责任人反馈，由责任人协调交接人补充处理；效果评估：交接口责任人于交接后第3个工作日与接收人沟通，知晓交接进展，第7个工作日评估交接是否满足工作需求，未达标则启动二次交接。三、交接清单模板与填写说明附件1：纸质资料交接清单序号资料分类资料名称数量归档位置（共享盘路径/档案柜编号）状态（完成/待完成）备注交接人签字接收人签字1合同类2023年度客户服务合同5份共享盘/合同管理/2023/服务合同完成含附件3份*某某*某某2报告类Q3季度工作总结1份档案柜/部门报告/2023/Q3完成纸质版+电子版*某某*某某3会议纪要类项目周会纪要（10月）4份共享盘/会议纪要/2023/10待完成（需补充10.27会议纪要）10.20后未更新*某某*某某填写说明：“资料分类”按“合同/报告/会议纪要/制度文件”等大类划分；“归档位置”需明确路径，保证接收人快速查找；“状态”为“待完成”的，需在备注栏说明原因及预计完成时间。附件2：实物资产交接表资产名称资产编号规格型号购买日期使用状态（良好/需维修）交接时备注接收人签字交接日期笔记本电脑PC2023001ThinkPadX12023-03良好安装有客户管理系统*某某2023-10-25工牌Badge015-2023-01良好需至行政部重新办理*某某2023-10-25附件3：工作交接确认书交接基本信息项目内容交接人姓名*某某接收人姓名*某某所属部门市场部岗位名称客户主管交接时间2023年10月25日-10月27日交接范围职责、资料、资产、系统权限等交接内容确认职责清单：已梳理完毕，含日常职责8项、阶段性任务3项、临时工作2项；资料文件：纸质资料23份，电子资料15份（共享盘路径：\server*某某）；系统权限：OA、CRM、财务系统权限已移交，密码已修改；待办事项：未完成工作5项，均明确进度与对接人。责任声明交接人*某某已按手册要求完成交接，对交接前工作真实性负责；接收人*某某已确认交接内容完整性，交接后工作由接收人负责；交接口责任人*某某已监督交接流程，确认符合标准。三方签字交接人：______________接收人：______________责任人：______________日期：____年__月日日期：__年__月日日期：__年__月__日四、关键注意事项与风险规避提前规划，避免仓促交接：禁止“当天离职当天交接”，复杂岗位需提前1周启动准备，保证接收人有充足熟悉时间；完整性优先，杜绝“选择性交接”：涉及核心业务、客户资源、财务数据的资料必须全部交接，严禁遗漏关键信息；保密原则，规范信息传递：涉密资料（如未公开合同、薪酬数据）需通过企业加密渠道传递，交接后交接人不得私自复制或泄露；沟通留痕，明确责任边界：重要沟通（如客户对接、风险提示）需通过邮件/企业留痕，避免口头承诺导