企业行政工作文档归档模板

企业行政工作文档归档管理指南一、适用范围与文档类型本指南适用于企业日常行政工作中各类需长期保存或定期查阅的文档管理，涵盖以下核心场景：行政事务类：办公管理制度、固定资产台账、办公环境维护记录、供应商合同及评估表等；人事管理类：员工花名册、入职离职手续清单、考勤统计表、培训档案、奖惩记录（不含敏感信息）等；会议管理类：会议通知、议程、签到表、会议纪要、决议事项跟踪表等；后勤保障类：办公用品采购清单、车辆使用登记表、安全检查记录、物业沟通函件等；专项工作类：企业活动方案及总结、项目验收报告、外部单位往来函件（不含隐私信息）等。二、文档归档操作流程步骤1：文档收集与初步整理责任主体：各业务部门指定专人（如行政专员、人事专员）负责本部门文档的日常收集，保证文档完整性（如会议纪要需附参会人员签到表，合同需含双方盖章页）。整理要求：对收集的文档进行初步分类，去除重复件、空白页，检查是否有缺页、字迹模糊等情况，对不符合要求的文档及时补充或修正。步骤2：文档分类与编码分类标准：按“一级类别+二级类别”划分，例如：一级类别：行政事务（XZ）、人事管理（RS）、会议管理（HY）、后勤保障（HQ）、专项工作（ZX）；二级类别：在一级类别下细分，如“XZ-01”表示行政事务类中的“管理制度”，“RS-02”表示人事管理类中的“员工档案”。编码规则：采用“部门代码+年份+流水号”格式，例如“XZ-2024-001”表示行政事务部门2024年第1号归档文档。步骤3：文档登记与备案登记工具：使用《企业行政文档归档登记表》（详见模板示例），逐项填写文档名称、分类编码、形成部门、形成日期、页数、密级（普通/内部/秘密）、存放位置、经手人等信息，保证信息与实物文档一致。备案要求：登记完成后，将电子版登记表同步至企业共享服务器（如指定文件夹“行政文档归档库”），纸质版由行政部统一存档。步骤4：文档存储与保管存储方式：纸质文档：按分类编码顺序存入专用档案盒，盒面标注分类编码、文档名称及年份，存放于干燥、通风的档案柜中，避免阳光直射；电子文档：扫描纸质文档形成PDF格式（分辨率不低于300DPI），按分类编码命名（如“XZ-2024-001_办公管理制度.pdf”），存储至指定服务器文件夹，定期备份（每月1次）。密级管理：秘密级文档需单独存放，由行政专员负责保管，借阅时需经部门经理及以上领导审批。步骤5：文档借阅与归还借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文档名称、借阅事由、借阅期限，经部门负责人审批后提交至行政部；管理员核对登记信息，确认无误后借出，并在《归档登记表》中记录借阅人、借阅日期及预计归还日期。归还要求：借阅人需在到期归还文档，检查文档完整性；如需续借，需提前1天申请，续借期不超过3天；逾期未还或损坏文档的，按企业相关规定处理。步骤6：文档鉴定与销毁鉴定周期：每年12月由行政部牵头，联合法务部*、业务部门组成鉴定小组，对超期保管（一般为5-10年，具体按文档类型定）的文档进行价值评估。销毁流程：对无保存价值的文档，由鉴定小组出具《文档销毁清单》，经总经理*审批后，由2名以上工作人员共同监销，纸质文档采用粉碎方式销毁，电子文档彻底删除并备份销毁记录，销毁记录保存2年。三、归档模板示例表1：企业行政文档归档登记表序号文档名称分类编码形成部门形成日期页数密级存放位置（柜/盒/电子路径）经手人备注1办公设备管理制度XZ-2024-001行政部2024-03-158普通A柜-01盒-电子/XZ/2024张*24月员工考勤统计表RS-2024-005人事部2024-05-0312内部B柜-03盒-电子/RS/2024李*含加班记录3年度供应商评估报告XZ-2023-012采购部2023-12-2025内部A柜-05盒-电子/XZ/2023王*评估得分：85分表2：企业文档分类编码参考表一级类别代码二级类别代码示例编码行政事务XZ管理制度01XZ-2024-001固定资产台账02XZ-2024-002人事管理RS员工档案01RS-2024-001培训记录02RS-2024-003会议管理HY会议纪要01HY-2024-005决议跟踪表02HY-2024-006后勤保障HQ办公用品采购清单01HQ-2024-008车辆使用登记02HQ-2024-009四、归档管理关键要点及时性原则：文档需在办理完毕后3个工作日内完成归档，避免拖延导致资料散失；会议类文档需在会议结束后2个工作日内整理归档。准确性原则：文档登记信息需与实物一致，分类编码严格按照规则执行，不得擅自更改；电子文档需与纸质文档同步归档，保证内容一致。安全性原则：档案柜需上锁，钥匙由行政专员*专人保管；电子文档存储服务器需设置访问权限，仅授权人员可查看/；秘密级文档的借阅需全程登记，并限制复印。规范性原则：文档销毁必须履行审批程序，严禁私自丢弃或外传；