企业行政管理高效审批流程手册

企业行政管理高效审批流程手册为规范企业内部管理，提升审批效率，明确各环节职责，保证行政事务处理有序、透明，特制定本手册。本手册适用于企业全体员工及涉及行政审批的管理部门，涵盖日常高频审批场景，旨在通过标准化流程减少沟通成本，保障企业运营合规高效。一、费用报销：规范日常支出管理适用情形员工因公开展业务活动产生的必要支出，包括但不限于：市内交通费、差旅费（交通、住宿、餐饮）、办公耗材采购费、业务招待费等。需注意的是，个人消费、非工作相关支出及超出预算标准的费用不在本流程范围内。操作流程步骤1：提交申请（责任人：申请人）登录企业OA系统，进入“费用报销”模块，填写《费用报销申请单》；逐项录入费用发生时间、地点、事由、金额，并清晰的费用凭证（如行程单、采购小票、消费记录等，保证凭证与报销事项一致）；提交前自查费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准等），确认无误后提交至部门负责人审批。步骤2：部门审核（责任人：部门负责人*）部门负责人*登录OA系统，核对报销事由的真实性、费用标准的合规性及预算余额；重点核查费用是否与部门业务需求匹配，是否存在超预算、重复报销等情况；审核通过后，提交至财务部；若驳回，需注明具体原因（如“事由不清晰”“凭证缺失”），退回申请人修改。步骤3：财务复核（责任人：财务审核人*）财务审核人*检查凭证完整性（如是否为合规票据、抬头是否为公司全称）、金额计算准确性（如报销合计、税费分摊）；核对费用是否符合会计准则及公司财务制度，对不符合要求的报销单标注问题并退回；复核通过后，提交至分管领导审批（单笔金额超5000元需分管领导*审批，5000元以下由财务部直接办理支付）。步骤4：款项支付（责任人：财务部）财务部根据审批通过的报销单，在3个工作日内完成款项支付（优先选择企业对公账户转账，特殊情况可发放至员工工资卡）；支付完成后，OA系统自动更新报销状态为“已完成”，并将电子凭证同步至申请人个人账户。表单模板：费用报销申请单项目填写说明申请人信息姓名、所属部门、员工编号、联系方式报销周期费用所属起始日期-截止日期（如2024-05-01至2024-05-31）费用明细按类别分行填写（如“交通费”“办公费”），每类需注明日期、事由、金额、凭证数量报销总额小写金额合计，大写金额（如人民币伍仟元整）附件清单的凭证名称及数量（如“出租车发票3张，合计150元”）申请人签字手写签名或电子签名审批意见部门负责人、财务审核人、分管领导*依次填写审批意见及签字日期关键提示报销需在费用发生后的15个工作日内提交，逾期未提交需说明原因，经部门负责人*审批后方可受理；凭证需原件扫描或清晰拍照，保证金额、日期、事由可辨认，涂改、模糊的凭证不予认可；业务招待费需注明招待对象、事由及参与人数，且每月报销总额不得超过部门年度预算的10%；对公支付需提供准确的收款账户信息，错误导致的支付延迟由申请人承担责任。二、请假管理：保障工作有序衔接适用情形员工因个人原因需暂时离岗，包括：病假、事假、年假、婚假、产假/陪产假、丧假等。法定节假日及公司统一安排的假期无需单独申请本流程。操作流程步骤1：发起申请（责任人：申请人）登录OA系统，进入“请假申请”模块，选择请假类型（如“病假”“事假”）；填写请假起止时间、时长（精确到小时）、请假事由，并注明请假期间的工作交接人；根据请假类型证明材料（如病假需提供医院病历/诊断证明，婚假需提供结婚证复印件等）。步骤2：部门审批（责任人：部门负责人*）部门负责人*核对请假事由的真实性及请假时长是否符合公司规定（如事假每年不超过10天，年假根据司龄计算）；评估请假期间工作安排是否合理，保证核心岗位无人空缺；审批通过后，系统自动同步至人力资源部备案；若驳回，需说明理由（如“请假时间冲突未交接工作”）。步骤3：特殊情况审批（责任人：分管领导*）连续请假3天以上（含）或年假超过5天的，需提交分管领导*审批，重点评估对部门工作的影响；产假、丧假等法定假期，由人力资源部直接审核备案，无需分管领导额外审批。步骤4：考勤同步（责任人：人力资源部）人力资源部在OA系统中更新员工考勤状态，将请假记录计入员工考勤档案；请假结束后，员工需在1个工作日内通过OA系统提交“销假申请”，确认返岗时间。表单模板：请假申请单项目填写说明申请人信息姓名、部门、岗位、联系方式请假类型单选（病假/事假/年假/婚假/产假等）请假时间起始日期-截止日期，具体上/下午（如2024-05-10上午至2024-05-12下午）请假事由简要说明（如“突发感冒需就医”“参加家人婚礼”）工作交接人姓名、岗位、联系方式（需交接工作内容及进度）证明材料文件名称及大小（如“诊断证明.pdf，1.2MB”）审批流程部门负责人→分管领导（需审批时）→人力资源部备案关键提示病假需提供二级及以上医院出具的正式证明，急诊病例需附急诊病历；事假应提前3个工作日申请，紧急情况（如突发疾病）需在2小时内电话告知部门负责人*，并在事后24小时内补交申请；年假需根据公司考勤制度提前规划，不得与法定节假日连休（特殊情况需分管领导*审批）；请假期间需保持通讯畅通，如遇紧急工作需配合处理，拒不配合者按旷工处理。三、采购申请：实现资源合理配置适用情形部门因工作需要采购物资或服务，包括：办公用品、设备（电脑、打印机等）、固定资产（办公家具）、服务（保洁、维修）等。预算内采购需填写《采购申请单》，超预算采购需额外提交《预算调整申请》。操作流程步骤1：需求确认（责任人：申请人）申请人明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预估金额；核对部门年度预算，确认采购是否在预算额度内；若超预算，需先填写《预算调整申请》，说明调整原因，提交财务部审核。步骤2：提交申请（责任人：申请人）登录OA系统，进入“采购申请”模块，填写《采购申请单》，《预算调整申请》（若适用）；详细说明采购需求（如“笔记本电脑：ThinkPadX1，i7处理器，16G内存，512G固态硬盘，1台”）；提交至部门负责人*审批。步骤3：审核审批（责任人：部门负责人、分管领导）部门负责人*核对采购需求的必要性及预算合规性，确认是否为部门必需品；分管领导审核采购金额（单笔5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元需分管领导审批，20000元以上需总经理审批）；审批通过后，提交至采购部；若驳回，需注明原因（如“重复采购”“预算不足”）。步骤4：采购执行（责任人：采购部）采购部根据审批结果，选择合格供应商（优先从公司供应商库中选择，新供应商需进行资质审核）；对于金额较大的采购（超10000元），需进行至少3家供应商比价，形成《比价报告》同步至OA系统；确定供应商后，签订采购合同（若适用），下达采购订单，跟踪物流进度。步骤5：验收与入库（责任人：申请人、采购部、行政部）物资到货后，申请人与行政部共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与订单一致；验收合格后，填写《验收单》，申请人、采购部、行政部签字确认；行政部将固定资产录入资产管理台账，办公用品发放至申请人并登记领用信息。表单模板：采购申请单项目填写说明申请部门申请人所属部门采购物品/服务详细名称、规格型号、数量、用途（如“打印机：HPLaserJetM404n，1台，用于部门文件打印”）预估金额小写及大写金额（如人民币捌仟元整）预算信息部门年度预算余额、本次采购是否在预算内（是/否）供应商信息指定供应商（无则填写“从供应商库选择”）审批流程部门负责人→分管领导→采购部→行政部（验收）附件《预算调整申请》（超预算时）、《比价报告》（超10000元时）关键提示采购申请需提前5个工作日提交，紧急采购（如设备故障维修）需在申请中标注“紧急”，并说明原因，由分管领导*加急审批；供应商需具备合法资质（如营业执照、相关行业许可证），采购部需定期更新供应商库，淘汰不合格供应商；固定资产采购需贴好资产标签，明确责任人，行政部每半年进行一次资产盘点；验收不合格的物资，采购部需在3个工作日内联系供应商退换，由此导致的延迟由采购部负责协调。四、合同审批：规避法律风险保障权益适用情形企业与外部单位或个人签订具有法律效力的协议，包括：采购合同、服务合同、租赁合同、保密协议等。所有对外合同均需通过本流程审批，未经审批擅自签订的合同无效，相关责任人需承担法律责任。操作流程步骤1：合同起草（责任人：业务部门*）业务部门*根据合作需求，参考公司《合同模板库》起草合同文本，明确合作双方主体信息、权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款；合同内容需符合法律法规及公司业务要求，避免使用模糊表述（如“大概”“可能”）。步骤2：部门初审（责任人：业务部门负责人*）业务部门负责人*审核合同内容的真实性、完整性及与业务需求的匹配度；核对合作方资质（如营业执照、授权书等），保证合作方具备履约能力；初审通过后，提交至法务部审核。步骤3：法务审核（责任人：法务专员*）法务专员*重点审核合同的法律合规性，包括条款是否公平、是否存在法律风险、违约责任是否明确等；对不合规条款提出修改意见（如“付款方式约定不明确，需补充具体时间节点”）；审核通过后，提交至分管领导；若重大修改，需退回业务部门重新起草。步骤4：领导审批（责任人：分管领导、总经理）分管领导*审核合同的业务必要性及成本效益；总经理*（或其授权人）对合同最终条款进行审批，确认合作意向；审批通过后，法务部出具《合同审批意见书》，合同文本定稿。步骤5：用印与归档（责任人：行政部、法务部）业务部门*持审批通过的《合同审批意见书》及定稿合同文本，至行政部申请合同用印；行政部核对审批流程完整性，确认无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；用印后，合同原件由法务部统一归档，电子版同步至公司档案管理系统，业务部门留存复印件。表单模板：合同审批表项目填写说明合同名称如“XX办公设备采购合同”“XX公司保洁服务协议”合作方信息单位全称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式合同金额小写及大写金额（如人民币壹拾伍万元整）合同期限起始日期-截止日期核心条款摘要合作内容、付款方式、违约责任（简要列出）审批流程业务部门负责人→法务专员→分管领导→总经理→行政部（用印）附件合同草案、合作方资质证明、《法务审核意见书》关键提示合同起草需使用公司最新版标准模板，无模板时需提前向法务部申请定制，避免条款遗漏；合作方为个人时，需核实其证件号码信息及履约能力，必要时要求提供担保；合同用印