企业合同签订管理全流程模板

企业合同签订管理全流程通用模板一、适用范围与场景说明二、合同签订全流程操作指引（一）需求提出与合同立项责任主体：业务需求部门（如采购部、项目部）操作说明：业务部门根据业务需求（如生产采购、项目合作等），填写《合同需求申请表》，明确合同标的（货物/服务/项目名称、规格型号、技术参数等）、合同金额预估、履行期限、合作方初步意向等关键信息。需求部门负责人对申请表进行审核，保证需求符合企业战略规划及预算要求。涉及重大项目或金额超过一定标准（如人民币50万元）的，需提交分管领导审批，完成合同立项。输出文件：《合同需求申请表》（含部门负责人及分管领导审批意见）。（二）合同起草与内容审核责任主体：业务部门主导，法务部（或合规专员）、财务部协同操作说明：合同起草：业务部门根据立项需求，使用企业标准合同模板（或参考行业通用模板）起草合同文本，明确以下核心条款：合同主体双方（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人联系方式）；合同标的（详细描述、数量、质量标准、验收标准）；权利义务（双方主要职责、交付/服务期限、付款方式及周期）；违约责任（违约情形、赔偿标准、争议解决方式）；保密条款、知识产权归属、合同生效及终止条件等。内容审核：业务审核：业务部门负责人核对合同内容是否与需求一致，标的、金额、期限等关键信息是否准确。法务审核：法务部重点审核合同合法性（是否符合法律法规）、条款完整性（有无遗漏关键约定）、权利义务对等性、违约责任可执行性，避免“霸王条款”或法律漏洞。财务审核：财务部审核付款方式、发票类型（如需）、税务合规性、资金安排是否符合企业财务制度，涉及大额付款需明确分期支付节点。修订完善：根据审核意见修改合同文本，经业务、法务、财务三方确认后，形成合同终稿。输出文件：合同草案（含修订记录）、审核意见表（业务/法务/财务签字确认）。（三）内部审批流程责任主体：业务部门、法务部、财务部、分管领导、总经理（根据合同金额及重要性分级）操作说明：分级审批标准：金额≤10万元：业务部门负责人+法务部审核+分管领导审批；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部+财务部+分管领导审批；金额＞50万元：上述部门+总经理审批，涉及重大事项（如对外投资、并购）需提交董事会审议。审批流程：业务部门将终稿合同及《合同审批表》提交至下一审批节点；审批人需在1-3个工作日内完成审批，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并注明理由；任何环节审批不通过，需退回业务部门重新修订，完成后再次提交审批。输出文件：《合同审批表》（含各审批节点签字及意见）、最终版合同文本。（四）合同谈判与修订责任主体：业务部门（主导）、法务部（支持）、分管领导操作说明：与合作方就合同条款进行谈判，重点关注价格、交付/服务期限、违约责任、争议解决方式等核心条款，争取对企业有利的约定。谈判达成一致后，根据合作方反馈修改合同文本，修订内容需经法务部审核保证合法性，重大修订需重新履行内部审批流程。双方确认合同内容后，拟定《合同谈判纪要》，记录谈判关键点、修改内容及最终共识，作为合同附件。输出文件：《合同谈判纪要》（双方签字确认）、最终版合同文本（双方盖章前版本）。（五）合同签订与生效责任主体：授权代表、行政部（盖章管理）、法务部（文本存档）操作说明：授权签订：企业法定代表人或其书面授权的代表（需附《授权委托书》，明确授权范围、期限）负责签字，非授权人员不得代表企业签订合同。盖章管理：合同文本需为双方最终确认版本，份数根据双方约定（如一式三份，双方各执一份，企业存档一份）；行政部根据《合同审批表》及《授权委托书》加盖企业公章或合同专用章，严禁在空白合同或未审批合同上盖章；加盖骑缝章（多页合同需保证每页均有印章痕迹，防止抽页换页）。生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效，另有约定（如附条件生效）的，从其约定。输出文件：正式合同文本（双方签字盖章）、《授权委托书》（如需）。（六）合同履行与监控责任主体：业务部门（履行主体）、财务部（付款管理）、法务部（风险监控）操作说明：履行跟踪：业务部门指定专人负责合同履行，按合同约定跟踪标的交付、服务提供、验收等进度，填写《合同履行跟踪表》，记录履行时间、质量、问题及处理情况。验收确认：标的或服务交付后，业务部门按合同约定的验收标准组织验收（如需第三方验收的，需邀请合作方及第三方共同参与），形成《验收确认单》并由双方签字盖章。付款管理：财务部根据合同约定及《验收确认单》办理付款，保证付款金额、时间与合同一致，发票合规（如需提供增值税发票，需核对发票信息与合同主体一致）。风险预警：履行过程中出现逾期、质量问题、违约等情况时，业务部门需立即向分管领导及法务部报告，启动争议解决机制（协商、调解、仲裁或诉讼）。输出文件：《合同履行跟踪表》、《验收确认单》、付款凭证、问题处理报告（如需）。（七）合同归档与管理责任主体：行政部（档案管理）、法务部（电子存档）操作说明：归档时间：合同履行完毕或终止后10个工作日内，业务部门将合同文本（含附件、审批表、履行记录等）整理完整，移交至行政部归档。归档内容：包括但不限于合同文本、审批文件、谈判纪要、授权委托书、验收单、付款凭证、往来函件、争议处理文件等。档案管理：纸质档案：按“合同编号+合同名称”分类存放，标注归档日期，建立台账便于查阅；电子档案：扫描合同及相关文件，存储至企业指定服务器或云端管理系统，设置查阅权限，保证信息安全；保存期限：一般合同保存不少于5年，重大合同（如涉及核心业务、大额资产）保存不少于10年，法律法规另有规定的从其规定。输出文件：合同档案台账（纸质/电子）、档案查阅记录。三、配套管理表格模板模板1：合同审批表合同名称合同编号合同主体信息甲方（我方）企业名称：统一信用代码：法定代表人：联系方式：乙方（对方）企业名称：统一信用代码：法定代表人：联系方式：合同核心信息标的物/服务内容合同金额（大写）小写：履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式审核意见业务部门负责人签字：日期：意见：法务部签字：日期：意见：财务部签字：日期：意见：分管领导签字：日期：意见：总经理（如需）签字：日期：意见：模板2：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段时间节点履行内容完成情况标的交付验收付款服务提供问题记录问题描述：处理措施：模板3：合同变更申请表原合同编号原合同名称变更内容变更条款变更前内容变更后内容变更原因审批意见业务部门签字：日期：意见：法务部签字：日期：意见：乙方确认（盖章/签字）日期：意见：四、关键风险控制与注意事项主体资格审查：签订前需核实合作方主体资格（营业执照、经营范围、资质许可证等），避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询信用状况。条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、期限等需明确数字；违约责任需量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖或仲裁机构。审批流程完整：严禁“先签批后补流程”或跳过审批环节，保证所有合同均经过业务、法务、财务及管理层审核，降低决策风险。履行过程留痕：合同履行中的沟通记录（邮件、函