学校综合办公室会议组织规定

学校综合办公室会议组织规定**一、总则**

学校综合办公室会议是学校日常管理工作的重要组成部分，旨在协调各部门工作、解决实际问题、推进学校发展。为确保会议高效、有序进行，特制定本规定。

**二、会议分类与目的**

（一）会议分类

1.**常规例会**：每周召开一次，总结近期工作，安排下周任务。

2.**专题会议**：根据需要临时召开，讨论特定议题，如预算审批、活动策划等。

3.**紧急会议**：针对突发事件或紧急情况，随时召开，迅速协调应对。

（二）会议目的

1.传达学校决策部署，确保政令畅通。

2.协调各部门工作，解决跨部门问题。

3.沟通信息，增强团队协作。

4.研究决策学校重要事项。

**三、会议组织与准备**

（一）会议通知

1.**通知内容**：明确会议时间、地点、议题、参会人员、需准备材料等。

2.**通知方式**：通过邮件、内部通讯工具或公告栏发布，确保所有相关人员及时收到。

3.**提前时间**：常规例会提前3天通知，专题会议和紧急会议根据情况即时通知。

（二）会议材料准备

1.**材料清单**：提前收集各部门需汇报的内容，如工作总结、项目进展、问题清单等。

2.**材料审核**：由办公室负责审核材料，确保内容准确、简洁、重点突出。

3.**材料分发**：会前1天将纸质或电子版材料分发给参会人员，便于提前熟悉议题。

（三）会场布置

1.**地点选择**：根据参会人数选择合适的会议室，确保空间充足、环境安静。

2.**设备调试**：提前检查投影仪、音响、麦克风等设备，确保运行正常。

3.**座位安排**：按部门或职务安排座位，必要时预留旁听席。

**四、会议流程与纪律**

（一）会议流程

1.**主持人开场**：介绍参会人员、会议议题及议程安排。

2.**议题讨论**：各部门按顺序汇报，主持人引导发言，确保讨论聚焦主题。

3.**决策形成**：对重要议题进行表决，形成决议或行动方案。

4.**总结布置**：主持人总结会议内容，明确后续工作分工及完成时限。

（二）会议纪律

1.**准时参会**：参会人员应提前10分钟到达会场，不得无故缺席。

2.**专注议题**：发言需围绕主题，避免无关讨论或闲聊。

3.**记录完整**：指定专人记录会议要点、决议及待办事项。

4.**手机管理**：参会期间将手机调至静音或关闭状态，不得接打电话。

**五、会议纪要与后续跟进**

（一）会议纪要

1.**内容要素**：包括会议时间、地点、参会人员、议题、发言要点、决议事项、责任人及完成时限。

2.**撰写要求**：纪要需条理清晰、客观准确，于会后2个工作日内发布至各部门。

3.**存档管理**：会议纪要由办公室统一存档，便于后续查阅。

（二）后续跟进

1.**任务分配**：将决议事项分解为具体任务，明确责任部门和负责人。

2.**进度跟踪**：办公室定期检查任务完成情况，确保按计划推进。

3.**反馈机制**：各部门需及时反馈工作进展，遇问题及时上报。

**六、附则**

本规定自发布之日起施行，由学校综合办公室负责解释。如遇特殊情况，可由办公室临时调整会议安排，但需提前通知相关人员。

**三、会议组织与准备（续）**

（一）会议通知（续）

1.**通知内容**（续）

-**常规例会**：除基本要素外，需明确上周重点工作完成情况及下周工作计划模板，便于各部门提前准备。

-**专题会议**：需附上议题背景资料、参考方案或数据图表，帮助参会人员提前理解议题。

-**紧急会议**：除核心信息外，需强调会议的紧迫性及预期目标，要求参会人员携带相关工具（如笔记本电脑、计算器等）。

2.**通知方式**（续）

-对于重要会议，可采用多渠道通知，如邮件+短信提醒，确保信息覆盖所有关键人员。

-鼓励参会人员提前确认是否出席，便于统计实际到场人数。

3.**提前时间**（续）

-**专题会议**：根据议题复杂程度，提前5-7天通知，给予充分准备时间。

-**紧急会议**：以即时通讯工具（如企业微信、钉钉）发送通知，确保第一时间响应。

（二）会议材料准备（续）

1.**材料清单**（续）

-**预算审批会议**：需包含项目申请表、费用明细表、资金使用计划、预期效益分析等。

-**活动策划会议**：需包含活动方案初稿、时间表、人员分工、物资需求清单、风险预案等。

2.**材料审核**（续）

-审核时需重点检查数据的真实性和逻辑性，例如：

-**费用明细表**：核对金额是否匹配、票据是否合规。

-**时间表**：确保各阶段节点合理，避免时间冲突。

3.**材料分发**（续）

-对于电子版材料，需设置共享文件夹，并标注不同版本（如“最终版”“讨论稿”），防止混淆。

-对于纸质版材料，需提前统计数量，按部门或职位分装，并在封面上标注会议名称和日期。

（三）会场布置（续）

1.**地点选择**（续）

-**小型会议**（≤10人）：可选择普通会议室，配备基础桌椅和投影设备。

-**大型会议**（>20人）：需选择报告厅或多功能厅，提前布置舞台、签到台及茶歇区。

2.**设备调试**（续）

-调试时需测试以下项目：

-**投影仪**：检查分辨率、亮度及连接线（HDMI/VGA）。

-**音响**：测试麦克风灵敏度、扬声器音量平衡。

-**网络设备**：确保Wi-Fi稳定，备用网线齐全。

3.**座位安排**（续）

-**主持人/主讲人**：设置主座或讲台位置，配备专用麦克风。

-**记录人员**：安排靠近窗户或光线充足的位置，便于书写。

-**旁听人员**：预留后排或站立区域，避免影响主要参会者。

**四、会议流程与纪律（续）**

（一）会议流程（续）

1.**主持人开场**（续）

-开场白需包含：

-**欢迎词**：感谢参会人员准时到场。

-**议程说明**：逐项介绍议题顺序及预计时长。

-**注意事项**：提醒发言时间限制（如每人不超过5分钟）、提问方式等。

2.**议题讨论**（续）

-**引导技巧**：

-当讨论偏离主题时，主持人需用“我们回到XX议题”等语句拉回焦点。

-对于争议性话题，可先记录双方观点，休会后再组织专题讨论。

3.**决策形成**（续）

-**表决方式**：

-**举手表决**：适用于简单决议，需统计同意/反对/弃权人数。

-**投票表决**：适用于重要决策，可使用无记名投票或记名投票。

4.**总结布置**（续）

-总结时需明确：

-**关键决议**：逐条重申通过的事项。

-**行动项**：列出负责人、截止日期及预期成果。

-**下次会议**：如需后续跟进，提前预告会议时间及主要议题。

（二）会议纪律（续）

1.**准时参会**（续）

-**迟到处理**：

-迟到超过15分钟，需在会议结束前简要说明缺席原因。

-严重迟到者，主持人可要求其会后补漏会议纪要。

2.**专注议题**（续）

-**禁止行为**：

-禁止在会议中处理私人事务（如接打电话、回复微信）。

-禁止打断他人发言，需举手示意后等待主持人允许。

3.**记录完整**（续）

-**记录要点**：

-**数据类**：统计人数、金额、百分比等。

-**意见类**：记录不同观点及理由，标注提出人。

4.**手机管理**（续）

-对于重要文件讨论，可要求参会人员将手机调至飞行模式，或统一存放至指定位置。

**五、会议纪要与后续跟进（续）**

（一）会议纪要（续）

1.**内容要素**（续）

-**附件**：对于复杂议题，可附上：

-**图表**：如预算饼图、甘特图等。

-**模板**：如任务分配表、反馈问卷等。

2.**撰写要求**（续）

-**格式规范**：使用公司标准模板，包含封面页（会议名称、日期、编号）、正文、附件清单。

3.**存档管理**（续）

-**电子存档**：上传至共享云盘，设置部门权限。

-**纸质存档**：归档至档案柜，按月份分类。

（二）后续跟进（续）

1.**任务分配**（续）

-**SMART原则**：

-**S**pecific（具体）：明确任务内容，如“完成预算表修订”。

-**M**easurable（可衡量）：设定量化指标，如“3月15日前提交”。

-**A**chievable（可实现）：评估资源是否充足。

-**R**elevant（相关性）：确保任务与会议决议一致。

-**T**ime-bound（时限性）：标注截止日期。

2.**进度跟踪**（续）

-**跟踪方式**：

-**周报**：要求负责人每周提交进度更新。

-**邮件催办**：对逾期任务发送提醒邮件，抄送相关领导。

3.**反馈机制**（续）

-**问题升级**：若负责人无法按时完成，需提前3天上报困难及解决方案建议。

**一、总则**

学校综合办公室会议是学校日常管理工作的重要组成部分，旨在协调各部门工作、解决实际问题、推进学校发展。为确保会议高效、有序进行，特制定本规定。

**二、会议分类与目的**

（一）会议分类

1.**常规例会**：每周召开一次，总结近期工作，安排下周任务。

2.**专题会议**：根据需要临时召开，讨论特定议题，如预算审批、活动策划等。

3.**紧急会议**：针对突发事件或紧急情况，随时召开，迅速协调应对。

（二）会议目的

1.传达学校决策部署，确保政令畅通。

2.协调各部门工作，解决跨部门问题。

3.沟通信息，增强团队协作。

4.研究决策学校重要事项。

**三、会议组织与准备**

（一）会议通知

1.**通知内容**：明确会议时间、地点、议题、参会人员、需准备材料等。

2.**通知方式**：通过邮件、内部通讯工具或公告栏发布，确保所有相关人员及时收到。

3.**提前时间**：常规例会提前3天通知，专题会议和紧急会议根据情况即时通知。

（二）会议材料准备

1.**材料清单**：提前收集各部门需汇报的内容，如工作总结、项目进展、问题清单等。

2.**材料审核**：由办公室负责审核材料，确保内容准确、简洁、重点突出。

3.**材料分发**：会前1天将纸质或电子版材料分发给参会人员，便于提前熟悉议题。

（三）会场布置

1.**地点选择**：根据参会人数选择合适的会议室，确保空间充足、环境安静。

2.**设备调试**：提前检查投影仪、音响、麦克风等设备，确保运行正常。

3.**座位安排**：按部门或职务安排座位，必要时预留旁听席。

**四、会议流程与纪律**

（一）会议流程

1.**主持人开场**：介绍参会人员、会议议题及议程安排。

2.**议题讨论**：各部门按顺序汇报，主持人引导发言，确保讨论聚焦主题。

3.**决策形成**：对重要议题进行表决，形成决议或行动方案。

4.**总结布置**：主持人总结会议内容，明确后续工作分工及完成时限。

（二）会议纪律

1.**准时参会**：参会人员应提前10分钟到达会场，不得无故缺席。

2.**专注议题**：发言需围绕主题，避免无关讨论或闲聊。

3.**记录完整**：指定专人记录会议要点、决议及待办事项。

4.**手机管理**：参会期间将手机调至静音或关闭状态，不得接打电话。

**五、会议纪要与后续跟进**

（一）会议纪要

1.**内容要素**：包括会议时间、地点、参会人员、议题、发言要点、决议事项、责任人及完成时限。

2.**撰写要求**：纪要需条理清晰、客观准确，于会后2个工作日内发布至各部门。

3.**存档管理**：会议纪要由办公室统一存档，便于后续查阅。

（二）后续跟进

1.**任务分配**：将决议事项分解为具体任务，明确责任部门和负责人。

2.**进度跟踪**：办公室定期检查任务完成情况，确保按计划推进。

3.**反馈机制**：各部门需及时反馈工作进展，遇问题及时上报。

**六、附则**

本规定自发布之日起施行，由学校综合办公室负责解释。如遇特殊情况，可由办公室临时调整会议安排，但需提前通知相关人员。

**三、会议组织与准备（续）**

（一）会议通知（续）

1.**通知内容**（续）

-**常规例会**：除基本要素外，需明确上周重点工作完成情况及下周工作计划模板，便于各部门提前准备。

-**专题会议**：需附上议题背景资料、参考方案或数据图表，帮助参会人员提前理解议题。

-**紧急会议**：除核心信息外，需强调会议的紧迫性及预期目标，要求参会人员携带相关工具（如笔记本电脑、计算器等）。

2.**通知方式**（续）

-对于重要会议，可采用多渠道通知，如邮件+短信提醒，确保信息覆盖所有关键人员。

-鼓励参会人员提前确认是否出席，便于统计实际到场人数。

3.**提前时间**（续）

-**专题会议**：根据议题复杂程度，提前5-7天通知，给予充分准备时间。

-**紧急会议**：以即时通讯工具（如企业微信、钉钉）发送通知，确保第一时间响应。

（二）会议材料准备（续）

1.**材料清单**（续）

-**预算审批会议**：需包含项目申请表、费用明细表、资金使用计划、预期效益分析等。

-**活动策划会议**：需包含活动方案初稿、时间表、人员分工、物资需求清单、风险预案等。

2.**材料审核**（续）

-审核时需重点检查数据的真实性和逻辑性，例如：

-**费用明细表**：核对金额是否匹配、票据是否合规。

-**时间表**：确保各阶段节点合理，避免时间冲突。

3.**材料分发**（续）

-对于电子版材料，需设置共享文件夹，并标注不同版本（如“最终版”“讨论稿”），防止混淆。

-对于纸质版材料，需提前统计数量，按部门或职位分装，并在封面上标注会议名称和日期。

（三）会场布置（续）

1.**地点选择**（续）

-**小型会议**（≤10人）：可选择普通会议室，配备基础桌椅和投影设备。

-**大型会议**（>20人）：需选择报告厅或多功能厅，提前布置舞台、签到台及茶歇区。

2.**设备调试**（续）

-调试时需测试以下项目：

-**投影仪**：检查分辨率、亮度及连接线（HDMI/VGA）。

-**音响**：测试麦克风灵敏度、扬声器音量平衡。

-**网络设备**：确保Wi-Fi稳定，备用网线齐全。

3.**座位安排**（续）

-**主持人/主讲人**：设置主座或讲台位置，配备专用麦克风。

-**记录人员**：安排靠近窗户或光线充足的位置，便于书写。

-**旁听人员**：预留后排或站立区域，避免影响主要参会者。

**四、会议流程与纪律（续）**

（一）会议流程（续）

1.**主持人开场**（续）

-开场白需包含：

-**欢迎词**：感谢参会人员准时到场。

-**议程说明**：逐项介绍议题顺序及预计时长。

-**注意事项**：提醒发言时间限制（如每人不超过5分钟）、提问方式等。

2.**议题讨论**（续）

-**引导技巧**：

-当讨论偏离主题时，主持人需用“我们回到XX议题”等语句拉回焦点。

-对于争议性话题，可先记录双方观点，休会后再组织专题讨论。

3.**决策形成**（续）

-**表决方式**：

-**举手表决**：适用于简单决议，需统计同意/反对/弃权人数。

-**投票表决**：适用于重要决策，可使用无记名投票或记名投票。

4.**总结布置**（续）

-总结时需明确：

-**关键决议**：逐条重申通过的事项。

-**行动项**：列出负责人、截止日期及预期成果。

-**下次会议**：如需后续跟进，提前预告会议时间及主要议题。

（二）会议纪律（续）

1.**准时参会**（续）

-**迟到处理**：

-迟到超过15分钟，需在会议结束前简要说明缺席原因。

-严重迟到者，主持人可要求其会后补漏会议纪要。

2.**专注议题**（续）

-**禁止行为**：

-禁止在会议中处理私人事务（如接打电话、回复微信）。

-禁止打断他人发