学校综合办公室值班电话通知规定

学校综合办公室值班电话通知规定一、总则

为确保学校综合办公室值班电话的规范使用和管理，提高应急响应效率，保障校园安全稳定，特制定本通知规定。

二、值班电话设置及用途

（一）值班电话设置

1.学校综合办公室设置专用值班电话，电话号码为：XXX-XXXXXXX。

2.值班电话应保持24小时畅通，确保及时接听和响应各类咨询、求助及通知。

（二）值班电话用途

1.接听校内各部门及教职工的日常咨询，提供必要的信息服务。

2.处理突发事件信息，如火灾、设备故障、人员求助等，并按流程上报和协调处理。

3.接收外部单位的重要通知或紧急联络，确保信息准确传达。

三、值班人员及职责

（一）值班人员安排

1.值班人员由综合办公室指定人员担任，实行轮班制度，每日安排1名值班人员。

2.值班时间：每日8:00至次日凌晨8:00，确保无缝衔接。

（二）值班人员职责

1.值班人员需提前10分钟到岗，熟悉当日工作安排及应急流程。

2.接听电话时，应保持礼貌、规范用语，准确记录来电信息。

3.对于一般咨询，及时解答或转接相关部门；对于突发事件，立即启动应急处理程序。

4.做好值班记录，详细记录来电时间、内容、处理结果及上报情况。

四、应急处理流程

（一）突发事件处理

1.接到突发事件报告后，值班人员应第一时间核实情况，并按以下步骤处理：

(1)立即赶赴现场初步评估情况；

(2)根据事件严重程度，决定是否立即上报校领导及相关部门；

(3)协调校内资源（如安保、后勤）进行现场处置。

2.对于重大事件，值班人员需在30分钟内上报至校领导，并保持信息持续更新。

（二）日常咨询处理

1.接到咨询类来电后，应先询问对方需求，提供准确信息或指引。

2.若问题超出职责范围，需记录并转交至对应部门，同时告知来电人预计处理时间。

五、值班电话使用规范

（一）保持电话畅通

1.值班期间，手机必须保持电量充足，建议配备充电设备。

2.如需外出（如会议、培训），需提前安排替班人员，并告知相关联系人。

（二）记录与反馈

1.值班记录需每日整理成电子文档，存档备查，每月进行一次汇总分析。

2.对于高频出现的问题，需反馈至相关部门，推动改进。

六、监督与考核

（一）监督机制

1.综合办公室负责人不定期抽查值班电话使用情况，确保规范执行。

2.对值班人员的表现进行定期评估，纳入绩效考核。

（二）考核标准

1.值班电话接听及时率：≥95%。

2.事件上报准确率：100%。

3.值班记录完整度：100%。

七、附则

本规定自发布之日起执行，综合办公室负责解释和修订。如有未尽事宜，可随时提出改进建议。

一、总则

为确保学校综合办公室值班电话的规范使用和管理，提高应急响应效率，保障校园安全稳定，特制定本通知规定。本规定旨在明确值班电话的设置、用途、人员职责、应急处理流程、使用规范及监督考核机制，以实现高效、有序的校园运行保障。

二、值班电话设置及用途

（一）值班电话设置

1.学校综合办公室设置专用值班电话，电话号码为：XXX-XXXXXXX。该电话作为校内24小时畅通的统一联络渠道，不得用于非公务用途。

2.值班电话应配备专用线路或设备，避免与其他业务电话混用，确保信号稳定、接听清晰。

3.值班电话位置应选择在办公室显眼且安静区域，便于接听和记录。如需转接其他部门，应确保转接流程顺畅。

（二）值班电话用途

1.**校内咨询服务**：

-接听校内各部门及教职工的日常咨询，包括但不限于办公流程指引、设备报修、活动申请等。

-提供校历、通知公告等信息的查询服务，并引导咨询人获取最准确的官方信息。

2.**突发事件处理**：

-处理突发事件信息，如火灾、停电、设备故障、人员突发疾病或意外伤害等，并按流程上报和协调处理。

-对于火警类事件，需立即确认情况并拨打119报警，同时通知校安保部门及后勤维修团队。

3.**外部联络**：

-接收外部单位的重要通知或紧急联络，如上级部门指导、合作单位沟通等，确保信息准确传达至相关校内人员。

-对于非紧急的外部咨询，可告知其拨打学校公开服务热线或通过官方网站获取信息。

三、值班人员及职责

（一）值班人员安排

1.值班人员由综合办公室指定人员担任，实行轮班制度，每日安排1名值班人员。轮班表需提前发布，并确保值班人员提前熟悉当日工作安排及应急流程。

2.值班时间：每日8:00至次日凌晨8:00，实行12小时轮班制，确保无缝衔接。每班次需提前10分钟到岗，进行交接班和准备工作。

（二）值班人员职责

1.**岗前准备**：

-值班人员需提前10分钟到岗，检查电话线路、设备状态，确保通话正常。

-熟悉当日工作安排，包括校领导行程、重要活动、已报修的设备等，并准备好相关记录表单。

2.**接听与记录**：

-接听电话时，应保持礼貌、规范用语，如“您好，这里是学校综合办公室，请问有什么可以帮您？”

-准确记录来电信息，包括来电时间、来电人姓名/部门、联系方式、问题描述/咨询内容、处理结果等，记录需清晰、完整。

3.**应急处理**：

-对于一般咨询，及时解答或转接相关部门；对于突发事件，立即启动应急处理程序：

(1)**初步评估**：快速了解事件性质、位置、影响范围等关键信息；

(2)**决策上报**：根据事件严重程度，决定是否立即上报校领导及相关部门，并保持信息畅通；

(3)**协调处置**：联系校安保、后勤、医疗等相关团队，协调现场处置，并持续跟踪事件进展。

4.**记录与反馈**：

-做好值班记录，详细记录所有来电及处理情况，每日整理成电子文档，存档备查，每月进行一次汇总分析。

-对于高频出现的问题或系统性问题，需反馈至相关部门，推动改进。

四、应急处理流程

（一）突发事件处理

1.**火警类事件**：

(1)确认火警类型（明火、烟雾等），立即确认位置并拨打119报警；

(2)通知校安保部门及后勤维修团队，组织初期灭火（如使用灭火器）；

(3)根据火情决定是否疏散人员，并向上级领导汇报；

(4)配合消防部门后续调查及处理。

2.**停电事件**：

(1)确认停电范围（局部或全区域），检查是否为设备故障；

(2)通知后勤维修团队排查原因，并向上级领导汇报；

(3)如停电影响重要活动或实验室，需协调临时解决方案（如发电机、备用电源）。

3.**设备故障**：

(1)详细记录故障设备类型、位置、故障现象，通知后勤维修团队；

(2)对于影响教学或安全的设备（如电梯、空调），需优先处理并跟踪修复进度；

(3)告知相关师生预计维修时间及替代方案（如临时教室、设备借用）。

4.**人员求助/意外伤害**：

(1)快速了解情况，如需医疗救助，立即联系校医务室或拨打120；

(2)安排人员陪同前往医院，并通知家属（如适用）；

(3)做好事件记录，后续跟进处理情况。

（二）日常咨询处理

1.**咨询类来电**：

(1)询问对方需求，如“请问您需要咨询什么问题？”；

(2)提供准确信息或指引，如办公流程、设备报修步骤等；

(3)若问题超出职责范围，需记录并转交至对应部门（如教务处、后勤部），同时告知来电人预计处理时间。

2.**重复性咨询**：

-对于高频出现的咨询问题（如“如何请假？”“活动申请流程？”），需整理成FAQ清单，并分享至官网或部门公告栏，减少重复来电。

五、值班电话使用规范

（一）保持电话畅通

1.**设备要求**：

-值班电话必须配备充电设备，确保手机电量充足；如使用固定电话，需检查线路是否正常。

-值班期间，手机需调至静音或震动模式，避免影响工作。

2.**替班制度**：

-如需外出（如会议、培训），需提前安排替班人员，并告知替班人当日工作安排及重要事项；

-替班人员需提前熟悉相关流程，确保无缝衔接。

（二）记录与反馈

1.**值班记录表**：

-每日整理成电子文档（如Excel表格），包含以下字段：来电时间、来电人、联系方式、问题描述、处理步骤、转交部门、结果反馈等；

-每月进行一次汇总分析，识别高频问题或流程漏洞，提出改进建议。

2.**反馈机制**：

-对于系统性问题（如报修流程繁琐、设备老化），需形成书面建议，提交至相关负责人协调解决。

六、监督与考核

（一）监督机制

1.综合办公室负责人不定期抽查值班电话使用情况，包括接听及时率、记录完整性等；

2.安排神秘访客模拟咨询或求助场景，评估值班人员的响应速度和解决问题能力。

（二）考核标准

1.**接听及时率**：值班电话应在铃响3声内接听，目标接听及时率≥95%。

2.**事件上报准确率**：突发事件需在30分钟内上报至校领导及相关部门，准确率100%。

3.**记录完整度**：值班记录需包含所有必要信息，完整度100%。

4.**问题解决率**：对于可当场解决的问题，需在通话结束时确认对方满意；对于转交问题，需在24小时内收到反馈。

七、附则

本规定自发布之日起执行，综合办公室负责解释和修订。如有未尽事宜，可随时提出改进建议。

一、总则

为确保学校综合办公室值班电话的规范使用和管理，提高应急响应效率，保障校园安全稳定，特制定本通知规定。

二、值班电话设置及用途

（一）值班电话设置

1.学校综合办公室设置专用值班电话，电话号码为：XXX-XXXXXXX。

2.值班电话应保持24小时畅通，确保及时接听和响应各类咨询、求助及通知。

（二）值班电话用途

1.接听校内各部门及教职工的日常咨询，提供必要的信息服务。

2.处理突发事件信息，如火灾、设备故障、人员求助等，并按流程上报和协调处理。

3.接收外部单位的重要通知或紧急联络，确保信息准确传达。

三、值班人员及职责

（一）值班人员安排

1.值班人员由综合办公室指定人员担任，实行轮班制度，每日安排1名值班人员。

2.值班时间：每日8:00至次日凌晨8:00，确保无缝衔接。

（二）值班人员职责

1.值班人员需提前10分钟到岗，熟悉当日工作安排及应急流程。

2.接听电话时，应保持礼貌、规范用语，准确记录来电信息。

3.对于一般咨询，及时解答或转接相关部门；对于突发事件，立即启动应急处理程序。

4.做好值班记录，详细记录来电时间、内容、处理结果及上报情况。

四、应急处理流程

（一）突发事件处理

1.接到突发事件报告后，值班人员应第一时间核实情况，并按以下步骤处理：

(1)立即赶赴现场初步评估情况；

(2)根据事件严重程度，决定是否立即上报校领导及相关部门；

(3)协调校内资源（如安保、后勤）进行现场处置。

2.对于重大事件，值班人员需在30分钟内上报至校领导，并保持信息持续更新。

（二）日常咨询处理

1.接到咨询类来电后，应先询问对方需求，提供准确信息或指引。

2.若问题超出职责范围，需记录并转交至对应部门，同时告知来电人预计处理时间。

五、值班电话使用规范

（一）保持电话畅通

1.值班期间，手机必须保持电量充足，建议配备充电设备。

2.如需外出（如会议、培训），需提前安排替班人员，并告知相关联系人。

（二）记录与反馈

1.值班记录需每日整理成电子文档，存档备查，每月进行一次汇总分析。

2.对于高频出现的问题，需反馈至相关部门，推动改进。

六、监督与考核

（一）监督机制

1.综合办公室负责人不定期抽查值班电话使用情况，确保规范执行。

2.对值班人员的表现进行定期评估，纳入绩效考核。

（二）考核标准

1.值班电话接听及时率：≥95%。

2.事件上报准确率：100%。

3.值班记录完整度：100%。

七、附则

本规定自发布之日起执行，综合办公室负责解释和修订。如有未尽事宜，可随时提出改进建议。

一、总则

为确保学校综合办公室值班电话的规范使用和管理，提高应急响应效率，保障校园安全稳定，特制定本通知规定。本规定旨在明确值班电话的设置、用途、人员职责、应急处理流程、使用规范及监督考核机制，以实现高效、有序的校园运行保障。

二、值班电话设置及用途

（一）值班电话设置

1.学校综合办公室设置专用值班电话，电话号码为：XXX-XXXXXXX。该电话作为校内24小时畅通的统一联络渠道，不得用于非公务用途。

2.值班电话应配备专用线路或设备，避免与其他业务电话混用，确保信号稳定、接听清晰。

3.值班电话位置应选择在办公室显眼且安静区域，便于接听和记录。如需转接其他部门，应确保转接流程顺畅。

（二）值班电话用途

1.**校内咨询服务**：

-接听校内各部门及教职工的日常咨询，包括但不限于办公流程指引、设备报修、活动申请等。

-提供校历、通知公告等信息的查询服务，并引导咨询人获取最准确的官方信息。

2.**突发事件处理**：

-处理突发事件信息，如火灾、停电、设备故障、人员突发疾病或意外伤害等，并按流程上报和协调处理。

-对于火警类事件，需立即确认情况并拨打119报警，同时通知校安保部门及后勤维修团队。

3.**外部联络**：

-接收外部单位的重要通知或紧急联络，如上级部门指导、合作单位沟通等，确保信息准确传达至相关校内人员。

-对于非紧急的外部咨询，可告知其拨打学校公开服务热线或通过官方网站获取信息。

三、值班人员及职责

（一）值班人员安排

1.值班人员由综合办公室指定人员担任，实行轮班制度，每日安排1名值班人员。轮班表需提前发布，并确保值班人员提前熟悉当日工作安排及应急流程。

2.值班时间：每日8:00至次日凌晨8:00，实行12小时轮班制，确保无缝衔接。每班次需提前10分钟到岗，进行交接班和准备工作。

（二）值班人员职责

1.**岗前准备**：

-值班人员需提前10分钟到岗，检查电话线路、设备状态，确保通话正常。

-熟悉当日工作安排，包括校领导行程、重要活动、已报修的设备等，并准备好相关记录表单。

2.**接听与记录**：

-接听电话时，应保持礼貌、规范用语，如“您好，这里是学校综合办公室，请问有什么可以帮您？”

-准确记录来电信息，包括来电时间、来电人姓名/部门、联系方式、问题描述/咨询内容、处理结果等，记录需清晰、完整。

3.**应急处理**：

-对于一般咨询，及时解答或转接相关部门；对于突发事件，立即启动应急处理程序：

(1)**初步评估**：快速了解事件性质、位置、影响范围等关键信息；

(2)**决策上报**：根据事件严重程度，决定是否立即上报校领导及相关部门，并保持信息畅通；

(3)**协调处置**：联系校安保、后勤、医疗等相关团队，协调现场处置，并持续跟踪事件进展。

4.**记录与反馈**：

-做好值班记录，详细记录所有来电及处理情况，每日整理成电子文档，存档备查，每月进行一次汇总分析。

-对于高频出现的问题或系统性问题，需反馈至相关部门，推动改进。

四、应急处理流程

（一）突发事件处理

1.**火警类事件**：

(1)确认火警类型（明火、烟雾等），立即确认位置并拨打119报警；

(2)通知校安保部门及后勤维修团队，组织初期灭火（如使用灭火器）；

(3)根据火情决定是否疏散人员，并向上级领导汇报；

(4)配合消防部门后续调查及处理。

2.**停电事件**：

(1)确认停电范围（局部或全区域），检查是否为设备故障；

(2)通知后勤维修团队排查原因，并向上级领导汇报；

(3)如停电影响重要活动或实验室，需协调临时解决方案（如发电机、备用电源）。

3.**设备故障**：

(1)详细记录故障设备类型、位置、故障现象，通知后勤维修团队；

(2)对于影响教学或安全的设备（如电梯、空调），需优先处理并跟踪修复进度；

(3)告知相关师生预计维修时间及替代方案（如临时教室、设备借用）。

4.**人员求助/意外伤害**：

(1)快速了解情况，如需医疗救助，立即联系校医务室或拨打120；

(2)安排人员陪同前往医院，并通知家属（如适用）；

(3)做好事件记录，后续跟进处理情况。

（二）日常咨询处理

1.**咨询类来电**：

(1)询问对方需求，如“请问您需要咨询什么问题？”；

(2)提供准确信息或指引，如办公流程、设备报修步骤等；

(3)若问题超出职责范围，需记录并转交至对应部门（如教务处、后勤部），同时告知来电人预计处理时间。

2.**重复性咨询**：

-对于高频出现的