学校综合办公室业务指导书

学校综合办公室业务指导书一、综合办公室概述

综合办公室是学校日常运营的核心部门，负责协调各部门工作、管理行政事务、提供后勤保障和服务支持。其主要职能包括但不限于文件管理、会议组织、信息传达、固定资产管理、档案整理等。为确保各项工作高效有序进行，特制定本业务指导书，明确各项业务操作流程及规范。

二、主要业务流程

（一）文件管理

1.文件收发流程

(1)接收文件：检查文件完整性，核对签收人，及时分发至相关部门。

(2)发送文件：填写发文单，按审批流程传阅，印制后加盖公章，送达指定接收方。

(3)保密文件：专人保管，传阅需登记，完成后及时归档。

2.文件归档管理

(1)分类整理：按年份、部门、文件类型分类。

(2)编目立卷：填写归档目录，装订成册。

(3)电子存档：扫描关键文件，录入数据库，定期备份。

（二）会议组织

1.会议筹备

(1)确定议题：收集各部门需求，明确会议主题。

(2)发送通知：提前3天发布会议通知，注明时间、地点、参会人员及议程。

(3)准备材料：印制会议手册、表单等，确保设备（投影仪、麦克风等）调试到位。

2.会议执行

(1)记录要点：指定专人记录会议决议及待办事项。

(2)会后跟进：整理会议纪要，分发给参会人员，督促任务落实。

（三）固定资产管理

1.购置流程

(1)申请审批：填写资产购置申请表，经部门及财务部门审批。

(2)采购执行：选择合格供应商，签订合同并验收。

(3)登记入账：录入固定资产台账，粘贴标签。

2.维护与报废

(1)定期检查：每年开展资产盘点，确保账实相符。

(2)维修申请：提交维修报告，安排专业人员处理。

(3)报废流程：评估资产使用年限，填写报废申请，经审批后处置。

三、工作规范与要求

（一）服务态度

1.响应及时：接听电话、接待来访时保持耐心，首问负责制。

2.专业用语：使用规范办公术语，避免口语化表达。

（二）保密要求

1.文件保密：非授权人员不得翻阅涉密文件。

2.信息保护：涉及教职工及学生隐私信息需严格管理。

（三）应急处理

1.突发事件响应

(1)报告流程：发现情况（如设备故障、水电问题）立即上报，协调维修。

(2)沟通协调：及时通知相关部门及人员，确保问题快速解决。

2.信息系统维护

(1)数据备份：每日对重要数据（如考勤记录、财务信息）进行备份。

(2)权限管理：定期审查系统用户权限，防止未授权操作。

四、附则

本指导书适用于学校综合办公室全体人员，各部门需结合实际情况执行。定期开展业务培训，确保操作规范。如有疑问，请联系综合办公室负责人。

一、综合办公室概述

综合办公室是学校日常运营的核心部门，负责协调各部门工作、管理行政事务、提供后勤保障和服务支持。其主要职能包括但不限于文件管理、会议组织、信息传达、固定资产管理、档案整理、印章使用、来访接待、车辆调度、办公用品采购与管理、环境卫生监督等。为确保各项工作高效有序进行，特制定本业务指导书，明确各项业务操作流程及规范。

二、主要业务流程

（一）文件管理

1.文件收发流程

(1)接收文件：

1)等待快递或内部传递送达。

2)核对文件清单与实物是否一致，检查文件有无破损、缺失。

3)如有附件，逐一核对页码是否完整。

4)在《文件签收登记簿》上记录文件名称、来源、签收人、签收日期等信息。

5)优先处理加急文件，其余按部门或负责人分拣。

(2)发送文件：

1)收到发文指令后，核对文件内容是否完整、审批手续是否齐全。

2)填写《文件发文单》，注明密级（如有）、发送对象、发送方式（邮寄/内部递送）。

3)根据文件密级，确定传阅范围和签发层级。

4)打印文件，按发文单顺序整理，逐页加盖公章（如需）。

5)使用专用文件袋或信封，标注清晰收件人和“内部文件”等标识。

6)邮寄时保留快递底单，内部递送则记录签收情况。

(3)保密文件：

1)接收涉密文件时，需在指定场所进行，并确保无人旁听。

2)传阅时，由经办人全程监督，传阅记录需逐人签字。

3)传阅完毕后，立即清点回收，不得外借。

4)存放时使用专用保密柜，设置双锁机制。

2.文件归档管理

(1)分类整理：

1)按年份：将当年度文件集中整理。

2)按部门：同一部门文件再细分（如“人事档案”“财务档案”）。

3)按类型：分为“会议纪要”“行政通知”“项目报告”等。

4)按密级：公开文件与涉密文件分开存放。

(2)编目立卷：

1)制作《档案目录》，包含档号、文件标题、日期、页数、保管期限等信息。

2)将文件按顺序排列，使用档案盒装订或胶装。

3)在档案盒外侧标注目录内容，注明存放位置。

(3)电子存档：

1)扫描关键文件（如重要通知、合同、会议决议），分辨率不低于300dpi。

2)使用统一的文件命名规则（如“年份-部门-文件类型-编号”）。

3)将扫描件上传至学校内部云盘，创建文件夹层级与纸质档案一致。

4)定期检查电子文件完整性，每年至少备份一次至异地存储介质（如移动硬盘）。

（二）会议组织

1.会议筹备

(1)确定议题：

1)与发起部门沟通，明确会议目的、预期成果。

2)列出核心议题，控制会议时长（一般不超过2小时）。

3)确定参会人员范围，避免无关人员占用资源。

(2)发送通知：

1)至少提前3天发布《会议通知》，包含会议主题、时间、地点、议程、需准备材料。

2)对于重要会议，可发送邮件及短信双重提醒。

3)提供参会回执方式（如扫描二维码或回复邮件），以便统计实际人数。

(3)准备材料：

1)提前收集各部门需提交的报告或数据，确保准确性。

2)印制会议手册，包含议程、参会名单、发言稿（如有）。

3)检查会议室设备：测试投影仪、麦克风、音响、视频会议系统（如需）。

4)准备签到表、笔、纸、饮用水等辅助物品。

2.会议执行

(1)会场布置：

1)提前1天确认桌椅摆放（如U型、课桌型）。

2)张贴会议主题横幅（如“XX项目启动会”）。

3)准备名牌，供参会人员佩戴。

(2)记录要点：

1)指定记录人，使用笔记本或电子设备记录。

2)重点记录决策事项、负责人、完成时限。

3)会议中途需休憩时，及时提醒时间。

(3)会后跟进：

1)2个工作日内整理《会议纪要》，分发给所有参会人员及相关部门。

2)对于决议事项，建立跟进台账，定期检查进度。

3)收集参会反馈，优化后续会议组织流程。

（三）固定资产管理

1.购置流程

(1)申请审批：

1)填写《固定资产购置申请表》，注明用途、预算、期望到货日期。

2)部门负责人签字确认后，提交至综合办公室汇总。

3)综合办公室审核必要性、预算合理性，转交财务部门复核。

4)财务部门根据学校年度预算批复申请。

(2)采购执行：

1)选择三家以上供应商提供报价，进行比价。

2)签订采购合同，明确付款方式、质保期限。

3)收货时核对品牌、型号、数量，检查外观有无损伤。

4)签署《设备验收单》，注明“已验收合格”字样。

(3)登记入账：

1)使用《固定资产登记表》，录入设备名称、编号、规格、购置日期、价值。

2)粘贴设备标签，标签包含编号、使用部门、购置日期。

3)在财务系统创建固定资产台账，按类别（如办公设备、实验仪器）统计。

2.维护与报废

(1)定期检查：

1)每季度组织一次资产盘点，核对实物与台账是否一致。

2)对大型设备（如空调、打印机）进行季度维护保养，记录保养内容。

3)建立设备故障报修流程，使用《报修登记表》跟踪处理进度。

(2)维修申请：

1)提交《维修申请单》，描述故障现象、设备信息。

2)对于校内维修，协调技术部门安排人员；校外维修，联系供应商。

3)维修完成后，确认问题解决并记录维修费用。

(3)报废流程：

1)设备使用年限达到规定（如办公设备5年、实验仪器8年），提出报废申请。

2)填写《固定资产报废申请表》，说明报废原因（损坏、淘汰等）。

3)经部门、技术部门、财务部门联合审核，报主管领导批准。

4)报废资产可作废品处理，收入上缴财务部门。

5)在台账中注明“报废日期”及处理方式。

三、工作规范与要求

（一）服务态度

1.响应及时：

(1)电话接听：铃响3声内接听，使用“您好，综合办公室”等标准问候语。

(2)来访接待：主动问好，询问需求，引导至接待室或处理区域。

2.专业用语：

(1)避免使用“不知道”“不可能”等否定性表述，改为“请稍等，我帮您查询”或“这个需要协调XX部门”。

(2)使用书面语，如“请提交”“请核对”，而非“给”“弄”。

（二）保密要求

1.文件保密：

(1)涉密文件传阅范围仅限授权人员，不得拍照、复印。

(2)临时离开座位时，锁定电脑屏幕，文件归位。

2.信息保护：

(1)教职工个人信息（如联系方式、家庭住址）需加密存储，非工作需要不得泄露。

(2)学生学籍、成绩等敏感数据需双重密码保护。

（三）应急处理

1.突发事件响应：

(1)水电故障：立即关闭总闸（如情况允许），联系后勤维修，通知受影响部门。

(2)设备故障：记录故障设备清单，协调使用替代设备，跟进维修进度。

(3)自然灾害（如火灾）：启动应急预案，疏散人员，保护重要文件（如转移至地下室）。

2.信息系统维护：

(1)网络中断：检查线路连接，联系网络服务商，期间通过电话或对讲机沟通。

(2)数据丢失：恢复备份系统，记录数据丢失范围及原因，加强日常备份检查。

四、附则

本指导书适用于学校综合办公室全体人员，各部门需结合实际情况执行。定期开展业务培训，确保操作规范。如有疑问，请联系综合办公室负责人。

一、综合办公室概述

综合办公室是学校日常运营的核心部门，负责协调各部门工作、管理行政事务、提供后勤保障和服务支持。其主要职能包括但不限于文件管理、会议组织、信息传达、固定资产管理、档案整理等。为确保各项工作高效有序进行，特制定本业务指导书，明确各项业务操作流程及规范。

二、主要业务流程

（一）文件管理

1.文件收发流程

(1)接收文件：检查文件完整性，核对签收人，及时分发至相关部门。

(2)发送文件：填写发文单，按审批流程传阅，印制后加盖公章，送达指定接收方。

(3)保密文件：专人保管，传阅需登记，完成后及时归档。

2.文件归档管理

(1)分类整理：按年份、部门、文件类型分类。

(2)编目立卷：填写归档目录，装订成册。

(3)电子存档：扫描关键文件，录入数据库，定期备份。

（二）会议组织

1.会议筹备

(1)确定议题：收集各部门需求，明确会议主题。

(2)发送通知：提前3天发布会议通知，注明时间、地点、参会人员及议程。

(3)准备材料：印制会议手册、表单等，确保设备（投影仪、麦克风等）调试到位。

2.会议执行

(1)记录要点：指定专人记录会议决议及待办事项。

(2)会后跟进：整理会议纪要，分发给参会人员，督促任务落实。

（三）固定资产管理

1.购置流程

(1)申请审批：填写资产购置申请表，经部门及财务部门审批。

(2)采购执行：选择合格供应商，签订合同并验收。

(3)登记入账：录入固定资产台账，粘贴标签。

2.维护与报废

(1)定期检查：每年开展资产盘点，确保账实相符。

(2)维修申请：提交维修报告，安排专业人员处理。

(3)报废流程：评估资产使用年限，填写报废申请，经审批后处置。

三、工作规范与要求

（一）服务态度

1.响应及时：接听电话、接待来访时保持耐心，首问负责制。

2.专业用语：使用规范办公术语，避免口语化表达。

（二）保密要求

1.文件保密：非授权人员不得翻阅涉密文件。

2.信息保护：涉及教职工及学生隐私信息需严格管理。

（三）应急处理

1.突发事件响应

(1)报告流程：发现情况（如设备故障、水电问题）立即上报，协调维修。

(2)沟通协调：及时通知相关部门及人员，确保问题快速解决。

2.信息系统维护

(1)数据备份：每日对重要数据（如考勤记录、财务信息）进行备份。

(2)权限管理：定期审查系统用户权限，防止未授权操作。

四、附则

本指导书适用于学校综合办公室全体人员，各部门需结合实际情况执行。定期开展业务培训，确保操作规范。如有疑问，请联系综合办公室负责人。

一、综合办公室概述

综合办公室是学校日常运营的核心部门，负责协调各部门工作、管理行政事务、提供后勤保障和服务支持。其主要职能包括但不限于文件管理、会议组织、信息传达、固定资产管理、档案整理、印章使用、来访接待、车辆调度、办公用品采购与管理、环境卫生监督等。为确保各项工作高效有序进行，特制定本业务指导书，明确各项业务操作流程及规范。

二、主要业务流程

（一）文件管理

1.文件收发流程

(1)接收文件：

1)等待快递或内部传递送达。

2)核对文件清单与实物是否一致，检查文件有无破损、缺失。

3)如有附件，逐一核对页码是否完整。

4)在《文件签收登记簿》上记录文件名称、来源、签收人、签收日期等信息。

5)优先处理加急文件，其余按部门或负责人分拣。

(2)发送文件：

1)收到发文指令后，核对文件内容是否完整、审批手续是否齐全。

2)填写《文件发文单》，注明密级（如有）、发送对象、发送方式（邮寄/内部递送）。

3)根据文件密级，确定传阅范围和签发层级。

4)打印文件，按发文单顺序整理，逐页加盖公章（如需）。

5)使用专用文件袋或信封，标注清晰收件人和“内部文件”等标识。

6)邮寄时保留快递底单，内部递送则记录签收情况。

(3)保密文件：

1)接收涉密文件时，需在指定场所进行，并确保无人旁听。

2)传阅时，由经办人全程监督，传阅记录需逐人签字。

3)传阅完毕后，立即清点回收，不得外借。

4)存放时使用专用保密柜，设置双锁机制。

2.文件归档管理

(1)分类整理：

1)按年份：将当年度文件集中整理。

2)按部门：同一部门文件再细分（如“人事档案”“财务档案”）。

3)按类型：分为“会议纪要”“行政通知”“项目报告”等。

4)按密级：公开文件与涉密文件分开存放。

(2)编目立卷：

1)制作《档案目录》，包含档号、文件标题、日期、页数、保管期限等信息。

2)将文件按顺序排列，使用档案盒装订或胶装。

3)在档案盒外侧标注目录内容，注明存放位置。

(3)电子存档：

1)扫描关键文件（如重要通知、合同、会议决议），分辨率不低于300dpi。

2)使用统一的文件命名规则（如“年份-部门-文件类型-编号”）。

3)将扫描件上传至学校内部云盘，创建文件夹层级与纸质档案一致。

4)定期检查电子文件完整性，每年至少备份一次至异地存储介质（如移动硬盘）。

（二）会议组织

1.会议筹备

(1)确定议题：

1)与发起部门沟通，明确会议目的、预期成果。

2)列出核心议题，控制会议时长（一般不超过2小时）。

3)确定参会人员范围，避免无关人员占用资源。

(2)发送通知：

1)至少提前3天发布《会议通知》，包含会议主题、时间、地点、议程、需准备材料。

2)对于重要会议，可发送邮件及短信双重提醒。

3)提供参会回执方式（如扫描二维码或回复邮件），以便统计实际人数。

(3)准备材料：

1)提前收集各部门需提交的报告或数据，确保准确性。

2)印制会议手册，包含议程、参会名单、发言稿（如有）。

3)检查会议室设备：测试投影仪、麦克风、音响、视频会议系统（如需）。

4)准备签到表、笔、纸、饮用水等辅助物品。

2.会议执行

(1)会场布置：

1)提前1天确认桌椅摆放（如U型、课桌型）。

2)张贴会议主题横幅（如“XX项目启动会”）。

3)准备名牌，供参会人员佩戴。

(2)记录要点：

1)指定记录人，使用笔记本或电子设备记录。

2)重点记录决策事项、负责人、完成时限。

3)会议中途需休憩时，及时提醒时间。

(3)会后跟进：

1)2个工作日内整理《会议纪要》，分发给所有参会人员及相关部门。

2)对于决议事项，建立跟进台账，定期检查进度。

3)收集参会反馈，优化后续会议组织流程。

（三）固定资产管理

1.购置流程

(1)申请审批：

1)填写《固定资产购置申请表》，注明用途、预算、期望到货日期。

2)部门负责人签字确认后，提交至综合办公室汇总。

3)综合办公室审核必要性、预算合理性，转交财务部门复核。

4)财务部门根据学校年度预算批复申请。

(2)采购执行：

1)选择三家以上供应商提供报价，进行比价。

2)签订采购合同，明确付款方式、质保期限。

3)收货时核对品牌、型号、数量，检查外观有无损伤。

4)签署《设备验收单》，注明“已验收合格”字样。

(3)登记入账：

1)使用《固定资产登记表》，录入设备名称、编号、规格、购置日期、价值。

2)粘贴设备标签，标签包含编号、使用部门、购置日期。

3)在财务系统创建固定资产台账，按类别（如办公设备、实验仪器）统计。

2.维护与报废

(1)定期检查：

1)每季度组织一次资产盘点，核对实物与台账是否一致。

2)对大型设备（如空调、打印机）进行季度维护保养，记录保养内容。

3)建立设备故障报修流程，使用《报修登记表》跟踪处理进度。

(2)维修申请：

1)提交《维修申请单》，描述故障现象、设备信息。

2)对于校内维修，协调技术部门安排人员；校外维修，联系供应商。

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