档案调入制度

档案调入制度一、总则（一）目的为规范公司/组织档案调入流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，有效利用档案资源为公司/组织的各项工作提供支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及所有涉及档案调入工作的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案调入工作合法合规。2.真实准确原则：保证调入档案内容真实、准确，与实际情况相符，不得篡改、伪造档案信息。3.及时高效原则：优化档案调入流程，提高工作效率，确保档案及时、准确地调入公司/组织档案管理系统。4.安全保密原则：加强档案调入过程中的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、档案调入范围（一）员工档案1.新入职员工的个人档案，包括但不限于履历、学历学位证书、资格证书、工作经历证明、劳动合同等相关材料。2.员工岗位变动、晋升、降职等涉及的档案信息变更材料。3.员工离职时需移交的个人档案。（二）业务档案1.公司/组织在经营活动中形成的各类业务档案，如合同协议、项目文档、财务报表、营销资料等。2.对外合作项目中涉及的合作方档案，包括合作协议、对方资质证明、往来信函等。（三）其他档案1.上级主管部门或政府机关要求报送、备案的各类档案。2.公司/组织内部管理过程中产生的重要文件、会议记录、规章制度等档案。三、档案调入流程（一）申请1.部门申请各部门因工作需要调入档案时，应填写《档案调入申请表》，详细说明调入档案的名称、数量、用途、预计调入时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.个人申请员工因个人档案相关事宜需要调入档案的，应向所在部门提出申请，经部门负责人审核同意后，由部门统一填写《档案调入申请表》。（二）审核1.档案管理部门初审档案管理部门收到《档案调入申请表》后，对申请内容进行初审，重点审核申请调入档案的必要性、完整性和合规性。对于不符合要求的申请，及时反馈给申请部门并说明原因，要求补充或修改相关信息。2.相关部门会审对于涉及重要业务或敏感信息的档案调入申请，档案管理部门应组织相关部门进行会审。会审部门包括但不限于业务部门、法务部门、财务部门等，各部门根据职责对申请档案进行审核，提出意见和建议。会审通过后，由档案管理部门汇总各方意见，形成会审结论。（三）调入准备1.沟通协调档案管理部门根据审核结果，与档案调出单位或个人进行沟通协调，明确档案调入的具体时间、方式、交接地点等事宜。对于需要特殊处理的档案，如机密档案、电子档案等，应提前制定详细的交接方案，确保交接过程安全、顺利。2.接收安排档案管理部门根据档案调入计划，安排专人负责档案接收工作，并提前准备好接收场地、设备和相关工具。接收人员应熟悉档案调入流程和要求，具备一定的档案管理知识和技能。（四）档案交接1.现场交接档案调出单位或个人将档案送至公司/组织指定的交接地点，与档案接收人员进行现场交接。交接过程中，双方应按照《档案交接清单》逐一核对档案的名称、数量、内容、载体等信息，确保档案准确无误。2.签字确认交接双方核对无误后，在《档案交接清单》上签字确认。《档案交接清单》一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。3.特殊情况处理对于档案交接过程中出现的问题或争议，如档案缺失、损坏、信息不符等，交接双方应及时协商解决。如协商不成，应及时向上级主管部门报告，由上级主管部门协调处理。（五）档案整理与录入1.档案整理档案接收人员将接收的档案按照公司/组织档案管理的分类标准进行整理，确保档案排列有序、编号清晰、目录准确。对于破损、褪色、字迹模糊等需要修复的档案，应及时进行修复处理。2.档案录入档案管理部门安排专人将整理后的档案信息录入公司/组织的档案管理系统，建立电子档案目录和索引，以便于查询和利用。录入过程中应确保信息准确、完整，与纸质档案内容一致。（六）审核与归档1.档案审核档案整理与录入完成后，档案管理部门应组织相关人员对档案进行审核，重点审核档案的整理质量、录入信息的准确性和完整性等。审核通过后的档案方可进行归档。2.档案归档审核通过的档案按照档案管理的规定进行归档，存入公司/组织的档案库房或电子档案存储系统。档案管理人员应定期对归档档案进行检查和维护，确保档案的安全保管。四、档案调入要求（一）档案内容要求1.调入的档案应内容完整、真实、有效，不得有涂改、伪造、缺页等情况。2.档案材料应字迹清晰、纸张完好，符合档案保存的要求。对于不符合要求的档案，应要求调出单位或个人进行补充或更换。（二）档案格式要求1.纸质档案应统一使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，不得压字。2.电子档案应按照公司/组织规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的可读性和可管理性。（三）档案保密要求1.涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，调入过程中应严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.档案管理人员应对调入的档案严格保密，未经授权不得擅自查阅、复制或传播档案内容。五、档案调入责任（一）申请部门责任1.负责填写准确、完整的《档案调入申请表》，并对申请调入档案的必要性和真实性负责。2.配合档案管理部门做好档案调入的审核、沟通协调、交接等工作，确保档案调入工作顺利进行。3.对调入档案的使用和保管负责，按照公司/组织的规定合理使用档案，妥善保管档案，不得擅自销毁、丢失或转借档案。（二）档案管理部门责任1.负责制定和完善档案调入制度，规范档案调入流程，确保档案调入工作依法依规进行。2.对档案调入申请进行审核，组织相关部门会审，提出审核意见和建议。3.负责与档案调出单位或个人进行沟通协调，安排档案接收工作，确保档案安全、准确地调入公司/组织。4.对调入的档案进行整理、录入、审核和归档，建立健全档案管理系统，提高档案利用效率。5.定期对档案调入工作进行检查和总结，发现问题及时整改，不断完善档案调入工作机制。（三）档案接收人员责任1.负责档案接收现场的组织和协调工作，确保档案交接过程顺利进行。2.按照《档案交接清单》认真核对档案信息，对接收档案的数量、内容、载体等负责。3.及时将接收的档案交予档案管理人员进行整理和录入，不得擅自留存或处理档案。4.对档案接收过程中出现的问题或争议及时报告，配合相关部门进行处理。（四）档案调出单位或个人责任1.负责按照公司/组织的要求和档案管理的规定，整理、移交档案，确保档案内容真实、完整、准确。2.配合公司/组织做好档案调入的沟通协调工作，提供必要的档案信息和资料。3.对移交档案的真实性、完整性和合法性负责，不得隐瞒或提供虚假信息。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案调入工作进行审计监督，检查档案调入制度的执行情况、档案调入流程的合规性、档案管理的规范性等。2.档案管理部门定期对档案调入工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向上级主管部门报告自查情况。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府档案管理部门等外部机构的监督检查，积极配合外部机构的工作，如实提供档案调入工作的相关资料和信息。2.根据外部监督检查