社区档案交接制度

社区档案交接制度一、总则（一）目的为了加强社区档案管理，确保社区档案的完整、准确、系统和安全，实现档案资源的有效利用和有序交接，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内所有涉及档案交接的部门、岗位及相关工作人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案交接过程中应确保档案内容真实可靠，不得篡改、伪造档案信息。2.完整性原则：交接的档案应涵盖社区工作的各个方面，保证档案资料的齐全完整。3.规范性原则：严格按照规定的程序、方法和标准进行档案交接，确保交接工作规范有序。4.保密性原则：对涉及社区机密、个人隐私等敏感信息的档案，在交接过程中要严格保密，防止信息泄露。二、档案交接的范围与分类（一）交接范围1.各类文件、通知、决议、纪要等社区行政事务档案。2.社区居民信息档案，包括个人基本资料、家庭情况、服务记录等。3.社区活动档案，如文化活动、志愿服务活动、社区会议等相关资料。4.社区财务档案，如收支记录、账目报表、票据等。5.社区建设与规划档案，包括项目申报文件、规划图纸、建设资料等。6.其他与社区工作相关的具有保存价值的档案资料。（二）档案分类1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类整理，如20XX年永久社区行政。2.人事档案：以个人为单位，按照档案内容进行分类，如基本信息、工作经历、考核记录等。3.业务档案：根据社区不同业务类型进行分类，如社区服务业务档案、社区安全业务档案等。4.声像档案：按照载体形式和内容主题进行分类，如照片档案、录像档案等。三、档案交接的流程（一）交接准备1.交接前，移交部门应按照档案整理要求，对拟移交的档案进行全面清查、核对，确保档案资料齐全、完整、准确，并编制档案移交清单。清单应详细注明档案的名称、数量、保管期限、形成时间等信息。2.接收部门应提前安排好接收档案的场地、设备和人员，并对接收人员进行必要的培训，使其熟悉档案交接的流程和要求。（二）交接实施1.移交人与接收人应在规定的时间和地点进行面对面交接。交接过程中，双方应认真核对档案移交清单，逐卷（件）清点档案数量，检查档案的完整性、准确性和质量状况。2.对于重要档案或存在疑问的档案，双方应进行详细的查阅和核实，确保交接无误。在交接过程中，如发现档案有损坏、缺失、篡改等情况，移交人应负责查明原因并及时处理。3.交接双方核对无误后，应在档案移交清单上签字确认。签字确认的档案移交清单一式三份，移交部门、接收部门和档案管理部门各留存一份，作为档案交接的凭证。（三）交接后的处理1.接收部门应及时对接收的档案进行整理、上架，并按照本社区档案管理规定进行妥善保管。同时，应将档案交接情况及时反馈给档案管理部门。2.档案管理部门应对档案交接过程进行监督和指导，对交接工作中出现的问题及时协调解决。对于交接过程中发现的档案管理问题，应及时总结经验教训，完善档案管理制度和流程。四、档案交接的责任划分（一）移交部门责任1.负责按照档案管理要求，对本部门形成的档案进行收集、整理、立卷、归档，确保档案资料的完整、准确、系统。2.在档案交接前，对拟移交的档案进行全面清查、核对，编制准确无误的档案移交清单，并对档案的真实性、完整性负责。3.按照规定的时间和程序，将档案移交给接收部门，并配合接收部门做好档案交接工作。在交接过程中，如发现档案存在问题，应及时负责处理。（二）接收部门责任1.提前做好接收档案的准备工作，安排专人负责接收档案，并对接收人员进行培训，使其熟悉档案交接流程和要求。2.在档案交接过程中，认真核对档案移交清单，逐卷（件）清点档案数量，检查档案质量，确保接收的档案资料齐全、完整、准确。3.对接收的档案及时进行整理、上架，并按照本社区档案管理规定进行妥善保管。如发现接收的档案存在问题，应及时与移交部门沟通协调解决。（三）档案管理部门责任1.负责制定和完善档案交接制度，明确档案交接的流程、要求和责任划分。2.对档案交接工作进行监督和指导，定期检查档案交接情况，确保档案交接工作规范有序进行。3.负责保管档案移交清单等档案交接凭证，并对档案交接过程中产生的相关资料进行归档保存。五、档案交接的时间规定（一）定期交接1.每年[具体时间]，各部门应将上一年度形成的档案按照档案移交清单的要求，整理后移交给档案管理部门或指定的接收部门。2.定期交接的档案应涵盖本部门全年工作的各个方面，包括文件材料、业务记录、财务报表等。交接时，移交部门应确保档案资料的齐全、完整，并按照规定的分类方法进行整理。（二）临时交接1.在社区工作人员岗位变动、部门调整、项目结束等情况下，涉及档案交接的相关人员应及时办理档案临时交接手续。2.临时交接应在岗位变动、部门调整、项目结束后的[具体时间]内完成。交接时，移交人应将所负责的档案资料按照档案移交清单的要求，详细移交给接收人，并由双方签字确认。六、档案交接的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案交接工作进行检查，检查内容包括档案移交清单的编制、档案数量的清点、档案质量的检查、交接手续的办理等。2.各部门应设立兼职档案管理员，负责本部门档案交接工作的日常监督和自查。兼职档案管理员应定期对本部门档案交接情况进行检查，并向档案管理部门报告检查结果。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查。对于上级部门提出的档案交接工作中的问题和建议，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。2.鼓励社区居民对档案交接工作进行监督。如发现档案交接过程中存在违规行为或档案管理不善等问题，居民可向社区相关部门反映，社区应及时进行调查处理，并将处理结果向居民反馈。七、档案交接过程中的保密要求（一）保密范围1.涉及社区机密信息的档案，如社区发展战略规划、重要决策文件、商业秘密等。2.涉及个人隐私的居民信息档案，如居民身份证号码、健康状况、家庭财产情况等。3.在档案交接过程中知悉的其他不宜公开的信息。（二）保密措施1.交接双方应签订保密协议，明确保密责任和义务。保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、违约责任等内容。2.在档案交接过程中，应采取必要的保密措施，如对涉及保密信息的档案进行加密存储、限制查阅权限、在保密场所进行交接等。3.交接人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露保密信息。如因工作需要查阅保密档案，应经相关部门负责人批准，并在指定地点查阅，查阅过程中不得擅自复制、摘抄保密信息。八、档案交接相关的培训与宣传（一）培训1.档案管理部门应定期组织档案交接相关的培训活动，培训对象包括各部门的档案管理人员、涉及档案交接的工作人员等。2.培训内容应包括档案管理基础知识、档案交接流程、档案整理规范、保密要求等方面。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。3.通过培训，使相关人员熟悉档案交接的重要性和规范性，掌握档案交接的流程和方法，提高档案管理水平和业务能力。（二）宣传1.利用社区公告栏、内部网站、微信公众号等多种渠道，宣传档案交接制度的相关