标准化财务报销申请审批流程模板

标准化财务报销申请审批流程模板一、适用范围与对象二、标准化操作流程（一）费用发生前：申请与备案事前申请（可选）：单笔支出预计超过5000元或涉及大额采购、跨地区业务时，申请人需提前填写《大额支出事前申请表》，说明支出事由、预算金额、用途明细，经部门负责人审核后报分管领导审批，备案后方可执行。票据准备：费用发生时，应取得合法合规的费用凭证（如合规收据、行程单等），凭证需注明支出日期、具体事由、金额、收款方信息，并保证票据清晰、无涂改。涉及多人共同消费的，需注明参与人员及各自承担份额。（二）报销申请：提交材料填写申请单：申请人登录公司财务系统或使用标准化电子表单，完整填写《财务报销申请单》，内容包括：个人基础信息：姓名*、所属部门、员工编号；费用基本信息：报销周期（如2024年X月X日至X月X日）、费用类别（办公费/差旅费/招待费等）、总金额；费用明细：逐笔列明每笔支出的日期、事由、金额、对应的票据号（如发票号码后四位）；附件清单：注明所附票据数量（如“票据5张”）及其他证明材料（如会议通知、出差审批单等）。整理附件：将《财务报销申请单》与费用凭证、证明材料按顺序整理，纸质版需在每张票据右上角注明“报销单编号”，电子版需扫描PDF文件（保证清晰可读），与申请单一并提交。（三）部门审核：初步把关部门负责人审核：申请人将纸质版申请单及附件提交至部门负责人，部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点关注：费用是否与部门预算匹配，是否符合业务必要性；报销事由是否真实、合理，是否存在超标准支出（如差旅住宿标准、招待费限额等）；附件材料是否完整、票据是否合规。审核结果处理：审核通过后，部门负责人在申请单“部门审核意见”栏签字确认；若存在不合规事项，需注明修改意见并退回申请人补充完善。（四）财务复核：合规审查财务部门接收：申请人持部门负责人签字后的申请单及附件，提交至财务部门报销窗口（或通过系统电子版）。财务合规审核：财务人员在1个工作日内完成复核，重点检查：票据真实性（如印章是否清晰、是否在有效期内）、合法性（如是否存在虚假票据）；报销金额计算是否准确（如汇总金额与明细是否一致、税费扣除是否正确）；费用标准是否符合公司规定（如差旅补贴标准、招待费审批权限等）；申请单填写是否完整、附件是否齐全。复核结果反馈：审核通过后，财务人员在申请单“财务复核意见”栏签字并录入系统；若存在问题，注明退回原因（如“票据金额涂改，请重新提供”），通知申请人整改。（五）分级审批：权限管理根据费用金额及类别，实行分级审批制度：小额报销（金额≤5000元）：由财务复核后，报分管该部门的领导审批，审批时限为1个工作日；大额报销（5000元＜金额≤20000元）：需经分管领导审批后，报总经理审批，审批时限为2个工作日；特大额报销（金额＞20000元）：经分管领导及总经理审批后，需提交总经理办公会集体审议，审批时限为3个工作日。审批领导需在申请单“审批意见”栏明确签署“同意”或“不同意”的明确意见，并签字确认。（六）支付与归档费用支付：审批完成后，财务部门根据审批通过的单据，通过银行转账或备用金方式支付报销款项。选择银行转账的，需申请人提供准确的收款账户信息（户名、开户行、账号）；选择备用金的，按公司规定额度发放。资料归档：财务部门对审批通过后的报销申请单、票据、审批意见等资料进行分类编号，存入电子档案系统，纸质版资料按月整理归档，保存期限不少于5年。三、报销申请单模板财务报销申请单基本信息申请人姓名*所属部门员工编号报销周期年月日至年月日费用类别□办公费□差旅费□招待费□培训费□其他________报销总金额（大写）报销总金额（小写）¥费用明细日期事由简述金额（元）对应票据号备注123………………附件清单数量合规票据张证明材料（如出差审批单、会议通知等）份审核审批流程签字日期意见申请人签字部门负责人审核财务复核分管领导审批总经理审批（如需）四、执行关键要点（一）票据管理要求所有报销票据必须为合法合规的原始凭证，禁止使用复印件、过期票据或无公章票据；票据内容需与实际业务一致，如购买办公用品需注明具体品名、数量，避免笼统填写“一批”“若干”；涉及预支款项的报销，需在费用发生后15日内完成冲销，逾期未冲销的将从当月工资中抵扣。（二）时限管理申请人需在费用发生后的30日内提交报销申请，逾期未提交的需提交书面说明，经总经理审批后方可受理；各环节审核人需在规定时限内完成审批，无正当理由逾期未处理的，将纳入部门绩效考核。（三）特殊情况处理紧急支出（如突发维修、临时采购）无法提前申请的，需在费用发生后24小时内口头向部门负责人及财务部门报备，并在3个工作日内补办手续；票据遗失需提交书面说明（经部门负责人签字），并附2名以上同事的证明材料，经总经理审批后，可按金额的50%-80%报销（单张票据遗失超过5000