公司文件存档管理制度电子化操作手册

公司文件存档管理制度电子化操作手册一、应用场景与业务衔接本手册适用于公司各部门日常文件的全生命周期电子化管理，覆盖以下核心业务场景：新文件归档：各部门在业务活动中形成的正式文件（如制度、报告、合同、会议纪要等），需通过电子化系统完成从到存档的完整流程。历史档案数字化：对现有纸质档案进行扫描、转换和电子化存储，实现档案资源的高效利用与长期保存。跨部门协作共享：涉及多部门联合处理的文件，通过系统实现流转、审批与共享，保证信息同步与责任可追溯。审计与调阅支持：应对内外部审计、检查需求，通过系统快速检索、调取及导出相关档案，提升响应效率。本操作与公司OA系统、业务审批系统深度衔接，保证文件管理规范与业务流程统一，避免信息孤岛。二、电子化存档标准化操作步骤（一）文件收集与预处理文件收集：各部门指定档案联络员，定期收集本部门需存档的文件（含电子原文件及纸质文件），保证文件内容完整、签字盖章齐全（如需）。纸质文件数字化：使用公司指定高速扫描仪（分辨率≥300DPI），将纸质文件扫描为彩色/黑白PDF格式；对多页文件进行合并，检查扫描件清晰度，避免歪斜、漏页；通过OCR工具识别文本，保证可检索（如扫描件为图片需手动添加文字层）。电子文件规范处理：原始电子文件（如Word、Excel）需另存为PDF格式（保留不可编辑状态，如需编辑可保留原文件并关联）；文件命名遵循“部门-日期-类型-序号”规则（示例：行政部-20240520-制度-001.pdf），避免特殊字符。（二）档案管理系统登录与权限校验登录公司档案管理系统（通过OA系统入口跳转），使用工号及密码验证身份；系统自动校验当前用户操作权限（如“部门提交权限”“审核权限”“管理员权限”），无权限用户无法进入对应功能模块；首次登录需修改初始密码，密码需包含字母、数字及特殊字符，长度≥8位，并定期更换（每90天强制提醒）。（三）新建档案案卷进入系统“档案管理”模块，“新建案卷”，选择所属部门及档案类别（如“行政类-制度”“财务类-报告”“人事类-合同”等）；系统自动唯一“档号”（规则：年份-部门代码-类别代码-流水号，示例：2024-XZ-001-001），用户不可修改，仅可查看规则；填写案卷基础信息：案卷题名：需简明扼要反映文件内容（示例：“2024年度员工考勤管理制度修订稿”）；形成部门：选择文件所属部门（如行政部、财务部）；责任者：填写文件主要编制人或部门负责人（示例：“*经理”“人力资源部”）；保管期限：根据公司档案保管期限表选择（如“10年”“30年”“永久”）；密级：根据文件敏感程度选择“公开”“内部”“秘密”（默认为“内部”，密级文件需经部门负责人审批后设置）。（四）档案信息著录与附件信息著录：在“档案详情页”填写以下核心字段（带*为必填项）：*题名：与案卷题名一致，保证准确；*责任者：文件编制、审核、签发人员（多人用分号分隔，示例：“主管；经理”）；*形成日期：文件最终定稿日期（格式：YYYY-MM-DD）；*页数：电子文件总页数（示例：25页）；文件摘要：简要说明文件主要内容（示例：“为规范员工考勤管理，明确请假流程，特制定本制度”）；关联项目：如文件涉及具体项目，填写项目名称（示例：“2024年度制度优化项目”）。附件：“添加附件”，预处理后的电子文件（PDF/图片/原文件等），支持批量（单次≤10个文件，总大小≤500MB）；后需校验附件完整性，系统自动附件列表（包含文件名、大小、时间）；对附件可添加说明（示例：“扫描件含签字页原件”“原Word文件供参考”）。（五）审核与流转提交审核：确认档案信息及附件无误后，“提交审核”，系统根据预设流程自动推送至审核人（一般为部门负责人或档案管理员）；审核操作：审核人需在2个工作日内完成审核，可通过系统查看附件及著录信息；审核通过：系统自动流转至“待归档”状态，同步通知提交人；审核驳回：需填写驳回理由（示例：“页数填写错误，请核对扫描件”“责任者遗漏，需补充*总监”），提交人修改后重新提交。（六）正式归档与存储归档操作：档案管理员对审核通过的档案进行“归档”操作，系统自动完成以下流程：分配物理存储路径（按“年份/部门/类别”层级目录）；加密存储（密级文件采用AES-256加密算法）；归档凭证（包含档号、题名、归档日期、操作人等信息）。存储备份：系统每日凌晨自动对归档档案进行异地备份（存储于公司灾备中心），保证数据安全；档案管理员每月检查备份日志，确认备份成功。（七）借阅与利用借阅申请：用户需借阅档案时，在系统“借阅申请”模块填写：档案信息（档号/题名）；借阅用途（示例：“季度审计需调取合同”）；借阅期限（默认≤7个工作日，可申请延长）。审批与查阅：借阅申请经部门负责人审批后，档案管理员授权查阅权限；用户可通过系统在线预览（含水印）或（需管理员审批，记录自动留存）；密级文件需额外经分管领导审批，且仅限在指定办公环境查阅（禁止截图、导出）。归还登记：查阅完毕后，用户在系统“确认归还”，系统自动更新借阅状态；超期未归还将发送提醒至用户及部门负责人。三、档案信息著录表示例档号题名形成部门责任者文件类型密级形成日期页数存储路径备注2024-XZ度员工考勤管理制度修订稿行政部*经理制度内部2024-05-2025/2024/行政部/制度/2024-XZ-001-001含签字页扫描件2024-CW-002-005Q1财务费用分析报告财务部主管；总监报告内部2024-04-1012/2024/财务部/报告/2024-CW-002-005原Excel文件关联四、操作规范与风险控制（一）文件格式与质量要求电子文件优先采用PDF（扫描件为PDF/A格式，保证长期可读）、DOCX、XLSX等标准格式，禁止EXE、BAT等可执行文件；扫描件需清晰完整，无黑边、反光，文字可识别（模糊、歪斜的扫描件需重新扫描）；多页文件合并时需按顺序排列，避免颠倒。（二）保密与权限管理密级档案设置需经部门负责人书面审批，严禁擅自降低或提升密级；用户仅能查看、操作权限范围内的档案，严禁越权查阅或外传档案信息；档案管理员定期（每季度）清理离职用户的系统权限，保证权限与实际岗位匹配。（三）数据备份与恢复除系统自动备份外，档案管理员需每季度手动导出归档档案至离线存储介质（如加密移动硬盘），并存放于专用保险柜；如遇数据丢失，需立即联系系统管理员，通过备份文件进行恢复，同时记录故障原因及处理过程。（四）错误处理与责任追溯发觉档案信息录入错误时，由提交人填写《档案信息修改申请表》，经部门负责人审批后由档案管理员修改（修改记录留存备查）；档案丢失、泄露等情况需24小时内上报公司行政部，由行政部牵头调查，明确责任并按公司规定处理；所有操作日志（登录、审核、借阅等）系统自动留存，保存期限≥10年，保证