档案管理制度豆丁

档案管理制度豆丁一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，确保档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：档案管理应便于公司各部门及员工查询和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门，负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作，集中管理公司各类档案。其主要职责包括：1.负责制定和修订公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责档案管理信息化建设，提高档案管理效率和水平。4.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。5.负责组织档案鉴定、销毁等工作。6.负责与外部档案管理机构的联系与协调，办理档案移交、借阅等手续。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.负责本部门各类档案的收集、整理和归档工作，确保档案的完整性和准确性。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门档案移交综合管理部集中保管。3.负责本部门档案的日常保管和利用工作，确保档案的安全。4.配合综合管理部做好档案管理的其他相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议等文件。3.公司各项规章制度、操作规程、应急预案等文件。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。5.公司各类业务活动中形成的文件、报表、统计资料等。6.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。7.公司的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。8.公司的工程档案，包括项目立项文件、设计图纸、施工资料等。9.公司的设备档案，包括设备采购合同、安装调试记录、维修保养记录等。10.公司的科研档案，包括科研项目立项文件、研究报告、实验数据等。11.公司的荣誉档案，包括获奖证书、荣誉牌匾等。12.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的各类档案，并确保档案的真实性、完整性和准确性。2.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，以防止档案损坏或丢失。3.档案收集责任人应定期对收集到的档案进行整理和核对，确保档案齐全、完整。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、基本建设类、设备仪器类、科研项目类、声像档案类等十大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于档案的检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档，并移交综合管理部。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号规范、编目清晰、装订整齐。2.归档的档案应编制详细的移交清单，双方签字确认。3.综合管理部应及时对归档的档案进行审核，对不符合要求的档案应退回原部门重新整理。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，并在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为1年至15年。（四）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。3.声像档案应按照载体的不同，分别采取相应的保管方式，如照片应冲印或扫描后存储，录像带、录音带应定期进行转录和检查。（五）档案库房管理1.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合规定要求。3.档案库房应建立严格的出入库登记制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应按照相关规定办理手续。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录档案内容。3.复制：公司内部人员因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和综合管理部负责人批准后，到综合管理部办理复制手续。复制档案应使用公司统一的复印机或打印机，并在档案管理人员的监督下进行。（三）利用审批1.公司内部人员查阅、借阅、复制档案，应按照以下审批流程进行：查阅：申请人填写《档案查阅申请表》→所在部门负责人审批→综合管理部查阅。借阅：申请人填写《档案借阅申请表》→所在部门负责人审批→综合管理部负责人审批→办理借阅手续。复制：申请人填写《档案复制申请表》→所在部门负责人审批→综合管理部负责人审批→办理复制手续。2.外部单位查阅、借阅公司档案，应按照以下审批流程进行：查阅：外部单位提交查阅申请函→公司相关部门审核→公司分管领导审批→综合管理部查阅。借阅：外部单位提交借阅申请函→公司相关部门审核→公司分管领导审批→综合管理部负责人审批→办理借阅手续。复制：外部单位提交复制申请函→公司相关部门审核→公司分管领导审批→综合管理部负责人审批→办理复制手续。（四）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、档案编号等信息。2.档案利用登记记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行逐卷、逐件鉴定。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应予以销毁；对于保管期限未满但已失去利用价值的档案，经档案鉴定工作小组审核后，可提前销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组应编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案管理人员负责组织销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.档案销毁后，《档案销毁清册》应作为档案资料永久保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和水平，方便档案的查询和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、保管期限等录入档案管理信息系统，建立档案信息检索平台。3.档案利用管理：通过档案管理信息系统实现档案的查阅、借阅、复制等功能，并对档案利用情况进行记录和统计。4.档案安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保