加油站档案制度

加油站档案制度一、总则（一）目的为加强加油站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在加油站经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所属各加油站的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指加油站在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：加油站档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映加油站的经营管理活动。3.保密性原则：对涉及加油站商业秘密、客户信息等重要档案，应严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）加油站站长职责1.负责本加油站档案管理工作的领导和监督，确保档案管理工作符合公司要求和相关法律法规。2.审核重要档案的形成、收集、整理和归档工作，保证档案质量。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，为档案管理工作提供必要的资源支持。（二）档案管理人员职责1.负责加油站档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理流程和操作规范，指导和监督各岗位人员做好档案资料的收集和整理工作。3.负责档案的保管、统计和安全保密工作，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。4.按照规定的期限和程序，及时对档案进行鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案的查阅、借阅服务工作，严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记和记录。6.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为加油站的经营管理决策提供支持。（三）各岗位人员职责1.在各自的工作范围内，负责收集、整理本岗位工作中形成的各类文件资料，并及时移交档案管理人员。2.严格遵守档案管理制度，妥善保管本岗位使用的档案资料，不得擅自销毁、涂改、转借或丢失。3.积极配合档案管理人员做好档案管理工作，提供必要的协助和支持。三、档案的分类与编号（一）分类加油站档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括加油站的行政文件（如上级文件、内部发文、会议纪要等）、工作计划与总结、规章制度、人事档案、证照资料等。2.业务经营类：涵盖油品采购合同、销售合同、客户档案、市场调研报告、营销活动方案等。3.财务管理类：包含财务报表、会计凭证、税务资料、资金管理文件等。4.安全管理类：涉及安全管理制度、安全检查记录、应急预案、事故处理报告等。5.设备管理类：包括设备台账、设备维护保养记录、设备采购合同、设备报废申请等。6.油品管理类：有油品进库单、出库单（包括油品的品种、数量、质量等信息）、油品损耗记录、油品质量检测报告等。7.员工培训类：包括培训计划、培训教材、培训记录、员工考核成绩等。8.客户服务类：包含客户投诉处理记录、客户满意度调查资料、服务改进措施等。9.信息化管理类：涉及加油站信息系统的相关文档（如系统操作手册、数据备份记录、系统维护记录等）。10.其他类：不属于以上九类的其他重要文件资料。（二）编号1.每类档案按照一定的顺序进行编号，编号采用阿拉伯数字，位数根据档案数量合理确定。2.编号规则示例：行政管理类档案编号为“XZGL001”，其中“XZGL”表示行政管理类，“001”为该类档案的顺序号。其他各类档案编号以此类推。3.在档案整理过程中，应根据编号顺序建立档案目录，详细记录档案的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.加油站各部门和岗位在工作中形成的各类文件、资料、报表、记录等，均应纳入档案收集范围。2.上级主管部门下发的与加油站相关的文件、通知、指示等。3.加油站与外部单位签订的各类合同、协议、信函等。4.加油站内部的会议记录、工作计划、总结报告、统计报表等。5.员工的个人档案资料（如入职登记表、劳动合同、培训记录、考核结果等）。6.加油站设备的采购、安装、调试、维护、维修等过程中形成的文件资料。7.油品的采购、储存、销售、损耗等环节的相关记录和报告。8.加油站开展的各类营销活动、客户服务活动的策划方案、执行记录和效果评估资料。9.加油站信息化建设过程中产生的各类文档，包括系统需求分析报告、设计文档、测试报告、用户手册等。10.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门和岗位应明确专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。4.收集的文件资料应按照一定的分类标准进行初步整理，确保资料的条理清晰。（三）整理方法1.档案管理人员对收集到的文件资料进行进一步整理，按照档案分类标准进行分类。2.对每份文件资料进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明文件资料的题名、日期、来源、保管期限等信息，并将目录卡片放入相应的档案盒内。3.对文件资料进行装订，去除金属物，采用统一规格的档案夹或档案袋进行装订，确保文件资料的整齐、牢固。4.对于纸张较大或较多的文件资料，应进行折叠或裁剪，使其大小与档案夹或档案袋相适应，并在折叠或裁剪处加盖骑缝章。5.对电子文件资料，应按照电子档案管理要求进行整理，建立电子文件目录，确保电子文件的命名规范、存储有序，并定期进行备份。五、档案的归档与保管（一）归档1.整理好的档案应及时归档，按照档案编号顺序放入档案柜或档案架中。2.档案管理人员应建立档案归档登记册，详细记录档案的归档时间、类别、编号、题名等信息，以便查询和统计。3.对于重要档案，应单独设立专柜存放，并进行重点标识，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.加油站档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括加油站的重要合同、协议、营业执照、税务登记证、土地使用证、房产证明等具有重要历史价值和法律意义的文件资料。3.长期保管的档案一般为10年以上，包括加油站的年度工作计划与总结、财务报表、设备台账、油品损耗记录等对加油站经营管理有重要参考价值的文件资料。4.短期保管的档案为110年，如一般性的文件、通知、报表、记录等。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案的完整性和有效性。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案柜架应排列整齐，便于查找和存取档案。档案应分类存放，不同类别的档案之间应留有适当的间隔。3.对档案应定期进行检查和核对，发现问题及时处理。如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应采取相应的修复措施。4.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全。5.对电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，防止电子档案数据丢失或损坏。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。6.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.加油站内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后提交档案管理人员。2.档案管理人员根据申请表提供的信息，在档案目录中查找相应档案，并将档案提供给查阅人员。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等内容，并经加油站站长签字批准。2.档案管理人员根据申请表办理借阅手续，将档案借给借阅人员，并在《档案借阅登记表》上记录借阅信息，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期限届满，应按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定工作应由档案管理人员、加油站站长及相关部门负责人组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、历史价值等因素，对档案进行全面审查和评估。3.对于仍有保存价值的档案，应继续保管；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经鉴定小组签字同意后报公司主管部门审批。（二）销毁1.经公司主管部门批准后，档案管理人员应按照规定的程序对拟销毁的档案进行销毁处理。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清单上签字确认。3.销毁档案的方式可根据档案的性质和数量选择合适的方法，如焚烧、粉碎等。销毁后的档案应无任何残留痕迹，确保档案信息的彻底消除。4.档案销毁后，档案管理人员应及时在档案管理系统中更新档案状态，并将销毁清单归档保存，以备查考。八、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理人员应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案的数量、类别、保管期限、查阅人次、借阅人次等。统计报表应准确、及时、完整，并定期上报加油站站长和公司主管部门。3.通过档案统计分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理工作的改进提供依据。（二）移交1.加油站因机构调整、撤销、合并等原因，需要进行档案移交的，应按照公司规定办理档案移交手续。2.档案移交时，移交单