档案归档制度模版

档案归档制度模版一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的归档管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指本公司/组织在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.完整准确原则：各部门应确保档案的形成过程真实、内容完整、表述准确，反映公司/组织各项工作的全貌。3.便于利用原则：档案的整理和分类应科学合理，便于查找和利用，提高档案的使用效率。二、档案归档范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。3.公司/组织会议记录、纪要、决议等文件。4.公司/组织工作计划、总结、报告等文件。5.公司/组织人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动、奖惩等相关材料。6.公司/组织财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件。7.公司/组织行政公文，包括请示、报告、通知、函等文件。8.公司/组织印章管理文件，包括印章使用登记表、印章保管规定等文件。9.公司/组织办公设备、办公用品采购及管理文件，包括采购合同、领用登记表等文件。10.公司/组织安全、保卫、消防等相关文件，包括安全检查记录、应急预案等文件。（二）业务管理类档案1.市场营销业务档案，包括市场调研报告、客户信息资料、销售合同、营销活动策划及执行记录等文件。2.生产管理业务档案，包括生产计划、生产报表、质量检验报告、设备维护记录等文件。3.研发管理业务档案，包括研发项目立项报告、研发成果报告、实验数据记录等文件。4.质量管理业务档案，包括质量体系文件、质量认证证书、质量检验记录等文件。5.物资采购业务档案，包括采购订单、供应商信息资料、采购合同、验收报告等文件。6.财务管理业务档案，除上述财务档案外，还包括资金预算、成本核算、财务分析报告等文件。7.人力资源管理业务档案，除上述人事档案外，还包括员工培训记录、绩效考核记录、薪酬福利方案等文件。（三）项目管理类档案1.项目立项文件，包括项目可行性研究报告、项目立项申请书、项目批复文件等。2.项目设计文件，包括项目设计方案、图纸、技术规范等文件。3.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等文件。4.项目合同文件，包括项目总承包合同、分包合同、采购合同等文件。5.项目施工文件，包括施工组织设计、施工日志、工程变更记录、工程签证等文件。6.项目监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要等文件。7.项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、质量评估报告、竣工结算报告等文件。（四）客户关系管理类档案1.客户基本信息资料，包括客户名称、地址、联系方式、经营范围等文件。2.客户沟通记录，包括电话记录、邮件记录、拜访记录等文件。3.客户投诉处理记录，包括投诉原因、处理过程、处理结果等文件。4.客户满意度调查记录，包括调查方案、调查问卷、调查结果分析报告等文件。（五）其他类档案1.公司/组织获得的荣誉证书、奖状、奖杯等文件。2.公司/组织对外宣传资料，包括宣传册、海报、宣传片等文件。3.公司/组织与外部单位签订的合作协议、合作项目相关文件。4.公司/组织参加的行业会议、研讨会、培训等活动的相关文件。5.其他具有保存价值的文件、资料、实物等。三、档案归档要求（一）文件材料齐全完整各部门应确保归档的文件材料齐全完整，不得遗漏重要文件。对于文件材料缺失或不完整的，应及时补充或完善。（二）文件材料真实准确归档的文件材料应真实反映公司/组织各项工作的实际情况，内容准确无误。对于虚假或错误的文件材料，不得归档。（三）文件材料格式规范归档的文件材料应采用规范的格式，如文件标题应准确、规范，文件编号应统一、连续，文件日期应完整、准确等。对于格式不规范的文件材料，应进行整理或转换，使其符合归档要求。（四）文件材料字迹清晰归档的文件材料应字迹清晰，易于辨认。对于字迹模糊、难以辨认的文件材料，应进行复制或重印，确保归档文件的质量。（五）文件材料签署完备归档的文件材料应签署完备，包括文件的起草人、审核人、批准人等签名或盖章。对于签署不完备的文件材料，应补充完善相关签署。（六）文件材料分类合理归档的文件材料应按照本制度规定的分类方法进行分类，确保分类合理、便于查找。对于分类不合理的文件材料，应进行调整。四、档案归档流程（一）文件收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.对于业务活动中形成的文件材料，承办人应在工作结束后及时将文件材料整理好，移交部门负责人进行审核。3.部门负责人应定期对本部门收集的文件材料进行检查，确保文件材料的完整性和准确性。（二）文件整理1.各部门收集的文件材料应按照本制度规定的分类方法进行初步整理，将文件材料分为不同的类别，并按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对于文件材料较多的部门，可以采用文件夹、档案盒等方式进行分类存放，并在文件夹或档案盒上标注文件类别、年度、月份等信息，便于查找和管理。3.对于电子文件，应按照电子文件管理的相关规定进行整理，建立电子文件目录，并将电子文件存储在指定的存储设备上。（三）文件审核1.各部门整理好的文件材料应移交综合管理部门进行审核。2.综合管理部门应按照本制度规定的归档要求，对文件材料的完整性、准确性、规范性等进行审核，对于不符合要求的文件材料，应退回原部门进行补充或修改。3.审核通过的文件材料，综合管理部门应进行编号、编目等处理，并填写档案移交清单。（四）文件归档1.审核通过的文件材料，综合管理部门应按照档案保管期限的要求，将文件材料分别归入不同的档案类别，并按照档案存放位置进行存放。2.对于纸质档案，应将文件材料装订成册，并在档案封面标注档案名称、年度、保管期限等信息。3.对于电子档案，应将电子文件存储在档案服务器上，并建立电子档案索引，便于查找和利用。（五）档案编目1.综合管理部门应按照档案管理的相关规定，对归档的档案进行编目，编制档案目录、索引等检索工具。2.档案目录应包括档案编号、档案名称、年度、保管期限、存放位置等信息，便于查找和管理。3.档案索引应根据档案的内容、主题等信息进行编制，便于快速查找所需档案。五、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。3.公司/组织会议记录、纪要、决议等文件。4.公司/组织工作计划、总结、报告等文件。5.公司/组织人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动、奖惩等相关材料。6.公司/组织财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件。7.公司/组织行政公文，包括请示、报告、通知、函等文件。8.公司/组织印章管理文件，包括印章使用登记表、印章保管规定等文件。9.公司/组织获得的荣誉证书、奖状、奖杯等文件。10.其他具有重要历史价值和长期利用价值的文件。（二）定期保管1.短期保管（15年）公司/组织办公设备、办公用品采购及管理文件，包括采购合同、领用登记表等文件。公司/组织安全、保卫、消防等相关文件，包括安全检查记录、应急预案等文件。公司/组织市场营销业务档案，包括市场调研报告、客户信息资料、销售合同、营销活动策划及执行记录等文件，保管期限为3年。公司/组织生产管理业务档案，包括生产计划、生产报表、质量检验报告、设备维护记录等文件，保管期限为3年。公司/组织研发管理业务档案中的一般性项目文件，保管期限为3年。公司/组织质量管理业务档案中的一般性质量检验记录等文件，保管期限为3年。公司/组织物资采购业务档案，包括采购订单、供应商信息资料、采购合同、验收报告等文件，保管期限为3年。公司/组织财务管理业务档案中的一般性财务报表、资金预算等文件，保管期限为3年。公司/组织人力资源管理业务档案中的一般性员工培训记录、绩效考核记录等文件，保管期限为3年。公司/组织客户关系管理类档案中的一般性客户沟通记录、客户投诉处理记录等文件，保管期限为3年。公司/组织与外部单位签订的合作协议、合作项目相关文件，保管期限为协议履行完毕后3年。公司/组织参加的行业会议、研讨会、培训等活动的一般性文件，保管期限为3年。2.中期保管（510年）公司/组织研发管理业务档案中的重要项目文件，保管期限为5年。公司/组织质量管理业务档案中的重要质量体系文件、质量认证证书等文件，保管期限为5年。公司/组织财务管理业务档案中的重要财务分析报告、成本核算资料等文件，保管期限为5年。公司/组织人力资源管理业务档案中的重要薪酬福利方案、员工职业发展规划等文件，保管期限为5年。公司/组织项目管理类档案中的一般性项目立项文件、项目设计文件等文件，保管期限为5年。公司/组织客户关系管理类档案中的重要客户满意度调查记录等文件，保管期限为5年。3.长期保管（1020年）公司/组织项目管理类档案中的重要项目招投标文件、项目合同文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工验收文件等文件，保管期限为10年。公司/组织对外宣传资料，包括宣传册、海报、宣传片等文件，保管期限为10年。六、档案查阅利用（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.公司/组织外部单位因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经公司/组织分管领导批准后，到综合管理部门查阅。查阅档案时，应安排专人陪同，并按照规定的查阅范围进行查阅。3.涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的查阅，应经公司/组织主要领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。（二）查阅程序1.查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、年度、保管期限、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人应到综合管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅证。3.查阅人应按照档案查阅证上注明的查阅范围和查阅期限进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或延长查阅期限。4.查阅人在查阅档案时，应保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。5.查阅人查阅档案后，应及时将档案归还综合管理部门，并办理查阅注销手续。（三）利用方式1.档案的利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应办理延期手续。3.复制档案的，复制人应填写档案复制申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门办理复制手续。复制档案时，应按照规定的收费标准收取复制费用。（四）保密规定1.查阅和利用档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.对于涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的查阅和利用，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。3.查阅和利用档案的人员如有违反保密规定的行为，应依法追究其责任。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。3.鉴定小组应按照档案保管期限的要求，对保管期满的档案进行逐卷审查，提出存毁意见。4.鉴定小组对档案存毁意见不一致的，应提交公司/组织分管领导裁定。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清册经公司/组织分管领导批准后，由综合管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁时应指定专人负责监销，并在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。八、档案统计与移交（一）档案统计1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等信息。3.