档案生产制度

档案生产制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案生产流程，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案管理工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项业务活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案生产流程（一）档案形成1.公司各部门及员工在业务活动中应及时形成各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.文件材料的形成应符合国家法律法规、行业标准及公司内部规定，内容真实、完整、准确。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责档案收集工作，定期对本部门形成的文件材料进行收集、整理。2.收集的档案应齐全完整，对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性。3.档案收集人员应认真核对档案的内容、数量等，发现问题及时与相关人员沟通解决。（三）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。3.档案分类应按照公司档案分类方案进行，一般分为行政管理类、业务管理类、财务审计类、人力资源类、企业文化类等。4.档案编号应采用统一的编号方法，确保档案编号的唯一性和系统性。5.档案编目应包括档案的题名、责任者、日期、保管期限、密级等信息，编目应准确、清晰。（四）档案归档1.整理好的档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交日期等信息。2.档案移交清单应由移交部门和接收部门双方签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。3.归档后的档案应按照类别、年度等顺序排列上架，便于查找和利用。（五）档案保管1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保档案的安全性。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。（六）档案利用1.公司员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围等信息。2.档案查阅申请表应由部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅档案。3.档案管理部门应按照档案查阅申请表的要求，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。4.查阅档案时应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。5.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。6.涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，查阅时应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。三、档案分类及编号规则（一）档案分类1.行政管理类：包括公司行政事务、办公会议、规章制度、证照管理、印章管理等方面的档案。2.业务管理类：根据公司业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、采购供应、物流管理等类别，每个类别下再根据具体业务内容进行细分。3.财务审计类：包括财务预算、会计核算、财务报表、审计报告、税务管理等方面的档案。4.人力资源类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、绩效管理、劳动关系等方面的档案。5.企业文化类：包括公司文化建设、宣传活动、员工文化生活等方面的档案。（二）档案编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示业务管理类中的市场营销类别代码，“001”表示该类别下的流水号。2.类别代码根据档案分类方案确定，具体如下：行政管理类：XZ业务管理类：市场营销XM，生产管理SC，质量管理ZL，技术研发JY，采购供应CG，物流管理WL等财务审计类：CW人力资源类：RL企业文化类：QY3.流水号从001开始，按顺序依次编号，每个类别下的流水号独立编排。四、档案保管期限及销毁规定（一）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、终止等重要文件，公司章程、股东会议记录、董事会决议等重要决策文件，涉及公司重大权益、债权债务等方面的文件，以及国家法律法规规定需要永久保存的档案。3.长期保管的档案保管期限一般为30年，主要包括公司重要业务活动、项目管理、财务审计、人力资源等方面的文件，以及对公司有重要参考价值的档案。4.短期保管的档案保管期限一般为10年，主要包括一般性业务文件、日常办公文件等。（二）档案销毁规定1.档案保管期满后，由档案管理部门提出销毁意见，填写档案销毁申请表，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁申请表应由档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准。3.档案销毁应在公司指定的地点进行，由档案管理部门、审计部门等相关人员共同监销。4.监销人员应认真核对档案的名称、数量等信息，确保销毁的档案准确无误。5.档案销毁后，应在档案销毁申请表上签字确认，并将销毁情况记录在档案销毁登记簿上。6.涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，销毁时应采取特殊的保密措施，确保信息安全。五、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门及员工提供便捷的档案查询和利用服务。（二）档案数字化要求1.对公司重要档案应进行数字化处理，数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。2.档案数字化应按照国家相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。3.数字化档案应进行分类存储，建立相应的索引目录，便于检索和利用。（三）档案信息管理系统使用与维护1.公司员工应按照档案信息管理系统的操作规范使用系统，确保系统的正常运行。2.档案管理部门应定期对档案信息管理系统进行维护和升级，保证系统的安全性和稳定性。3.对系统中的档案数据应定期进行备份，防止数据丢失。六、档案管理部门职责（一）综合管理部职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.负责公司档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.负责档案信息化建设，建立和维护档案信息管理系统。4.负责组织档案管理人员的培训和考核，提高档案管理水平。5.负责与外部档案管理机构的联系与沟通，办理档案托管、查询等相关业务。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，确保档案的齐全完整。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交综合管理部归档。3.配合综合管理部做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。七、档案管理人员岗位职责（一）档案管理部门负责人岗位职责1.负责档案管理部门的全面工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.贯彻执行国家档案法律法规和公司档案管理制度，确保档案管理工作的规范开展。3.组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管情况，确保档案的安全。5.协调与公司各部门的关系，做好档案的收集、整理、归档等工作，为公司提供优质的档案服务。（二）档案管理员岗位职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目等日常管理工作，确保档案整理的规范性和准确性。2.按照档案保管期限的规定，对档案进行鉴定和销毁工作，确保档案的完整性和安全性。3.负责档案库房的日常管理，包