档案文件处理制度

档案文件处理制度一、总则（一）目的为加强公司档案文件管理，确保档案文件的完整、准确、系统和安全，便于档案文件的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案文件形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案文件由综合管理部门集中统一管理，确保档案文件管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案文件应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案文件应齐全完整，涵盖公司经营管理活动的各个方面。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案文件进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：档案文件管理应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案文件管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案文件管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案文件，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。3.负责档案文件的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立健全档案文件检索系统，为公司各部门及员工提供档案文件查阅服务。5.监督指导公司各部门的档案文件管理工作，定期进行检查和考核。6.组织开展档案文件管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案文件的形成、收集、整理和初步归档工作，并按规定定期移交综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案文件管理工作的日常事务。3.严格遵守公司档案文件管理制度，确保本部门档案文件的安全和完整。4.积极配合综合管理部门做好档案文件的查阅、利用等工作。三、档案文件的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。公司制定的规章制度、工作计划、工作总结、报告、会议记录、决议等。公司对外签订的合同、协议、意向书、招投标文件等。公司的财务报表、会计凭证、审计报告等。公司的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。公司的科技项目申报材料、研究报告、技术文件、图纸等。公司的业务档案，如客户资料、市场调研报告、营销策划方案等。公司获得的荣誉证书、奖励文件等。2.员工个人在工作中形成的与公司业务相关的重要文件材料，如工作成果报告、技术创新资料、业务往来信函等，应及时交所在部门兼职档案员统一收集。（二）收集要求1.各部门应明确档案文件收集的责任人，确保档案文件及时、完整地收集。2.档案文件收集应遵循全面、系统、真实的原则，不得遗漏重要文件。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本或打印件，并确保两者内容一致。4.收集的档案文件应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案管理的基本要求。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目专业阶段进行分类整理，建立项目档案卷册。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，编制会计档案目录。4.人事档案：按照员工个人信息、履历、考核、培训、奖惩等内容进行整理，建立员工人事档案。5.业务档案：根据业务特点和管理需要，进行分类整理，建立相应的业务档案索引。四、档案文件的归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部门归档。4.人事档案应随时归档，确保档案资料的及时更新。5.业务档案应根据业务流程和管理要求，定期进行归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案文件进行初步审核，确保档案文件的质量。2.填写档案文件移交清单，注明档案文件的名称、数量、保管期限等信息。3.将档案文件连同移交清单一并移交综合管理部门档案管理人员。4.综合管理部门档案管理人员对移交的档案文件进行再次审核，核对无误后办理签收手续，并将档案文件归入相应的档案类别。五、档案文件的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案文件的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管方式及要求1.纸质档案：应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。同时，应建立纸质档案目录索引，方便快速检索。2.电子档案：应按照电子文件管理的相关规定进行存储和管理，采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行数据检查和维护，确保数据的完整性和可读性。电子档案应建立相应的电子目录索引，便于查询和利用。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应根据其特点进行分类整理，采用专门的保管设备进行保管，并注明相关信息，如拍摄时间、地点、人物、内容等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案文件，应列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案文件，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案文件，保管期限为5年以下。（四）档案清查与盘点1.综合管理部门应定期对档案文件进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案文件的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查和盘点工作应填写档案清查盘点表，记录档案文件的实际情况，发现问题及时处理，并向上级领导报告。六、档案文件的利用（一）利用范围公司内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案文件。涉及公司机密的档案文件，应严格按照公司保密制度的规定进行查阅和利用。（二）利用手续1.查阅手续：查阅人应填写档案文件查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门档案管理人员审核。档案管理人员根据审核情况，为查阅人提供相应档案文件，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案文件，如需复制，应经档案管理人员同意，并按规定办理复制手续。2.借阅手续：借阅人应填写档案文件借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门负责人审批。档案管理人员根据审批情况，为借阅人办理借阅手续，发放档案文件，并要求借阅人签字确认。借阅人应妥善保管档案文件，不得转借他人，不得在档案文件上涂改、圈划、批注、污损，如需摘录或复制，应经档案管理人员同意。借阅人应按时归还档案文件，如需延期归还，应提前办理续借手续。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案文件，未经公司领导批准，不得查阅、借阅、复制，不得向无关人员透露档案内容。2.档案文件的利用应符合国家有关法律法规和公司的规定，不得用于非法目的。3.查阅和借阅档案文件的人员，应爱护档案文件，不得损坏、丢失档案文件。如因保管不善造成档案文件损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。七、档案文件的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案文件鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员等。鉴定工作小组负责对到期档案文件进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案文件进行鉴定，确定是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案文件，应从真实性、完整性、准确性等方面进行审核，确保档案文件确实无需保留。3.对于涉及公司机密的档案文件，应按照公司保密制度的规定进行鉴定，严格控制销毁范围。（三）销毁程序1.鉴定工作小组对拟销毁的档案文件进行逐一审核，填写档案文件销毁鉴定表，注明档案文件的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.鉴定表经鉴定工作小组组长签字同意后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，由综合管理部门档案管理人员负责组织实施销毁工作。销