金华档案制度

金华档案制度一、总则（一）目的为加强金华地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于金华地区内所有机关、团体、企事业单位以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：各单位的档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理机构或人员负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映本单位各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理本单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号、排列和编目，保持档案之间的有机联系和系统性。5.安全性原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构设置各单位应根据工作需要设立专门的档案管理机构，如档案室、档案科等。规模较小的单位可指定专人负责档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等日常工作。3.对本单位各部门形成的文件材料进行定期检查和指导，确保文件材料的质量和归档及时。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、变质和丢失。5.积极开展档案信息开发利用工作，为单位各项工作提供档案资料支持。6.负责档案管理设备的维护和管理，保证设备正常运行。7.参与档案鉴定、销毁等工作，严格按照规定程序进行操作。8.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。3.本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。4.其他对本单位具有保存价值的文件材料，包括会议文件、工作计划、总结、统计报表、合同协议、技术资料、声像材料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并进行有效的备份存储。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产经营类、科技类等类别。2.编号：对分类后的档案进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.排列：按照编号顺序对档案进行排列，确保档案排列有序。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应远离易燃、易爆物品仓库，与食堂、卫生间等保持一定距离。（二）保管设备1.档案架（柜）：应选用坚固耐用、符合档案保管要求的档案架（柜），用于存放档案。2.温湿度调节设备：配备必要的温湿度调节设备，使档案库房的温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.防火设备：安装火灾自动报警系统、灭火设备等，确保档案库房的消防安全。4.防虫、防鼠设备：采取有效的防虫、防鼠措施，如放置防虫药品、封堵鼠洞等。5.防盗设备：安装防盗门窗、监控设备等，保障档案库房的安全。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.档案应排列整齐，便于查找和取用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。5.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、辩证分析、准确判定的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定标准1.对本单位已超过保管期限，且确无保存价值的档案进行鉴定。2.对重复、冗余、内容不完整或已失去利用价值的档案进行鉴定。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不宜公开的档案，应按照相关规定进行鉴定和处理。（四）鉴定程序1.档案管理人员对保管期满的档案进行初步整理和统计，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，经单位领导审批后实施销毁。（五）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，并确保销毁彻底。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，并对存储介质进行物理破坏。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用范围本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本单位档案，应提前向本单位提出书面申请，说明查阅目的、内容和范围等，经本单位领导批准后，方可办理查阅手续。查阅时，应在档案管理机构指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.查阅、借阅档案应严格遵守档案管理制度，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换或销毁档案材料。（三）利用登记档案管理机构应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅时间、人员、内容、用途等信息，以便于统计和管理。（四）档案复制因工作需要复制档案的，应经档案管理机构负责人批准。复制档案应保证质量，不得改变档案的原貌。复制的档案应加盖档案管理机构印章，并注明复制日期、份数等信息。七、档案的统计（一）统计内容档案统计应包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等方面的内容。（二）统计方法档案管理机构应建立档案统计台账，定期对档案进行统计，并填写档案统计报表。统计报表应真实、准确、完整，按时报送上级主管部门。（三）统计分析档案管理机构应定期对档