企业档案考评制度

企业档案考评制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，促进公司各项工作的规范化、科学化发展，特制定本企业档案考评制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的考核与评价。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：以客观事实为依据，对档案管理工作进行全面、公正的评价，确保考核结果真实可靠。3.注重实效原则：注重档案管理工作的实际效果，以档案的完整性、准确性、利用价值等为考核重点，促进档案管理工作质量的提升。4.激励改进原则：通过考核评价，激励先进，鞭策后进，促进档案管理工作不断改进和完善。二、档案管理职责与要求（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.定期对公司档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。4.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和保管工作。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作，积极提供档案利用线索。（三）档案管理人员要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和相关法律法规。2.责任心强，工作认真细致，能够保守档案机密。3.定期参加档案管理培训，不断提高业务水平和综合素质。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料。2.公司各项业务活动中形成的合同、协议、文件、报表、图纸等。3.公司内部管理文件，包括规章制度、会议纪要、工作计划、总结等。4.公司员工人事档案、工资档案、培训档案等。5.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。6.公司产品研发、生产、销售等过程中形成的技术文件、产品档案等。7.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等档案。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应在形成后及时归档，不得积压或遗失。3.档案管理人员应定期对各部门的文件材料收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）档案整理标准1.按照档案的形成规律和特点，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.档案分类应科学合理，便于查找和利用。一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等类别。3.档案编号应统一规范，具有唯一性和系统性。编号可采用年度、类别、顺序号等组合方式。4.档案编目应准确清晰，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。四、档案保管与保护（一）档案保管条件1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，如磁带、光盘、硬盘等，同时做好防磁、防潮、防火等工作。（二）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程，年度财务报告等。3.长期保管的档案一般保管期限为10年至50年，包括公司重要业务活动的文件、合同、协议等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，如一般性的文件、报表等。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.做好档案库房的安全保卫工作，配备必要的消防器材和安全设施，确保档案库房的安全。五、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）档案鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行全面鉴定。2.对仍有查考利用价值的档案，应延长其保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.档案鉴定工作应严格按照国家有关规定和公司档案管理制度进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。（三）档案销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案利用与服务（一）档案利用范围1.为公司内部各项工作提供查阅、借阅服务，包括行政管理、财务管理、人力资源管理、业务拓展等方面。2.为公司对外提供档案证明、资料查询等服务，如办理资质证书年检、合同纠纷处理等。3.为公司员工提供个人档案查阅、借阅服务，满足员工了解个人档案信息的需求。（二）档案利用流程1.公司内部人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.档案管理部门根据申请表，提供相应的档案，并做好查阅、借阅登记工作。3.查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。4.公司外部单位或个人查阅、借阅档案，需持有单位介绍信或相关证明材料，经公司主管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。查阅、借阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并做好登记工作。（三）档案利用服务要求1.档案管理部门应热情接待档案利用者，及时、准确地提供所需档案信息。2.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止泄密事件的发生。3.定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用需求，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案信息化建设（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。2.提高档案管理工作效率和质量，方便档案的查阅、借阅和统计分析。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全与保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络平台搭建：建立档案管理网站或内部网络平台，实现档案信息的在线查询、借阅和共享。4.安全保障体系建设：建立完善的档案信息安全保障体系，包括网络安全防护、数据备份与恢复、用户权限管理等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化建设实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.组织开展档案数字化工作，按照数字化标准和规范，对档案进行分类扫描和数据录入。3.选择或开发档案管理信息系统，进行系统测试和上线运行。4.建立档案管理网站或内部网络平台，实现档案信息的在线发布和利用。5.加强档案信息安全管理，定期对系统进行安全检查和维护，确保档案信息的安全。八、档案考评内容与标准（一）档案管理组织与制度建设（20分）1.档案管理部门设置合理，人员配备齐全，职责明确（5分）。2.档案管理制度完善，符合国家法律法规和行业标准要求，且有效执行（10分）。3.定期对档案管理制度进行修订和完善，适应公司发展需要（5分）。（二）档案收集与整理（30分）1.档案收集及时、齐全、完整，无遗漏重要文件材料（10分）。2.档案整理规范，分类科学合理，编号统一，编目准确清晰（10分）。3.档案装订整齐、牢固，符合档案保管要求（5分）。4.按时向档案管理部门移交档案，移交手续齐全（5分）。（三）档案保管与保护（25分）1.档案库房设施齐全，保管条件良好，符合国家规定标准（10分）。2.档案存放有序，标识清晰，便于查找和利用（5分）。3.定期对档案进行检查和清点，无档案丢失、损坏现象（5分）。4.档案保护措施到位，对破损、褪色档案及时进行修复或复制（5分）。（四）档案鉴定与销毁（15分）1.档案鉴定工作组织健全，鉴定标准明确，程序规范（5分）。2.对到期档案及时进行鉴定，鉴定结果准确，销毁手续完备（10分）。（五）档案利用与服务（10分）1.档案利用制度完善，服务热情周到，能及时满足公司内部和外部的档案利用需求（5分）。2.档案利用登记详细，统计准确，能为档案管理工作提供有效数据支持（5分）。九、档案考评方式与周期（一）考评方式1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行自查，形成自查报告。2.公司每年组织一次档案管理工作专项考评，考评组由档案管理部门人员和相关业务部门人员组成。3.考评采用听取汇报、查阅档案资料、实地检查等方式进行，全面了解各部门档案管理工作情况。（二）考评周期档案管理工作考评每年进行一次，时间为每年年底。十、档案考评结果与应用（一）考评结果评定1.根据考评得分，将档案管理工作考评结果分为优秀（90分及以上）、良好（75分至89分）、合格（60分至74分）、不合格（60分以下）四个等级。2.对考评结果为优秀的部门，予以表彰和奖励；对考评结果为不合格的部门，责令限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）结果