档案分配制度

档案分配制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案的分配管理，确保档案的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案分配的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案分配活动合法合规。2.准确性原则：保证档案分配信息准确无误，避免因信息错误导致工作失误。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案严格保密，防止信息泄露。4.高效性原则：优化档案分配流程，提高工作效率，确保档案及时、准确地分配到所需部门和人员手中。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的各类行政文件、规章制度、会议纪要等。2.人事档案：员工的个人信息、履历、薪资待遇、考核记录等。3.财务档案：财务报表、账目凭证、审计报告等。4.业务档案：与公司/组织业务相关的合同、协议、项目文档等。5.技术档案：技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号第一位表示档案类别，如“A”代表行政档案，“P”代表人事档案等。3.第二位至第四位为顺序号，用于区分同一类别下的不同档案。4.第五位至第七位为年份代码，如“2023”表示2023年形成的档案。5.编号示例：“A0012023”表示2023年形成的第1号行政档案。三、档案分配流程（一）档案收集1.各部门指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地提交。2.收集的档案应进行初步整理，检查文件的完整性、准确性和规范性。（二）档案审核1.档案管理部门对收集上来的档案进行审核，重点审核档案的内容是否符合要求、格式是否规范等。2.对于审核不合格的档案，及时反馈给提交部门，要求其进行补充或修正。（三）档案录入与存储1.将审核通过的档案信息录入档案管理系统，建立电子档案库。2.按照档案分类和编号规则，对档案进行物理存储，确保档案存放有序，便于查找。（四）档案分配申请1.各部门因工作需要使用档案时，应填写档案分配申请表，注明档案名称及编号、使用目的、使用期限等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后提交给档案管理部门。（五）档案分配审批1.档案管理部门对档案分配申请表进行审批，根据档案的保密级别和使用需求，决定是否批准申请。2.对于涉及重要机密的档案，需经公司/组织高层领导审批。（六）档案发放1.审批通过后，档案管理部门按照申请表的要求，将档案发放给申请部门或人员，并办理交接手续。2.交接双方应在档案交接清单上签字确认，明确档案的名称、数量、交接时间等信息。（七）档案归还1.使用完毕后，申请部门或人员应及时将档案归还档案管理部门，并填写档案归还登记表。2.档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案完好无损，如有损坏或丢失，应追究相关人员的责任。四、档案借阅管理（一）借阅范围1.因工作需要查阅档案的公司/组织内部人员。2.经公司/组织批准的外部单位或个人。（二）借阅申请1.借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。（三）借阅审批1.档案管理部门根据档案的保密级别和借阅人的身份，进行审批。2.对于涉及公司/组织核心机密的档案，需经公司/组织高层领导批准。（四）借阅登记1.审批通过后，档案管理部门对借阅人进行登记，记录借阅档案的名称、编号、借阅时间、预计归还时间等信息。2.借阅人应在借阅登记表上签字确认。（五）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.涉及重要机密的档案借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需经公司/组织高层领导批准。（六）借阅归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如有特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因并申请延期。2.档案管理部门在收到归还的档案后，应进行认真检查，确保档案完整无损。如发现档案有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（七）借阅限制1.借阅人不得擅自将档案转借他人或带出公司/组织指定场所。2.严禁在借阅的档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换文件。3.如需复印档案内容，应经档案管理部门批准，并严格按照规定进行操作。五、档案保密管理（一）保密措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.对档案管理人员进行定期的保密培训，提高其保密意识和技能。3.在档案管理系统中设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问相应级别的档案信息。（二）保密责任1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对所管理的档案信息保密。2.涉及档案管理的工作人员在工作过程中，如因工作需要接触到机密档案，应签订保密协议，明确保密责任。3.对于违反保密制度，导致档案信息泄露的人员，公司/组织将依法追究其责任。六、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、借阅等功能。2.系统应具备数据备份和恢复功能，确保档案数据的安全。（二）数据维护1.定期对档案管理信息系统的数据进行维护，包括数据更新、清理、备份等。2.及时处理系统中出现的故障和问题，保证系统正常运行。（三）信息安全1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.对系统用户进行身份认证和权限管理，防止非法访问和数据篡改。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保存价值和历史意义，制定档案鉴定标准。2.鉴定标准应明确不同类别档案的保管期限，如长期、短期等。（二）鉴定程序1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组根据鉴定标准，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。（三）销毁审批1.经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，详细说明档案名称、编号、数量、销毁原因等。2.申请表经公司/组织高层领导审批后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.采用安全、环保的方式进行档案销毁，如粉碎、焚烧等。2.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁彻底。（五）销毁记录1.对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称及数量等。2.销毁记录应妥善保存，以备查阅。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案分配制度的执行情况进行检查。2.监督小组应重点检查档案的收集整理、分配流程、借阅管理、保密措施等方面的工作。（二）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，并将整改情况及时反馈给监督小组。（三）外部审计1.定期聘请外部审计机构对公司/组织的档案管理工作进行