档案制度管理范本

档案制度管理范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管公司/组织各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.按照规定向有关部门和单位移交档案，做好档案的统计工作。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案安全，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.根据档案利用需求，及时提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.协助档案管理部门负责人开展档案信息化建设工作，录入和维护档案信息。6.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，行政公文、规章制度、工作计划与总结、统计报表等。2.人事档案类：员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等相关材料，员工基本信息表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案类：根据公司/组织业务范围，分为市场营销业务档案、生产管理业务档案、质量管理业务档案、技术研发业务档案、客户服务业务档案等。具体业务档案分类可根据实际情况进一步细化。5.合同档案类：各类合同文本，包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。6.项目档案类：公司/组织承担的各类项目文件，包括项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收报告等。7.声像档案类：照片、录音、录像等资料，反映公司/组织重大活动、重要事件、生产经营场景等。8.电子档案类：以电子形式存储的各类文件，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子报表等。（二）档案编号1.档案编号采用“分类号+年度号+流水号”的结构。2.分类号：按照上述档案分类，分别用不同的字母或数字表示各类档案。例如，行政档案类用“XZ”表示，人事档案类用“RS”表示等。3.年度号：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。5.示例：一份2023年形成的行政档案，其编号为“XZ20230001”；一份2022年的人事档案，编号为“RS20220010”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部门。2.档案形成部门应在工作完成后，按照档案管理制度的要求，对相关文件材料进行收集、整理，定期向档案管理部门移交。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，档案形成部门应在活动结束后即时收集相关文件，并在规定时间内移交档案管理部门。4.档案管理部门应主动收集公司/组织在经营管理活动中产生的各类档案，包括上级部门下发的文件、对外签订的合同、业务往来信函等。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片或电子目录信息，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等。3.对档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复。4.按照档案保管期限的要求，将档案分别归入相应的保管期限类别。档案保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。五、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照档案分类顺序排列上架存放，便于查阅和管理。2.声像档案应进行分类整理，存储在专门的存储介质上，并做好标识和备份。3.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，建立电子档案数据库，进行集中管理。同时，定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。2.做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫、防霉药品。3.对电子档案要加强安全防护，设置防火墙、防病毒软件等，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本公司/组织员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织主管领导批准。4.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅本公司/组织档案，应持有单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等，经公司/组织主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限的处理；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）档案销毁1.《档案销毁清册》应经公司/组织主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，《档案销毁清册》应作为档案资料长期保存。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司/组织领导报送档案统计信息，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.公司/组织因机构变动、资产转让等原因，需要移交档案的，应按照国家有关规定