煤矿下井档案制度

煤矿下井档案制度一、总则（一）目的为加强煤矿下井作业的规范化管理，确保煤矿安全生产，保障员工生命健康，特制定本档案制度。本制度旨在对煤矿下井作业过程中的各类信息进行全面、系统、准确的记录与管理，为煤矿生产运营、安全管理、应急处置等提供可靠依据。（二）适用范围本制度适用于本煤矿企业内所有涉及下井作业的部门、岗位及人员，包括井下一线作业人员、跟班管理人员、技术人员以及相关职能部门工作人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录必须如实反映下井作业的实际情况，不得虚假记载。2.完整性原则：涵盖下井作业的各个环节和相关信息，确保档案资料的全面性。3.及时性原则：及时记录下井作业过程中的各类信息，不得拖延积压。4.保密性原则：对涉及煤矿机密信息的档案进行严格保密，防止信息泄露。二、档案内容（一）员工档案1.基本信息员工姓名、性别、年龄、身份证号码、籍贯、文化程度、入职时间、所在部门、岗位等。提供近期免冠一寸照片，粘贴于档案内相应位置。2.培训记录煤矿安全培训、操作规程培训、应急救援培训等各类培训的时间、内容、考核成绩等详细记录。培训证书复印件附后。3.健康状况定期职业健康检查报告，包括身体各系统检查结果、职业病筛查情况等。如有职业病诊断证明或相关健康问题记录，详细说明病情及处理情况。4.下井记录每次下井的日期、班次、工作任务、工作区域、入井时间、升井时间等。记录下井期间是否发生异常情况及处理结果。（二）设备档案1.设备基本信息设备名称、型号、规格、生产厂家、购置时间、编号等。设备技术参数、性能指标等详细说明。2.使用记录设备每次下井的使用时间、运行状况、维修保养记录等。记录设备故障发生时间、故障现象、维修过程及维修人员等信息。3.维护保养计划与记录制定设备年度、月度维护保养计划，明确保养内容、责任人及时间安排。每次维护保养的实际执行情况记录，包括更换的零部件、维修费用等。4.设备检修记录设备定期检修和不定期检修的记录，包括检修时间、检修项目、检修结果等。检修报告及相关技术资料附后。（三）安全档案1.安全管理制度煤矿安全生产责任制、安全操作规程、安全检查制度、隐患排查治理制度等各项安全管理制度文件。制度的修订记录，包括修订时间、修订原因、修订内容等。2.安全检查记录日常安全检查、专项安全检查、季节性安全检查等各类检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查区域、发现的问题及整改情况等。安全检查报告及隐患整改台账附后。3.事故记录煤矿发生的各类事故（包括伤亡事故、非伤亡事故）的详细记录，包括事故发生时间、地点、经过、原因分析、处理结果等。事故调查报告、伤亡人员名单、赔偿情况等相关资料附后。4.应急救援档案煤矿应急救援预案，包括综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案等。应急救援演练记录，包括演练时间、演练内容、参与人员、演练效果评估等。应急救援物资储备清单及管理记录。（四）生产档案1.生产计划年度、月度、周生产计划，明确生产任务、产量指标、质量要求、进度安排等。生产计划的调整记录，包括调整原因、调整内容及审批情况。2.作业规程各采掘工作面、巷道掘进等作业的作业规程，详细说明作业流程、安全技术措施、劳动组织等。作业规程的编制、审批、修订记录。3.工程质量验收记录巷道掘进、采煤工作面回采等工程的质量验收记录，包括验收时间、验收人员、验收项目、验收结果等。质量问题整改记录及复查情况记录。三、档案管理流程（一）档案收集1.各部门及岗位人员负责及时收集本岗位工作中产生的各类档案资料，并按照档案分类要求进行初步整理。2.井下作业人员在下井前、下井过程中及升井后，应将与下井作业相关的信息及时记录在专门的表格或手册上，并在规定时间内提交给所在班组负责人。3.班组负责人负责收集本班组人员的档案资料，进行汇总整理后，定期提交给部门档案管理员。4.部门档案管理员对收集到的档案资料进行进一步审核、分类，确保资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.档案管理员按照档案内容分类标准，对收集到的档案资料进行详细分类。2.对每份档案资料进行编号，建立档案目录索引，便于查找和管理。3.对纸质档案资料进行装订、归档，确保档案整齐、美观，易于保存。4.对于电子档案资料，按照统一的命名规则进行命名，并存储在专门的服务器或存储设备上，建立电子档案库。（三）档案存储1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、防潮防虫设备等，确保档案存放安全。2.按照档案类别和时间顺序，对档案进行有序排列存放，便于查找和调阅。3.对电子档案库进行定期备份，防止数据丢失。备份数据存储在不同的物理位置，如异地存储设备或云端存储。（四）档案查阅1.内部人员因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理员处查阅。2.档案管理员根据审批后的申请表，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。3.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，需经档案管理员同意，并按照规定办理相关手续。4.涉及煤矿机密信息的档案查阅，需经煤矿分管领导审批，并严格遵守保密规定。（五）档案借阅1.外部单位或人员因特殊原因需要借阅煤矿下井档案时，需提交正式的借阅申请函，注明借阅单位名称、借阅人员姓名、借阅目的、借阅时间等信息。2.煤矿企业对外部借阅申请进行严格审核，经煤矿主要领导审批同意后，方可办理借阅手续。3.借阅人员需与档案管理员签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案借阅规定，妥善保管档案，按时归还档案，不得擅自转借、复印、泄露档案内容等。4.档案管理员按照审批意见和承诺书要求，为借阅人员提供档案资料，并做好借阅登记，记录借阅时间、借阅期限、借阅人员联系方式等信息。5.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，需提前办理续借手续。（六）档案保管期限1.员工档案中的基本信息、培训记录、健康状况等长期保存。2.设备档案中的设备基本信息、使用记录、维护保养记录等自设备报废后保存[X]年。3.安全档案中的安全管理制度、安全检查记录、事故记录等长期保存；应急救援档案中的应急救援预案、演练记录等自相关事件结束后保存[X]年。4.生产档案中的生产计划、作业规程、工程质量验收记录等自相关生产任务完成后保存[X]年。（七）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的档案，由档案管理员提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经所在部门负责人审核、煤矿分管领导审批后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理员和至少一名监销人员共同负责实施。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、档案名称及数量等。4.销毁记录应与《档案销毁申请表》一同归档保存。四、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善煤矿下井档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、保管期限确定及销毁等日常管理工作。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。4.负责向煤矿各部门及人员提供档案管理方面的培训和指导。（二）各部门职责1.负责本部门产生的档案资料的收集、整理，并按照规定时间提交给档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，确保档案使用的合规性。3.负责督促本部门员工遵守档案管理制度，保护档案安全。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的具体收集、整理、存储、查阅、借阅等操作，确保档案管理工作的准确、规范。3.定期对档案进行清查盘点，及时发现档案损坏、丢失等情况，并采取相应措施。4.保守档案机密，不得泄露档案内容。五、监督与考核（一）监督检查1.煤矿成立档案管理监督小组，定期对档案管理制度的执行情况进行监督检查。监督小组由煤矿分管领导牵头，档案管理部门、各相关部门负责人组成。2.监督检查内容包括档案收集的及时性、整理的规范性、存储的安全性、查阅借阅的合规性、保管期限的执行情况以及档案销毁的合法性等。3.监督小组通过查阅档案记录、现场检查、询问相关人员等方式进行监督检查，并形成监督检查报告。（二）考核评价1.将档案管