档案协查制度

档案协查制度一、总则（一）目的为规范公司档案协查工作，确保档案信息的准确、完整和安全，保障公司合法权益，促进公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及档案协查工作时的行为规范和操作流程。（三）基本原则1.依法合规原则档案协查工作必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保协查行为合法、合规。2.准确及时原则协查人员应秉持严谨、负责的态度，准确获取所需档案信息，并在规定时间内完成协查任务，及时反馈协查结果。3.保密安全原则严格保护档案信息的保密性、完整性和可用性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，确保公司商业秘密和敏感信息的安全。二、档案协查的定义与范围（一）定义档案协查是指公司内部各部门之间或公司与外部机构（如司法机关、行政部门、合作伙伴等）之间，因工作需要，依据一定的程序和要求，对公司档案进行查询、借阅、复制、摘录等操作的活动。（二）范围1.公司各类纸质档案，包括但不限于合同协议、文件资料、财务账目、人事档案等。2.公司电子档案系统中的各类数据信息，如电子文档、数据库记录等。三、协查申请与审批（一）内部协查申请1.公司内部各部门因工作需要进行档案协查时，应填写《内部档案协查申请表》，详细说明协查目的、所需档案内容、协查时间等信息。2.申请表经申请部门负责人签字确认后，提交至档案管理部门。（二）外部协查申请1.当公司收到外部机构（司法机关、行政部门、合作伙伴等）的档案协查函或通知时，由公司法务部门或相关业务部门负责审核协查要求的合法性、合规性。2.审核通过后，填写《外部档案协查申请表》，并附上协查函或通知原件，经公司分管领导签字批准后，提交至档案管理部门。（三）审批流程1.档案管理部门收到协查申请表后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括协查目的是否正当、所需档案信息与协查目的是否相关、申请流程是否符合规定等。2.如审核通过，档案管理部门应在申请表上签署意见，并根据协查要求安排协查工作；如审核不通过，应及时与申请部门沟通，说明原因，并要求其补充或修改相关材料。四、协查实施（一）协查人员安排1.档案管理部门根据协查申请内容，指定具有相应专业知识和技能的协查人员负责具体协查工作。协查人员应熟悉公司档案管理制度和业务流程，具备良好的沟通协调能力和保密意识。2.在涉及重要或敏感档案协查时，应安排双人或以上共同进行协查，确保协查过程的准确性和安全性。（二）协查方式1.查询协查人员根据协查申请要求，在公司档案库或电子档案系统中查找所需档案信息。查询过程中应详细记录查询路径、查询时间、查询结果等信息。2.借阅如需借阅纸质档案，协查人员应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并获得批准。3.复制对于需要复制的档案信息，协查人员应使用公司规定的复制设备和方式进行复制。复制过程中应确保复制内容清晰、完整，并注明复制时间、复制人员等信息。4.摘录如需摘录档案内容，协查人员应采用准确、客观的方式进行摘录，并注明摘录出处、摘录时间、摘录人员等信息。摘录内容应保持原始档案信息的真实性和完整性，不得擅自修改或删减。（三）协查过程记录协查人员在协查过程中应详细记录协查情况，包括协查时间、地点、参与人员、协查方式、协查结果等信息。记录应及时、准确、完整，并形成书面材料或电子文档保存。五、档案信息保密与安全（一）保密措施1.协查人员应对在协查过程中获取的档案信息严格保密，不得向无关人员泄露。2.在协查工作结束后，协查人员应及时将档案归还原位，并清理工作现场，确保档案信息不被遗留或泄露。3.如需对档案信息进行电子存储或传输，应采取加密、备份等安全措施，防止信息丢失或被篡改。（二）安全保障1.档案管理部门应确保档案库的安全，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，定期对档案库进行检查和维护。2.在进行档案协查时，应注意保护档案原件的安全，避免因协查操作不当导致档案损坏或丢失。3.如发现档案信息存在安全隐患或泄露风险，协查人员应立即采取措施，并及时向档案管理部门和公司相关领导报告。六、协查结果反馈（一）内部协查结果反馈1.协查工作完成后，协查人员应在[X]个工作日内将协查结果以书面形式反馈给申请部门。反馈内容应包括协查情况概述、协查结果详细信息、相关档案资料复印件或摘录内容等。2.申请部门对协查结果如有疑问或需要进一步核实，应及时与协查人员沟通，协查人员应给予必要的解释和协助。（二）外部协查结果反馈1.对于外部机构的档案协查，档案管理部门应按照协查函或通知要求的格式和期限，将协查结果以正式函件的形式回复给外部机构。回复函应加盖公司公章，并由专人负责送达。2.在回复外部协查结果前，应将回复内容提交公司法务部门或相关业务部门进行审核，确保回复内容合法、合规、准确。七、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门应定期对档案协查制度的执行情况进行监督检查，重点检查协查申请审批流程是否规范、协查过程是否符合要求、档案信息保密与安全措施是否落实等。2.档案管理部门应建立内部监督机制，对协查人员的工作进行日常监督和管理，及时发现和纠正协查工作中存在的问题。（二）考核办法1.将档案协查工作纳入公司员工绩效考核体系，对协查人员的工作质量、工作效率、保密意识等方面进行考核评价。2.对于在档案协查工作中表现优秀的员工，给予表彰和奖励；对于违反档案协查制度，导致档案信息泄露、丢失或其他严重后果的员工，将