档案移交规章制度

档案移交规章制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范档案移交工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司/组织内部各部门之间以及公司/组织与外部单位之间的档案移交工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案的合法性、合规性。2.真实完整原则：移交的档案应真实反映公司/组织各项活动的实际情况，保持档案的完整性和系统性。3.及时准确原则：档案移交应在规定的时间内完成，确保档案信息的及时性和准确性。4.安全保密原则：在档案移交过程中，要采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、损毁和丢失。二、档案移交的范围（一）文书档案1.公司/组织各类会议文件、纪要、决议等。2.上级机关下发的文件、通知、指示等。3.公司/组织内部形成的规章制度、工作计划、总结、报告等。4.各类请示、批复、函件等。（二）人事档案1.员工入职、离职、调动等相关材料。2.员工工资、福利、考核、奖惩等材料。3.员工培训、晋升、职称评定等材料。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务审计报告、税务申报资料等。3.财务预算、决算等文件。（四）业务档案1.项目立项、可行性研究报告、合同协议等。2.业务活动中的各类文件、记录、报表等。3.客户资料、市场调研资料等。（五）其他档案1.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关资料。2.公司/组织重大活动的照片、视频等影像档案。3.其他具有保存价值的档案资料。三、档案移交的职责分工（一）移交部门职责1.负责整理、核对本部门应移交的档案，确保档案的完整性和准确性。2.按照规定的格式和要求编制档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息。3.在规定的时间内将档案及移交清单移交给接收部门或档案管理部门。4.协助接收部门或档案管理部门对移交档案进行审核和验收。（二）接收部门职责1.负责接收移交部门移交的档案，并对档案的数量、完整性、准确性等进行审核。2.对审核中发现的问题及时与移交部门沟通，要求移交部门进行补充或更正。3.将接收的档案按照规定进行分类、整理、存储，并建立相应的档案管理台账。4.对接收的档案进行妥善保管，确保档案的安全。（三）档案管理部门职责1.负责制定档案移交规章制度，并监督其执行情况。2.指导和协助各部门做好档案整理、移交工作。3.对各部门移交的档案进行统一管理，定期对档案进行检查、盘点。4.负责档案的查阅、利用服务工作，并对档案查阅、利用情况进行登记。5.对档案移交过程中出现的争议和问题进行协调和处理。四、档案移交的程序（一）准备阶段1.移交部门对本部门的档案进行全面梳理，确定需要移交的档案清单。2.按照档案分类标准对档案进行分类、编号、编目，确保档案的系统性和规范性。3.编制档案移交清单，清单应包括档案名称、编号、日期、数量、保管期限等详细信息。（二）移交阶段1.移交部门与接收部门或档案管理部门确定档案移交的时间、地点和方式。2.移交部门按照约定的时间和方式将档案及移交清单移交给接收部门或档案管理部门。3.接收部门或档案管理部门对移交的档案进行现场核对，检查档案的数量、完整性、准确性等是否符合要求。（三）审核验收阶段1.接收部门或档案管理部门对移交的档案进行审核，重点审核档案的内容是否真实、完整，格式是否规范，编号是否连续等。2.对审核中发现的问题及时与移交部门沟通，要求移交部门进行补充或更正。3.审核无误后，接收部门或档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并注明审核意见。（四）归档阶段1.接收部门或档案管理部门将审核通过的档案按照规定进行分类、整理、存储，建立相应的档案管理台账。2.对档案的存储位置、保管期限等信息进行详细记录，以便于查询和管理。五、档案移交的时间要求（一）定期移交时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案移交给档案管理部门。2.对于一些时效性较强的档案，如财务报表、统计报表等，应在规定的上报时间后[X]个工作日内移交给档案管理部门。（二）临时移交时间1.因工作需要，如项目结束、机构调整等，相关部门应在工作结束后[X]个工作日内将涉及的档案移交给档案管理部门或其他相关部门。2.对于突发事件或紧急情况产生的档案，应在事件处理完毕后[X]个工作日内进行移交。六、档案移交的质量要求（一）档案内容要求1.档案内容应真实、准确、完整，能够客观反映公司/组织的各项活动和工作情况。2.档案中的文件材料应齐全，签字、盖章等手续完备。3.档案应按照规定的格式和要求进行编制，字迹清晰，图表准确，装订整齐。（二）档案整理要求1.档案应按照分类标准进行分类整理，同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.档案应编制页码，并在每卷档案首页编制卷内目录，注明文件材料的名称、编号、日期、页号等信息。3.档案应使用统一的档案盒、档案袋进行装具，并在盒、袋上注明档案名称、编号、保管期限等信息。（三）档案标识要求1.档案应进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。2.档案应在封面、卷内目录、备考表等位置加盖档案章，注明档案名称、编号、保管期限、密级等信息。3.对于电子档案，应按照规定进行命名和存储，确保电子档案的可读性和可追溯性。七、档案移交的监督与检查（一）监督检查主体公司/组织档案管理部门负责对档案移交工作进行监督检查，定期或不定期对各部门档案移交情况进行抽查。（二）监督检查内容1.档案移交是否按照规定的程序和时间要求进行。2.档案移交清单是否填写完整、准确，签字确认手续是否齐全。3.移交的档案是否符合质量要求，内容是否真实、完整，整理是否规范。4.档案管理部门对接收的档案是否进行妥善保管，是否建立了相应的档案管理台账。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向相关部门发出整改通知，要求其限期整改。2.相关部门应按照整改通知的要求进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。3.对于整改不力或拒不整改的部门，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。八、档案移交的保密规定（一）保密责任1.参与档案移交工作的所有人员应严格遵守保密制度，对在档案移交过程中知悉的公司/组织机密信息予以保密。2.移交部门和接收部门应分别与参与档案移交工作的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）保密措施1.在档案移交过程中，应采取必要的安全保密措施，如对档案进行加密存储、限制查阅权限等。2.档案移交清单应妥善保管，防止清单信息泄露。3.对于涉及公司/组织机密的档案，应按照规定进行密级标识，并严格按照保密规定进行管理和利用。（三）违规处理1.对于违反保密规定，泄露公司/组织机密信息的人员，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告教育、罚款、解除劳动合同等。2.因违反保密规定给公司/组织造成损失的，应依法承担赔偿责任。九、档案移交的信息化管理（一）电子档案移交要求1.电子档案应与纸质档案同步移交，电子档案的格式应符合国家有关标准和公司/组织规定。2.电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，确保电子档案的安全性和可恢复性。3.电子档案应按照规定进行命名和存储，建立电子档案目录数据库，便于查询和管理。（二）档案信息化管理系统建设1.公司/组织应建立档案信息化管理系统，实现档案的电子化管理、在线查阅、利用和统计分析等功能。2.档案信息化管理系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全。3.档案管理部门应定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。（三）电子档案利用1.经授权的人员可以通过档案信息化管理系统查阅、利用电子档案，但应遵守相关规定，不得擅自修改、删除电子档案信息。2.利