计量技术档案制度

计量技术档案制度一、总则（一）目的为加强公司计量技术档案的管理，确保计量技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥计量技术档案在公司生产、经营、管理和技术创新中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及计量技术工作的部门、岗位及相关活动中形成的计量技术档案的管理。（三）相关职责1.档案管理部门负责制定和完善计量技术档案管理制度；指导、监督和检查各部门计量技术档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；集中统一管理公司计量技术档案，建立计量技术档案数据库，确保档案信息的安全和有效利用。2.各部门负责本部门计量技术档案的形成、积累、整理和初步归档工作，并按规定定期向档案管理部门移交；指定专人负责本部门计量技术档案的日常管理，确保档案的完整和安全；积极配合档案管理部门做好计量技术档案的查阅、借阅等工作。3.计量技术人员在工作过程中及时形成、收集和整理与计量技术相关的文件资料，并按要求提交给本部门档案管理人员；对涉及本人工作的计量技术档案的准确性和完整性负责；协助档案管理部门做好计量技术档案的鉴定、销毁等工作。二、计量技术档案的范围（一）计量器具档案1.计量器具购置申请、审批文件及采购合同。2.计量器具的出厂合格证、质量检验报告、使用说明书等技术资料。3.计量器具的验收记录，包括验收项目、验收结果、验收人员签字等。4.计量器具的校准/检定证书、校准/检定记录及标识。5.计量器具的使用记录，包括使用时间、使用人员、使用环境等。6.计量器具的维护保养记录，如维护保养时间、内容、维修更换部件记录等。7.计量器具的报废申请、审批文件及报废处理记录。（二）计量标准档案1.计量标准建立的申请、论证报告及审批文件。2.计量标准装置的设计图纸、技术文件、操作规程等。3.计量标准考核证书及复查记录。4.计量标准的校准/检定证书、校准/检定记录及溯源证书。5.计量标准的使用记录，包括使用时间、使用人员、测量数据等。6.计量标准的维护保养记录，如维护保养时间、内容、维修更换部件记录等。7.计量标准的比对、验证记录及结果分析报告。（三）计量技术文件档案1.国家和地方有关计量的法律法规、规章、标准、规范等文件。2.公司内部制定的计量管理制度、操作规程、作业指导书等文件。3.计量技术研究报告、技术总结、技术改进方案及实施记录等。4.计量技术培训教材、培训记录及考核成绩等。5.计量技术会议文件、纪要、决议等。6.与外部机构签订的计量技术合作协议、合同等文件。（四）计量检测数据档案1.各类计量检测原始记录，包括检测项目、检测方法、检测数据、检测环境条件等。2.计量检测报告，包括报告编号、委托单位、检测项目、检测结果、报告日期、报告编制人、审核人、批准人等信息。3.计量检测数据的统计分析报告，如数据分布、趋势分析、误差分析等。三、计量技术档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确计量技术档案的收集范围和责任人，确保档案形成过程中的各类文件资料及时、完整地收集。2.计量技术人员在工作完成后，应及时将相关文件资料提交给本部门档案管理人员，不得私自留存。3.对于外来的计量技术文件资料，如法律法规、标准规范、合作协议等，由相关部门负责收集，并交档案管理部门统一归档。（二）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系和历史顺序。2.分类科学、组卷合理，便于保管和利用。3.每份文件资料应齐全完整，字迹清晰，签署完备。（三）整理方法1.计量器具档案按每台计量器具为一个单元进行整理，将相关的文件资料依次排列，如购置文件在前，技术资料次之，验收记录、校准/检定证书、使用记录、维护保养记录、报废记录等按时间顺序排列。2.计量标准档案以每个计量标准为一个单元进行整理，整理顺序与计量器具档案类似，同时将计量标准考核证书、比对验证记录等单独分类存放。3.计量技术文件档案按文件的类别进行分类，如法律法规类、内部制度类、技术研究类、培训教材类等，每类再按时间顺序或重要程度排列。4.计量检测数据档案按检测项目或检测批次进行整理，将原始记录和检测报告一一对应，按时间顺序排列。四、计量技术档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门档案管理人员对收集整理好的计量技术档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.审核通过后，填写档案移交清单，将档案移交至公司档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，审核无误后进行编号、编目、上架归档。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.对电子计量技术档案，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储介质和存储设备，定期进行数据维护和检查，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限1.计量器具档案计量器具的购置文件、技术资料、验收记录等长期保存。校准/检定证书、使用记录、维护保养记录等保存至计量器具报废后[X]年。报废记录长期保存。2.计量标准档案计量标准建立的申请、论证报告、考核证书等长期保存。校准/检定证书、使用记录、维护保养记录、比对验证记录等保存至计量标准停用后[X]年。3.计量技术文件档案国家和地方有关计量的法律法规、规章、标准规范等文件长期保存。公司内部制定的计量管理制度、操作规程等文件保存至文件修订或废止后[X]年。计量技术研究报告、技术总结等文件根据实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。4.计量检测数据档案计量检测原始记录保存至该检测项目有效期结束后[X]年。计量检测报告根据所涉及业务的要求确定保管期限，一般不少于[X]年。五、计量技术档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅计量技术档案，应填写《计量技术档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.如需借阅计量技术档案，应填写《计量技术档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.档案管理部门应对查阅和借阅情况进行登记，记录查阅或借阅人员姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称及编号等信息。4.查阅和借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或擅自复印，如需复印，应经档案管理部门同意。查阅和借阅结束后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时向借阅人员查询。（二）复制与摘录1.因工作需要复制计量技术档案，应填写《计量技术档案复制申请表》，注明复制内容、用途、复制份数等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门指定专人负责复制。2.复制的计量技术档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。3.如需摘录计量技术档案内容，应填写《计量技术档案摘录申请表》，经批准后，由档案管理人员协助摘录，并对摘录内容进行审核。摘录内容应保持档案原意，不得断章取义。（三）档案信息的提供1.档案管理部门应根据公司生产、经营、管理和技术创新等工作的需要，积极主动地为各部门提供计量技术档案信息服务。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案信息，应严格按照公司相关保密制度进行管理，限制查阅和使用范围。六、计量技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立计量技术档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关技术专家和业务骨干组成。鉴定小组负责对到期的计量技术档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，包括文件资料是否齐全、字迹是否清晰、签署是否完备等。2.档案的保管价值，根据档案的形成时间、内容、对公司的重要程度等因素，判断档案是否仍具有保存价值。3.档案的密级，确定档案是否涉及公司商业秘密、技术秘密等，是否需要继续保密。（三）销毁程序1.鉴定小组对计量技术档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《计量技术档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁