档案管理各种制度

档案管理各种制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）定义1.档案：是指本公司/组织在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。2.档案管理：是指对档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、检索、利用、鉴定、销毁等一系列工作的总称。（四）基本原则1.集中统一管理原则。本公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则。档案的形成过程应保证其内容的完整、准确，反映本公司/组织各项工作活动的真实面貌。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供有力支持。4.安全保密原则。档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责本公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门档案工作。3.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管本公司/组织各类档案，建立健全档案检索体系。4.负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，确保档案的质量和安全。5.负责档案的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息服务，积极开展档案编研工作。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。7.负责组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交本部门应归档的档案。3.负责本部门档案的日常管理和安全保密工作，积极配合档案管理部门开展档案利用工作。4.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的具体组织和协调。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本公司/组织档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等具体工作，确保档案整理规范、保管安全。3.负责档案的检索、查询和借阅服务工作，及时为利用者提供准确的档案信息。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案管理设施设备的日常维护和管理，保证设施设备正常运行。6.积极开展档案编研工作，为公司/组织提供有价值的档案参考资料。7.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式和载体的材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关且需贯彻执行的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.本公司/组织内部的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等文件。5.本公司/组织在工程建设、科研项目、产品开发等活动中形成的技术文件、图纸、研究报告等。6.本公司/组织获得的荣誉证书、奖励文件、资质证明等材料。7.本公司/组织员工的人事档案、工资档案、培训档案等。8.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作活动中形成的档案材料，确保档案的完整性和及时性。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案管理要求。3.对重要的档案材料，应进行备份或采取其他保护措施，防止档案损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、保管和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订，确保档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的数据备份设备，如磁带、光盘、移动硬盘等，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，对电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份。3.对特殊载体档案，如声像档案应采用专门的存储设备进行保管，并注明档案的内容、来源、时间等信息。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指对本公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。3.长期保管的档案是指对本公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管的档案是指对本公司/组织在较短时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案的数量、编号、内容等是否准确无误，发现问题及时处理。2.每年应对档案进行全面检查，检查档案的保管状况、载体质量、环境条件等，对存在的问题及时采取措施进行整改。3.在档案库房发生火灾、水灾、地震等自然灾害或其他突发事件后，应及时对档案进行检查，对受损档案进行抢救和修复。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案，须经本公司/组织相关部门负责人批准。（二）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：利用者因工作需要借阅档案，须填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，须填写复制申请表，经部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和用途。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注标记等。2.利用者不得擅自将档案带出档案管理部门指定的场所，如需带出，须经档案管理部门负责人批准，并办理登记手续。3.利用者归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容等是否完整无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究利用者的责任。4.档案管理人员应严格遵守档案利用制度，不得擅自扩大档案利用范围，不得为不符合利用条件的人员提供档案利用服务。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对保管期满且确无保存价值的档案，可予以销毁；对保管期满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对涉及本公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要档案，应严格按照保密规定进行鉴定和管理，不得擅自销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，编制销毁清册，经公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案应采用数据擦除或格式化等方式进行销毁，确保电子数据无法恢复。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司/组织各项工作提供便捷高效的档案信息支持。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将档案转化为电子文件进行存储。2.档案信息系统建设：建立档案管理信息系统，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计报表等功能。3.档案数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，建立数据恢复机制，确保档案数据的安全可靠。4.档案信息安全管理：采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，保障档案信息系统的安全运行，防止档案信息泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的