档案定期移交制度

档案定期移交制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本档案定期移交制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.完整性原则各部门及所属单位应将工作活动中形成的各类档案资料完整、准确地移交，不得遗漏重要文件。3.及时性原则档案移交应按照规定的时间节点及时进行，不得拖延，以保证档案管理工作的连续性。4.保密性原则在档案移交过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案移交的职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案定期移交制度，并组织实施。2.指导各部门及所属单位的档案整理、立卷工作，确保档案质量符合要求。3.接收各部门及所属单位移交的档案，进行审核、登记、编号、上架等管理工作。4.对档案的保管、利用情况进行监督检查，确保档案安全和有效利用。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位档案的收集、整理、立卷工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案移交的范围（一）文书档案1.公司/组织的各类文件、通知、报告、决议、纪要等。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示等。3.本公司/组织对外发出的各类文件、函件等。（二）科技档案1.科研项目档案：包括项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果等。2.产品档案：产品设计图纸、技术文件、生产工艺文件、质量检验报告等。3.设备档案：设备购置合同、安装调试记录、操作规程、维修保养记录等。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务审计报告、税务申报资料等。3.财务管理制度、预算计划等文件。（四）人事档案1.员工入职登记表、劳动合同、工资表、考勤记录等。2.员工培训记录、考核评价资料、奖惩记录等。3.员工离职手续办理资料等。（五）业务档案1.市场营销档案：市场调研报告、客户资料、销售合同等。2.采购档案：采购订单、供应商资料、采购合同等。3.生产档案：生产计划、生产报表记录、生产调度资料等。四、档案移交的时间要求（一）年度档案移交各部门及所属单位应在次年的[X]月[X]日前，将上一年度形成的档案整理完毕并移交至档案管理部门。（二）项目档案移交1.对于完成的科研项目、工程项目等，项目负责人应在项目验收通过后的[X]个工作日内，将项目档案移交至档案管理部门。2.对于跨年度的项目，应在每年年底将本年度形成的项目档案资料移交至档案管理部门，待项目全部完成后进行统一整理归档。（三）特殊情况的处理如遇特殊情况无法按时移交档案的，需提前向档案管理部门说明原因，并在规定时间内完成移交。五、档案移交的程序（一）档案整理1.各部门及所属单位应按照档案管理的有关规定，对本部门及所属单位形成的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。（二）编制移交清单1.档案整理完毕后，各部门及所属单位应编制档案移交清单，清单应包括档案的名称、数量、保管期限等详细信息。2.移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交至档案管理部门。（三）档案移交1.各部门及所属单位应安排专人将整理好的档案及移交清单送至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案时，应按照移交清单对档案进行逐一核对，核对无误后办理交接手续。交接双方应在移交清单上签字确认。六、档案移交的审核与验收（一）审核内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否遗漏重要文件。2.档案的准确性：核对档案内容与实际工作情况是否相符，数据是否准确。3.档案的整理质量：检查档案的分类、编号、编目等是否符合规范要求。4.档案的保管期限：审核档案的保管期限划分是否合理。（二）验收标准1.档案资料齐全、完整，无重要文件缺失。2.档案内容准确无误，与实际工作情况相符。3.档案整理规范，分类清楚，编号连续，编目准确。4.档案保管期限划分合理，符合相关规定。（三）审核与验收结果处理1.如档案审核与验收合格，档案管理部门应在移交清单上签署验收意见，并将档案正式接收归档。2.如档案审核与验收不合格，档案管理部门应出具整改意见，要求移交部门限期整改，整改合格后重新办理移交手续。七、档案的保管与利用（一）档案保管1.档案管理部门应按照档案保管的有关规定，对接收的档案进行妥善保管，确保档案的安全。2.档案保管应做到防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等，定期对档案进行检查和维护。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（二）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定为查阅人员提供必要的服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。3.如需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应重新办理延期手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、销毁档案。借阅期满后，应及时归还档案。八、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管的档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门及专业人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，清单应包括档案的名称、数量、保管期限等详细信息。3.档案销毁清单应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份随档案销毁过程记录一同保存。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程应有专人负责监督，并在档案销毁清单上签字确认。九、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织内部设立档案管理监督检查小组，负责对档案定期移交制度的执行情况进行监督检查。监督检查小组由档案管理部门、审计部门等相关人员组成。（二）监督检查内容1.档案移交情况：检查各部门及所属单位是否按照规定的时间和要求进行档案移交。2.档案整理质量：检查档案的分类、编号、编目等是否符合规范要求。3.档案保管情况：检查档案的保管环境是否符合要求，档案是否安全。4.档案利用情况：检查档案查阅、借阅手续是否齐全，档案利用是否规范。（三）监