档案安全制度保证

档案安全制度保证一、总则（一）目的为了确保公司/组织档案的安全与完整，维护档案的真实性、准确性和系统性，保障公司/组织各项工作的正常开展，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案安全制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。（三）基本原则1.安全第一原则将档案安全置于首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等安全事故发生。2.依法依规原则严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.预防为主原则强化档案安全风险防范意识，建立健全预防机制，提前消除安全隐患。4.责任到人原则明确各部门及人员在档案安全管理中的职责，做到责任落实、追究到位。二、档案管理部门及人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司/组织档案管理工作，指导、监督各部门档案管理工作。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案质量。4.提供档案查阅、借阅等利用服务，做好利用登记和跟踪管理。5.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案安全问题。6.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高全员档案安全意识。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案库房的日常管理，包括温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等安全防护工作。3.对档案进行科学分类、编号、上架，确保档案存放有序、查找方便。4.做好档案的电子数据备份和存储管理，防止数据丢失或损坏。5.协助档案利用部门和人员办理档案查阅、借阅手续，按照规定提供档案资料。6.及时报告档案安全事故和异常情况，并积极配合相关部门进行处理。（三）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。2.明确专人负责档案管理工作，按照公司/组织档案管理制度要求，做好本部门档案的日常管理。3.配合档案管理部门开展档案安全检查、清查等工作，及时整改存在的问题。4.在档案利用过程中，严格遵守档案查阅、借阅规定，妥善保管档案资料，不得擅自涂改、转借、损毁档案。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集范围和要求，确保本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.档案形成部门应定期对本部门的文件材料进行整理，按照档案分类方案进行分类，剔除重复、无用的文件，确保档案的质量。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行专项收集，指定专人负责跟踪收集全过程，确保档案的完整性和准确性。（二）档案整理1.档案管理人员应按照国家档案行业标准和公司/组织制定的档案分类方案，对收集到的档案进行科学分类、编号。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.对纸质档案应进行装订、编页、编目等工作，确保档案的整齐、规范；对电子档案应进行格式转换、元数据录入等处理，建立规范的电子档案数据库。四、档案保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等条件良好的地点建设。2.库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫药品等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.档案库房应划分不同功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，保持库房整洁、有序。4.库房应设置专人负责管理，严格限制无关人员进入，确保档案库房的安全。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用符合国家标准的档案装具进行存放，如档案柜、档案架等，并按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.对于特殊载体档案，如照片、录音、录像等档案，应根据其特点采取相应的存储方式，并进行妥善保管。（三）档案保管期限与鉴定1.档案管理人员应根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限，并在档案整理时进行标注。2.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估，提出存毁意见。3.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁，确保档案销毁过程的安全、规范。五、档案利用（一）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据审批后的申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定，档案资料不被损坏、涂改、转借等。3.查阅档案应在档案管理部门指定的查阅区域进行，查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，由管理人员进行核对、清点。（二）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应严格按照审批期限归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、摘录、涂改档案内容，不得在档案上圈划、批注等。3.档案管理人员应定期对借阅档案进行跟踪检查，督促借阅人员按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）档案利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）时间、人员、内容、期限等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。统计数据应准确、完整，并及时上报相关领导和部门。六、档案安全防护措施（一）防火1.档案库房应配备符合国家标准的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.库房内严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用明火和大功率电器设备。3.制定火灾应急预案，定期组织消防演练，提高全员火灾应急处置能力。（二）防盗1.档案库房应安装防盗报警装置，如红外探测器、门禁系统等，并与安全保卫部门联网，确保实时监控。2.库房门窗应坚固可靠，窗户应安装防护栏，门锁应采用防盗性能良好的产品。3.加强库房周边安全防范，设置必要的警示标识，防止无关人员进入。（三）防虫、防潮、防尘1.定期对档案库房进行清洁卫生，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。2.采取防虫措施，如放置防虫药品、安装防虫设备等，防止档案被虫蛀。3.控制库房温湿度，安装温湿度调节设备，将温度控制在适宜范围内（一般为14℃24℃，相对湿度为45%60%），防止档案受潮、发霉。（四）防鼠1.库房内应采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夹、鼠药等，防止老鼠对档案造成破坏。2.定期检查档案库房，发现鼠害迹象应及时采取措施进行处理。（五）电子档案安全1.建立电子档案安全管理制度，加强对电子档案存储设备、网络环境、软件系统等的安全管理。2.对电子档案进行加密存储，设置访问权限，防止电子档案被非法访问、篡改、泄露。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，并进行定期检查和恢复测试，确保数据的安全性和可用性。七、档案安全检查与监督（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案库房、档案资料等进行安全检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次专项检查。2.检查内容包括档案存储状况、安全设施运行情况、档案利用情况登记等，对发现的问题应及时记录，并采取有效措施进行整改。（二）不定期抽查1.公司/组织安全管理部门应不定期对档案安全管理工作进行抽查，重点检查档案安全制度执行情况、安全防护措施落实情况等。2.对抽查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求档案管理部门限期整改，并跟踪整改情况。（三）监督考核1.将档案安全管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对档案管理部门及人员的档案安全工作进行考核评价。2.对在档案安全管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；对因工作不力导致档案安全事故发生的部门和个人，依法依规追究责任。八、档案安全事故应急处置（一）应急处置原则1.快速反应原则一旦发生档案安全事故，应立即启动应急处置机制，迅速采取措施进行处理，最大限度减少损失。2.最小影响原则采取有效措施，控制事故影响范围，尽量减少对公司/组织正常工作和社会形象的影响。3.依法依规原则严格按照国家法律法规和公司/组织相关规定进行应急处置，确保处置过程合法合规。（二）应急处置流程1.事故报告与初步判断档案安全事故发生后，档案管理人员应立即向档案管理部门负责人报告，同时保护好现场。档案管理部门负责人接到报告后，应迅速对事故情况进行初步判断，确定事故类型、影响范围等，并及时向公司/组织主管领导报告。2.应急处置启动公司/组织主管领导接到报告后，应立即启动档案安全事故应急处置预案，成立应急处置领导小组，负责指挥协调应急处置工作。3.现场处置措施应急处置领导小组应组织相关人员迅速赶赴事故现场，采取相应的处置措施，如灭火、抢救档案、保护现场等，防止事故进一步扩大。4.调查与评估事故处置结束后，应及时组织对事故原因进行调查，评估事故造成的损失和影响，总结经验教训，提出改进措施。5.恢复与重建根据事故调查结果和评估意见，制定档案恢复与重建方案，尽快恢复档案管理工作的正常秩序。（三）应急处置保障1.应急处置物资保障配备必要的应急处置物资，如消防器材、抢险工具、防护用品等，并定期进行检查和维护，确保物资完好、充足。2.应急处置人员保障组建档案安全事故应急处置队伍，明确各人员职责，