学校档案销毁制度

学校档案销毁制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，同时规范档案销毁工作，防止重要信息泄露和不当处理，依据国家相关法律法规及教育行业档案管理标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在教学、管理、科研等活动中形成的各类档案的销毁管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家关于档案管理和信息安全的法律法规，确保档案销毁工作合法合规。2.审慎严谨原则：对拟销毁档案进行全面、细致的审核，确保销毁档案确无保存价值，避免误销重要档案。3.安全保密原则：在档案销毁过程中，采取必要的安全措施，防止档案信息泄露，确保销毁工作安全、保密进行。二、档案鉴定（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、各相关业务部门负责人以及档案管理专业人员。鉴定工作小组负责对学校各类档案进行定期鉴定，确定档案的存毁价值。（二）鉴定标准1.文件内容：已过保密期限、失去查考利用价值的文件；重复、内容相近且无特殊保存意义的文件；一般性事务文件，如日常通知、一般性报表等。2.文件性质：已完成历史使命的临时性、阶段性文件；已被新的政策法规、制度所替代，且原文件无特殊保存价值的文件。3.文件时间：根据学校档案管理规定，超过一定保管期限的文件，如长期保管期限已满的教学计划、学生成绩册等。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理部门定期对库存档案进行清查，按照鉴定标准，对档案进行初步筛选，提出拟销毁档案清单。2.部门审核：将拟销毁档案清单分发给各相关业务部门，各部门根据自身业务情况，对清单中的档案进行审核，提出审核意见。3.小组审议：档案鉴定工作小组召开会议，对各部门反馈的审核意见进行审议，综合考虑各方面因素，最终确定需销毁的档案清单。三、销毁审批（一）审批流程1.填写申请表：档案管理部门根据鉴定工作小组确定的销毁档案清单，填写《学校档案销毁申请表》，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限、销毁原因等信息。2.部门负责人签字：申请表依次提交各相关业务部门负责人签字，确认档案已无保存价值且同意销毁。3.分管领导审批：申请表报学校分管领导审批，分管领导对销毁档案的必要性和合规性进行全面审查，并签署审批意见。（二）审批责任1.业务部门负责人：对本部门档案的销毁申请进行审核，确保申请销毁的档案符合本部门实际业务情况，无重要信息遗漏。2.分管领导：对全校档案销毁申请进行最终审批，承担审批决策责任，确保销毁工作符合学校整体利益和法律法规要求。四、销毁实施（一）销毁方式1.物理销毁：对于纸质档案，采用焚烧、粉碎等方式进行物理销毁，确保档案内容无法恢复。2.数据擦除：对于电子档案，通过专业的数据擦除软件，对存储介质上的数据进行多次覆盖擦除，确保数据无法恢复。（二）销毁场所1.指定地点：学校应设立专门的档案销毁场所，该场所应具备安全保密设施，如监控设备、门禁系统等，确保销毁过程安全可控。2.专人负责：档案销毁场所应由专人负责管理，严格控制人员进出，防止无关人员进入销毁现场。（三）销毁过程记录1.记录内容：在档案销毁过程中，应详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、操作人员等信息。2.记录保存：销毁过程记录应形成书面文件，与销毁申请表等相关材料一并归档保存，保存期限按照学校档案管理规定执行。五、监督检查（一）内部监督1.定期检查：学校档案管理部门定期对档案销毁工作进行内部检查，核实销毁档案清单与实际销毁档案是否一致，销毁过程记录是否完整准确。2.不定期抽查：学校纪检监察部门不定期对档案销毁工作进行抽查，重点检查销毁工作是否符合审批程序、销毁方式是否合规、销毁过程是否安全保密等情况。（二）外部监督1.接受审计：学校接受上级主管部门或审计部门的审计监督，对档案销毁工作进行专项审计，确保销毁工作合法合规。2.社会监督：学校应积极接受社会监督，对于涉及公共利益的档案销毁工作，可通过适当方式向社会公开相关信息，接受社会公众的监督和评价。六、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批销毁档案：未按照本制度规定履行审批程序，擅自销毁档案的行为。2.销毁档案不符合标准：采用不符合规定的销毁方式，导致档案信息未被彻底销毁，存在信息泄露风险的行为。3.销毁过程记录不实：在档案销毁过程记录中弄虚作假，隐瞒真实情况的行为。（二）责任追究措施1.批评教育：对于初次违规且情节较轻的责任人，给予批评教育，责令其立即改正违规行为。2.行政处分：对于违规情节较重的责任人，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职等行政处分。3.法律责任：对于因违规行为造成严重后果，构成违法犯罪的责任人，依法追究其法律责任。七、培训与宣传（一）培训计划1.定期培训：学校档案管理部门制定档案销毁制度培训计划，定期组织学校各部门相关人员进行培训，培训内容包括制度解读、操作流程、安全保密要求等。2.培训方式：培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。（二）宣传教育1.内部宣传：通过学校内部网站、宣传栏、工作简报等渠道，宣传档案销毁制度的重要性和相关规定，提高全校教职工对档案管理工作的重视程度。2.外部宣传：积极参与教育行业档案管理交流活动，宣传本校档案销毁制度的先进经验和做法，提升学校档案管理工作的社会形象。八、附则（一）制度解释本制度由学校档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由档案管理部门根据国家法律法规和学校实际情况提出处理意见，报学校分管领导批准