档案制作流程制度

档案制作流程制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案制作流程，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作中形成的各类档案的制作与管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理公司工作中产生的各类文件资料，确保档案不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经过严格核实。4.规范性原则：档案制作应遵循统一的格式、标准和规范，便于管理和查阅。5.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会会议记录，公司章程，管理制度，行政公文等。2.人事档案：员工入职、离职、调动、晋升等相关资料，劳动合同，培训记录，绩效考核档案等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料等。4.业务档案：销售合同、采购合同、项目文档、客户资料等。5.技术档案：研发项目资料、技术图纸、工艺文件、质量检验报告等。（二）编号规则1.档案编号采用“分类代码+年度+流水号”的形式。2.分类代码：按照上述档案分类，分别用一位大写字母表示，如“A”代表行政档案，“B”代表人事档案等。3.年度：用四位数字表示，如“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政档案，编号为“A2023001”。三、档案制作流程（一）文件收集1.各部门应指定专人负责文件的收集工作，确保工作中产生的各类文件及时、准确地收集齐全。2.收集的文件应包括纸质文件、电子文件等原始资料，以及相关的图表、数据等。3.对于外来文件，如上级部门文件、合作单位文件等，应及时进行登记，并按照要求进行处理。（二）文件整理1.收集到的文件应进行初步整理，去除重复、无效的文件。2.按照档案分类标准，对文件进行分类。3.对每份文件进行编号，并填写文件目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。（三）文件审核1.整理后的文件应提交给部门负责人进行审核。2.审核内容包括文件的真实性、完整性、准确性、规范性等。3.对于审核中发现的问题，应及时通知文件收集人进行修改或补充。（四）文件装订1.审核通过的文件应进行装订。2.装订应整齐、牢固，便于查阅和保存。3.对于纸质文件较多的情况，可以采用活页装订或档案盒装订的方式。（五）文件编目1.装订后的档案应进行编目，编制档案目录。2.档案目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.档案目录应一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。（六）档案上架1.编目完成后的档案应及时上架存放。2.档案上架应按照分类顺序进行排列，便于查找和管理。3.同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的存放架号、层号、格号等信息。四、档案保管期限（一）永久保管1.公司设立、变更、注销等重要文件。2.股东会、董事会会议记录及决议。3.公司章程。4.涉及公司重大权益、重要资产的文件。（二）长期保管1.管理制度、行政公文等重要文件，保管期限为[X]年。2.员工人事档案，保管期限为员工离职后[X]年。3.财务审计报告、税务资料等重要财务文件，保管期限为[X]年。（三）短期保管1.一般性业务文件、临时性文件等，保管期限为[X]年。2.项目文档中已完成且不再有参考价值的部分，保管期限为[X]年。五、档案借阅与利用（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》应经部门负责人签字批准。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应进行审核。2.对于涉及公司机密的档案，需经公司保密管理部门审批。3.审核通过后，档案管理部门应办理借阅手续，登记借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。（三）借阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.对于重要档案或保密性较强的档案，借阅期限应根据实际情况从严控制。（四）借阅归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如遇特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因。2.档案归还时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（五）档案利用1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与工作无关的目的。2.如需对档案进行复印、摘录等操作，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.利用档案形成的资料，应妥善保管，不得擅自传播或泄露。六、档案保密管理（一）保密制度1.公司应建立健全档案保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。（二）保密措施1.档案保管场所应具备必要的安全保密设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。3.在档案制作、整理、保管、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（三）保密监督1.公司应定期对档案保密工作进行检查和监督，发现问题及时整改。2.对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设1.公司应加强档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理效率。（二）数据录入1.档案管理人员应按照档案制作流程，将纸质档案信息准确录入档案管理信息系统。2.录入的数据应与纸质档案内容一致，确保档案信息的准确性和完整性。（三）系统维护1.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。2.做好系统数据备份工作，防止数据丢失。（四）信息安全1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.对系统操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员共同进行。（二）销毁审批1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》应经部门负责人、档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准。（三）销毁实施1.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门派人监督。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应做好记录，并由监督人员和销毁人员签字确认。（四）销毁记录1.档