会计档案查询制度

会计档案查询制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案查询行为，保证会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有经济往来的外部单位因工作需要查询会计档案的相关活动。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.查询：是指因工作需要，按照规定程序和方式获取会计档案相关信息的行为。二、会计档案的分类与保管（一）会计档案的分类1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。（二）会计档案的保管1.公司设立专门的会计档案室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应按照分类顺序进行整理、编号、装订，并在封面注明档案名称、年度、月份、起止日期、档案编号等信息。3.电子会计档案应存储在磁性介质上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。同时，应建立电子会计档案的索引目录，便于查询。4.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。三、查询申请与审批（一）查询申请的提出1.公司内部各部门因工作需要查询会计档案时，应由部门负责人填写《会计档案查询申请表》，详细说明查询目的、查询内容、查询时间等信息，并签字确认。2.与公司有经济往来的外部单位因工作需要查询会计档案时，应提交正式的查询函，注明查询原因、查询范围、查询时间等内容，并加盖单位公章。（二）查询申请的审批1.《会计档案查询申请表》或查询函提交后，由财务部门负责人进行初审。初审主要审核申请的必要性、查询内容的合理性以及是否符合相关法律法规和公司规定。2.初审通过后，报公司分管财务领导审批。审批通过后，方可进行会计档案的查询。四、查询方式与要求（一）现场查询1.经审批同意后，查询人员可到会计档案室进行现场查询。查询人员应遵守会计档案室的管理制度，保持室内安静、整洁，不得在室内吸烟、饮食等。2.会计档案管理人员应根据查询申请，提供相应的会计档案，并协助查询人员进行查阅。查询人员不得擅自将会计档案带出档案室。如需复印或摘录相关内容，应经会计档案管理人员同意，并按照规定办理复印或摘录手续。3.现场查询时，查询人员应在专门的登记簿上记录查询时间、查询内容、查询人员姓名等信息，并签字确认。（二）非现场查询（远程查询）1.对于因特殊原因无法进行现场查询的情况，经财务部门负责人和公司分管财务领导批准后，可采用非现场查询（远程查询）方式。2.非现场查询应通过公司指定的安全网络渠道进行，确保查询过程的安全性和数据的保密性。查询人员应使用公司提供的专用查询软件或工具，按照规定的操作流程进行查询。3.在非现场查询过程中，会计档案管理人员应实时监控查询情况，确保查询操作符合规定要求。查询结束后，查询人员应及时将查询结果反馈给会计档案管理人员，并按照要求进行数据清理和存储。（三）查询要求1.查询人员应严格按照审批通过的查询范围和内容进行查询，不得擅自扩大查询范围或更改查询内容。2.查询过程中，查询人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂画、标记、折叠、污损等。如发现会计档案有损坏或缺失情况，应及时告知会计档案管理人员。3.查询结束后，查询人员应及时将会计档案归还会计档案管理人员，并办理归还手续。会计档案管理人员应对归还的会计档案进行检查，确认无误后进行妥善保管。五、档案利用与保密（一）档案利用1.经批准查询的会计档案，查询人员可根据工作需要进行合理利用，但不得用于与查询目的无关的其他用途。2.如需将查询的会计档案用于对外提供、公示、审计等其他用途，应按照公司相关规定另行办理审批手续。（二）保密1.会计档案管理人员应对会计档案的查询情况严格保密，不得向无关人员透露查询内容和查询结果。2.查询人员应对查询过程中知悉的公司商业秘密、财务信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。如有违反保密规定的行为，公司将依法追究其法律责任。六数据安全与备份管理（一）数据安全1.在会计档案查询过程中，应采取必要的技术措施确保电子会计档案数据的安全。如设置访问权限、加密传输数据、定期进行数据安全检查等。2.严禁在不安全的网络环境下进行会计档案查询操作，防止数据被窃取、篡改或泄露。（二）备份管理1.定期对会计档案数据进行备份，备份频率应根据数据的重要性和变化情况确定，一般至少每周备份一次。2.备份数据应存储在不同的物理介质上，并分别存放在不同的地点。如本地硬盘备份一份，同时将备份数据刻录成光盘或存储到移动硬盘，并异地存放。3.建立备份数据的管理制度，定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。如发现备份数据存在问题，应及时进行修复或重新备份。七、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对会计档案查询制度的执行情况进行内部监督检查，确保查询申请、审批、查询过程等环节符合规定要求。2.内部监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据实际情况随时进行。（二）检查内容1.查询申请的审批手续是否齐全、合规。2.查询人员是否按照审批范围和要求进行查询。3.会计档案的保管是否安全、完整，有无损坏、丢失等情况。4.会计档案查询过程中的保密措施是否落实到位。5.备份数据的管理是否符合规定要求。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门或人员限期整改。2.整改完成后，责任部门或人员应提交整改报告，说明整改情况和结果。财务部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反会计档案查询制度的行为，公司将按照相关