行政工作操作规范及处理流程手册

行政事务日常操作规范及处理流程手册本手册旨在规范公司行政事务的日常操作，明确各环节处理流程，提升行政工作效率，保障行政工作有序开展。手册适用于公司全体行政人员及需配合行政事务的各部门员工，涵盖办公环境管理、会议组织、办公用品管理、档案管理、访客接待等核心场景，力求内容具体、步骤清晰、操作规范，为行政工作提供标准化指引。一、办公环境维护与管理适用场景适用于公司公共区域（前台、会议室、走廊、茶水间等）及员工个人工位的日常环境维护，包括清洁卫生、设施设备检查、环境秩序管理等。操作流程（一）公共区域环境维护日常清洁安排行政部每日9:00前对接保洁人员，明确当日清洁区域及重点（如会议室桌椅、茶水间台面、前台地面等）。保洁人员需按《公共区域清洁标准表》（见附件1）完成清洁工作，保证无垃圾、无污渍、物品摆放整齐。设施设备检查行政专员每日10:00前巡查公共区域，重点检查以下内容：照明设备：灯具是否正常亮起，损坏的及时记录并报修；空调设备：温度设置是否适宜（夏季24-26℃，冬季18-20℃），滤网是否清洁；其他设施：前台绿植是否缺水/枯萎，茶水间饮水机是否需要更换水桶，会议室座椅、投影设备是否完好。发觉问题后，立即通过《设施设备维修申请表》（见附件2）提交至后勤部门，并跟踪维修进度，保证24小时内处理完毕（特殊情况除外）。秩序维护行政部需提醒员工禁止在公共区域堆放个人物品，禁止大声喧哗，禁止在茶水间吸烟。每日17:30后，检查各部门工位是否关闭电脑、台灯等用电设备，确认安全后锁闭非必要区域门锁。（二）个人工位管理工位规范要求员工需保持工位整洁，文件资料分类摆放，私人物品（如包、水杯）统一置于工位指定位置，禁止占用公共通道。禁止在工位张贴与工作无关的图片、标语，禁止私自拆卸工位设施。工位调整与报备员工因工作需要调整工位，需提前3个工作日提交《工位调整申请表》（见附件3）至行政部，说明调整原因及需求，经部门负责人审批后，由行政部统筹安排。模板表格附件1：公共区域清洁标准表清洁区域清洁内容清洁频率责任人完成时间前台接待台擦拭，地面清扫，绿植浇水每日2次（早/晚）保洁人员9:00前/17:30前会议室桌椅消毒，白板擦净，垃圾清理每次会议后+每日1次保洁人员会议结束后/17:00前茶水间台面、微波炉、冰箱擦拭，垃圾桶清空每日3次（早/中/晚）保洁人员10:00/14:00/17:00前附件2：设施设备维修申请表设备名称所在区域问题描述申请人申请日期预计使用时间维修状态处理人完成时间会议室投影仪301会议室无法连接电脑，显示无信号张*2023-10-0914:00会议使用已报修后勤李*2023-10-0912:00附件3：工位调整申请表申请人原工位号申请工位号调整原因部门负责人审批行政部审批调整完成时间王*A区-201B区-305部门调整，需靠近项目组同意同意2023-10-10特别提醒保洁人员需每日提交《清洁工作记录表》，行政部每周抽查清洁质量，未达标需立即整改。设施设备维修后，行政专员需现场验收，确认正常使用后再关闭维修申请。个人工位物品摆放需符合消防安全要求，禁止堵塞消防通道，禁止使用大功率电器（如电炉、电暖气）。二、会议组织与管理适用场景适用于公司内部各类会议（部门例会、项目推进会、专题研讨会等）及外部会议（客户洽谈、行业交流等）的组织、筹备、召开及后续跟进工作。操作流程（一）会议筹备会议需求确认会议发起人需提前3个工作日向行政部提交《会议需求登记表》（见附件4），明确以下信息：会议名称、时间、地点（线上/线下）、预计时长；参会人员（部门/职务）、主持人、记录人；会议议程、所需设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）、物料（会议资料、饮用水、名牌等）。会议资源协调行政部根据《会议需求登记表》协调会议资源：线下会议：预订会议室（优先使用与参会人数匹配的场地，如10人以下用小型会议室，20人以上用大型会议室），布置会场（调试设备、摆放名牌、设置席卡、准备饮用水等）；线上会议：创建会议/账号，提前1天发送至参会人员，并测试设备稳定性。会议通知发布行政部在会议召开前1-2个工作日通过企业/邮件发送会议通知，内容包括：会议主题、时间、地点（线上）、议程、参会人员、需提前准备的资料等。（二）会议进行会前准备主持人提前30分钟到达会场，检查设备、物料是否齐全；参会人员提前10分钟到场，签到就座（线下会议需在《会议签到表》（见附件5）上签字，线上会议需在会议开始前5分钟加入会议）。会议纪律会议期间，参会人员需将手机调至静音或震动模式，禁止随意走动、交头接耳；主持人需严格按照议程控制会议时间，保证会议高效有序。会议记录记录人需详细记录会议内容，包括讨论要点、决议事项、责任分工及完成时限，形成《会议纪要》（见附件6）初稿，会后24小时内提交至主持人审核。（三）会后跟进会议纪要分发主持人审核通过《会议纪要》后，行政部需在1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门，并同步至公司知识库存档。决议事项跟踪行政部每周汇总会议决议事项执行情况，通过《会议决议跟踪表》（见附件7）跟进责任部门进度，保证按时完成。模板表格附件4：会议需求登记表会议名称市场部Q3销售目标推进会发起人刘*会议时间2023-10-1014:00-16:00参会人数12人会议地点301会议室（线下）主持人陈*会议议程1.Q3销售数据汇报（30分钟）；2.问题讨论（60分钟）；3.目标分解（30分钟）记录人赵*所需设备投影仪、麦克风、视频会议系统备用所需物料会议资料、饮用水、名牌附件5：会议签到表会议名称市场部Q3销售目标推进会日期2023-10-10序号姓名部门职务1陈*市场部总监2刘*市场部经理3王*销售一组主管附件6：会议纪要会议名称：市场部Q3销售目标推进会时间：2023-10-1014:00-16:00地点：301会议室参会人员：陈、刘、王、赵、孙*等12人主持人：陈*记录人：赵*一、会议议程及主要内容Q3销售数据汇报（刘*）：Q3累计销售额完成85%，目标缺口15%，主要原因是华东区域销售下滑20%。各小组汇报：销售一组完成90%，销售二组完成80%，销售三组完成85%。问题讨论：华东区域下滑原因：竞品降价、渠道支持不足。解决方案：增加华东区域促销费用（5万元），调整渠道激励政策。目标分解：Q4目标：销售额1200万元，各小组分配：销售一组450万，销售二组400万，销售三组350万。二、决议事项序号决议内容责任部门/人完成时限1制定华东区域促销方案市场部刘*2023-10-152调整渠道激励政策销售部陈*2023-10-183分解Q4销售目标至各小组销售各组主管2023-10-20附件7：会议决议跟踪表会议名称市场部Q3销售目标推进会跟踪日期2023-10-11序号决议内容责任人计划完成时间1制定华东区域促销方案刘*2023-10-152调整渠道激励政策陈*2023-10-183分解Q4销售目标至各小组王*2023-10-20特别提醒重要会议（如战略会议、客户会议）需提前1周筹备，并安排专人负责设备调试、物料准备，保证会议万无一失。会议期间禁止录音、录像（特殊情况需经主持人及发起人同意），会议资料需妥善保管，禁止外传。《会议纪要》需明确责任人和完成时限，行政部需定期（每周五）汇总执行情况，对逾期未完成的及时提醒。三、办公用品管理适用场景适用于公司员工日常办公所需物品（如文具、耗材、设备等）的申领、采购、发放、盘点及库存管理。操作流程（一）需求统计与申领月度需求统计各部门每月25日前提交《办公用品月度需求表》（见附件8），列明下月所需物品名称、规格、数量、用途，经部门负责人审批后提交至行政部。日常申领员工因临时急需办公用品，可通过企业“办公用品申领”模块提交申请，填写物品名称、数量、领取原因，经部门负责人审批后，至行政部领取。（二）采购与入库采购计划制定行政部汇总各部门需求，结合库存情况，制定《办公用品采购计划》（见附件9），明确采购物品、数量、预算、供应商等信息，提交至财务部审批。供应商选择与采购优先选择合作过的优质供应商（如办公用品定点供应商），保证物品质量、价格合理；采购金额超过2000元的，需签订采购合同；采购完成后，供应商需提供正规发票（办公用品类）。入库登记物品送达后，行政专员与采购员共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与采购计划一致，验收合格后填写《办公用品入库登记表》（见附件10），入库并贴好标签（标注名称、数量、入库日期）。（三）发放与盘点发放管理员工凭审批通过的《办公用品申领表》至行政部领取物品，行政专员核对信息后发放，并在《办公用品发放登记表》（见附件11）上记录领取人、领取时间、物品名称及数量。高价值物品（如U盘、移动硬盘）需填写《高价值物品领用登记表》（见附件12），领用人签字确认，使用期间需妥善保管，离职时需归还。定期盘点行政部每月末进行一次库存盘点，核对库存数量与台账是否一致，填写《办公用品盘点表》（见附件13），对盘盈、盘亏情况查明原因，形成《盘点报告》提交至财务部。模板表格附件8：办公用品月度需求表部门申请人日期物品名称规格数量用途审批人市场部刘*2023-09-25A4纸80g10包日常办公陈*销售部王*2023-09-25签字笔黑色20支客户洽谈陈*附件9：办公用品采购计划采购月份2023年10月制定人张*供应商XX办公用品公司预算金额5000元序号物品名称规格数量1A4纸80g20包2签字笔黑色50支附件10：办公用品入库登记表入库日期物品名称规格数量供应商验收人库位2023-10-08A4纸80g20包XX办公用品公司张*A012023-10-08签字笔黑色50支XX办公用品公司张*A02附件11：办公用品发放登记表发放日期物品名称规格数量领取人部门用途发放人2023-10-09A4纸80g5包刘*市场部日常办公张*2023-10-09签字笔黑色10支王*销售部客户洽谈张*附件12：高价值物品领用登记表领用日期物品名称规格数量领用人部门归还日期状态审批人2023-10-10移动硬盘500G1个赵*技术部2023-10-20使用中李*附件13：办公用品盘点表盘点日期2023-09-30盘点人张*物品名称账面数量实际数量盘盈/盘亏A4纸15包15包-签字笔30支28支盘亏2支特别提醒办公用品申领需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止虚报、冒领。库存物品需分类存放（如文具类、耗材类、设备类），保持干燥、通风，避免受潮、损坏。盘盘亏金额超过500元的，需提交《盘亏说明》至财务部，经审批后处理，属于人为损坏的，需追究相关人员责任。四、档案管理适用场景适用于公司各类文件、资料、合同、档案的收集、整理、归档、保管、查阅及销毁管理，保证档案的完整性、安全性和可追溯性。操作流程（一）档案收集与分类档案收集范围公司文件类：红头文件、通知、报告、会议纪要等；合同类：业务合同、采购合同、劳动合同等；资料类：项目资料、客户资料、财务凭证（复印件）等；其他类：获奖证书、资质证书、重要影像资料等。档案分类标准按部门分类：行政部、财务部、市场部、销售部等；按文件类型分类：文件类、合同类、资料类、其他类；按年度分类：如2023年档案、2022年档案等。（二）整理与归档文件整理收集到的文件需去除订书针、回形针等金属夹，对破损文件进行修补，保证文件平整；按分类标准对文件进行排序，编写页码，填写《文件归档目录》（见附件14），列明文件名称、文号、形成部门、归档日期、页数、存放位置等信息。归档操作文件装入档案袋（盒），在袋（盒）正面标注“部门-文件类型-年度-档案号”（如“行政部-文件类-2023-001”）；将档案存入档案柜，存放位置需与《文件归档目录》一致，便于查找。（三）保管与查阅保管要求档案柜需上锁，钥匙由行政部专人保管，档案室需保持干燥、通风、防火、防盗，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；定期（每季度）检查档案状况，对受潮、虫蛀的档案及时处理，保证档案完好。查阅流程员工因工作需要查阅档案，需提交《档案查阅申请表》（见附件15），说明查阅档案名称、用途、查阅时间，经部门负责人审批后，至行政部办理查阅手续；查阅时需在档案查阅室进行，禁止涂改、勾画、抽取、撤换档案，查阅后需填写《档案查阅记录表》（见附件16），由查阅人签字确认。（四）销毁管理销毁范围超过保管期限的档案（如一般文件保管期限为10年，合同保管期限为15年）；无保存价值的档案（如重复文件、草稿文件）。销毁流程行政部每年年底对到期档案进行鉴定，填写《档案销毁清单》（见附件17），列明档案名称、文号、保管期限、销毁原因等信息，提交至总经理审批；审批通过后，由行政部至少2人共同监督销毁，销毁过程需拍照记录，填写《档案销毁记录表》（见附件18），保证档案无法恢复。模板表格附件14：文件归档目录部门文件类型年度档案号文件名称文号形成日期页数存放位置行政部文件类2023001关于2023年放假的通知行字2023-0012023-01-152A01-001市场部合同类2023002与XX公司合作协议合字2023-0022023-03-2010A02-002附件15：档案查阅申请表申请人部门日期查阅档案名称文号用途查阅时间刘*市场部2023-10-11与XX公司合作协议合字2023-002项目跟进2023-10-1114:00-15:00审批人陈*附件16：档案查阅记录表查阅日期查阅人部门档案名称文号查阅时间归还时间查阅人签字2023-10-11刘*市场部与XX公司合作协议合字2023-00214:00-15:0015:00刘*附件17：档案销毁清单销毁日期2023-12-30监销人张、李序号档案名称文号保管期限12022年部门工作总结行字2022-00510年22021年草稿文件草字2021-0105年附件18：档案销毁记录表销毁日期销毁地点销毁方式监销人签字档案状态2023-12-30公司后院碎纸机销毁张、李已销毁特别提醒档案归档需在文件形成后1个月内完成，保证档案及时归档。查阅涉密档案（如财务合同、核心技术资料），需经总经理审批，并限定查阅范围，禁止复制、摘抄。档案销毁需严格履行审批程序，禁止私自销毁档案，保证档案管理合规。五、访客接待流程适用场景适用于公司外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）到访的接待工作，包括访客预约、接待准备、接待过程、送别及记录等环节。操作流程（一）访客预约预约方式访客可通过电话、企业或邮件提前1-2个工作日预约，说明以下信息：访客姓名、单位、职务；到访时间、事由、预计停留时间；需对接的部门及人员。预约确认行政部收到预约信息后，与对接部门确认接待安排，然后在1个工作日内回复访客，告知预约成功及注意事项（如携带证件号码、停车指引等）。（二）接待准备信息核对访客到访前30分钟，行政部核对访客信息（姓名、单位、到访时间），确认对接人员是否已到位。接待准备前台布置：摆放公司宣传资料、访客登记本、笔、饮用水；会议准备：如需会议，提前预订会议室，调试设备（投影仪、麦克风），准备会议资料、名牌；接待人员：对接人员需提前10分钟到达前台，等候访客。（三）访客接待迎接与登记访客到访后，前台人员主动上前迎接，微笑问候：“您好，请问是XX公司的XX先生/女士吗？我是行政部前台*，这边请。”引导访客至前台，填写《访客登记表》（见附件19），登记访客姓名、单位、职务、证件号码号、到访时间、事由、对接人员等信息。引导与接待前台人员引导访客至接待区或会议室，途中简要介绍公司环境（如“这边是市场部，这边是会议室”）；对接人员到达后，与访客握手问候，引导入座，奉上饮用水，介绍双方人员。接待过程对接人员需全程陪同访客，保证会谈顺利；前台人员需保持前台整洁，及时接待后续访客，避免让访客久等。（四）送别与记录送别访客会谈结束后，对接人员与前台人员一同送访客至公司门口，礼貌道别：“感谢您的到访，欢迎下次再来！”如访客自驾，前台人员需指引停车位置及离场路线。记录与反馈前台人员填写《访客接待记录表》（见附件20），记录访客离开时间、接待评价（如“满意”“一般”）等信息；行政部每周汇总访客接待情况，形成《访客接待周报表》（见附件21），提